Сотрудник попросил выдать часть октябрьской зарплаты до согласованного дня выплаты — 5 ноября. Компания перечислила деньги 29 октября, остальное отправила в обычный день. Если поставить оба перевода в TSD за ноябрь, октябрьская выплата пропадёт из своего налогового периода. Если в ноябре заново начислить всю зарплату, расход удвоится. Путаницу создаёт и слово «аванс»: так называют как часть заработанной зарплаты, так и деньги, которые работник обязан вернуть. Для учёта это разные ситуации.
Я Дмитрий Шмидт, руководитель AccRes. Разберём обычный трудовой договор с налоговым резидентом Эстонии. За работу в октябре сотрудник заработал 1 200 евро брутто. Из них часть в размере 300 евро брутто выплачена 29 октября, а оставшиеся 900 евро брутто — 5 ноября. Это части начисленной суммы до налогов, а не обещанные суммы на руки. Отдельный заём, вознаграждение члена правления и работа за границей в пример не входят.
Уточните, что именно вы перечисляете
По § 33 Закона о трудовом договоре зарплату выплачивают не реже раза в месяц, если стороны не договорились о более коротком сроке. Сохраните просьбу работника, размер ранней выплаты и обычный день расчёта. § 29 предусматривает удержание установленных законом налогов и взносов из согласованной зарплаты. Поэтому обозначьте 300 евро как часть брутто-зарплаты и только потом вычислите перевод на счёт. Перевести 300 евро на руки — совсем другой расчёт.
Если деньги перечислены за будущую работу и сотрудник может быть обязан их вернуть, зафиксируйте условия отдельно. Не называйте обычную часть зарплаты займом и не проводите возвратную сумму как уже заработанный доход без анализа договора.
Отразите октябрьскую зарплату один раз
§ 5 Закона о бухгалтерском учёте требует учитывать операции по начислению. Если все 1 200 евро брутто заработаны за октябрьскую работу, отразите расход и долг перед сотрудником за октябрь. Перевод 29 октября уменьшит долг, а платёж 5 ноября погасит остаток. Второй расход на 1 200 евро в ноябре не возникает.
По § 6 проводки подтверждают документами. Сверьте соглашение, учёт отработанного времени, расчётный лист и оба банковских платежа. Суммы брутто сходятся: 300 + 900 = 1 200 евро. Выплаты на руки и расходы работодателя зависят от всех выплат каждого месяца и данных конкретного человека.
Разнесите выплаты по двум месяцам TSD
§§ 13, 40 и 41 Закона о подоходном налоге относят оплату работы к зарплатному доходу, а налог удерживают при выплате. Правила EMTA для TSD основаны на кассовом принципе. Часть 300 евро брутто, фактически выданная в октябре, войдёт в TSD за октябрь; часть 900 евро, перечисленная в ноябре, — в TSD за ноябрь. Каждую декларацию подают до 10-го числа следующего месяца с учётом переноса срока в нерабочий день.
§§ 2, 7 и 9 Закона о социальном налоге регулируют денежную зарплату и помесячный расчёт социального налога. Не считайте, что простое умножение 1 200 евро на 33% автоматически даёт верный налог за оба месяца. Проверьте остальные выплаты, минимальную месячную базу и возможные исключения отдельно за октябрь и ноябрь. Удержания также рассчитывайте по фактическим выплатам каждого месяца.
Отделите зарплатный аванс от долга работника
Если сотрудник действительно должен вернуть аванс, § 78(3) допускает удержание подлежащей возврату суммы из зарплаты без отдельного согласия. Но § 78(4) сохраняет ограничения исполнительного производства. Нельзя просто вычесть из расчётного листа любую спорную сумму: сначала установите основание и размер долга, а затем проверьте предел удержания.
В нашем примере 300 евро — ранняя выплата части октябрьской зарплаты. Ноябрьские 900 евро — оставшаяся сумма брутто, а не новая полная зарплата 1 200 евро. Если трудовой договор закончился до дня расчёта или объём работы изменился, сначала пересчитайте действительно заработанное, а затем решайте, возникло ли требование к сотруднику.
Когда вижу «аванс» в банковской выписке, сначала сверяю расчётный лист и даты двух переводов. Название платежа само по себе не показывает ни брутто, ни наличие долга у работника.
Ранняя выплата части зарплаты не создаёт второй расход. За октябрьскую работу в учёте отражают 1 200 евро брутто; части 300 и 900 евро относятся к октябрьскому и ноябрьскому месяцам выплат. Налоги считайте по фактическим платежам и обстоятельствам каждого месяца. Если речь о возвратном авансе, отдельно проверьте право и предел удержания.
Если зарплата выплачивается по частям на границе месяцев, свяжитесь с AccRes. Поможем сверить расчётный лист, проводки и TSD до подачи.