Una factura de 2026 puede estar en el correo, el programa contable y una carpeta en la nube. Al cambiar de proveedor, surge una duda concreta: ¿qué archivo conservar y desde cuándo contar siete años? La Ley de Contabilidad estonia toma como referencia el ejercicio en que se registró la operación. Las facturas de IVA tienen otra fecha inicial, y un contrato de larga duración puede seguir vigente cuando ambas hayan vencido.
Soy Dmitri Schmidt, director de AccRes. Explico el caso de una sociedad limitada estonia cuyo ejercicio coincide con el año natural: cómo calcular las fechas, organizar la entrega al cambiar de programa y comprobar que una factura aún puede relacionarse con su asiento. Los ejemplos se refieren a documentación contable ordinaria; antes de destruir archivos afectados por una actividad especial o un litigio, revise sus reglas propias.
El justificante cuenta desde el cierre del ejercicio
El artículo 12.1 de la Ley de Contabilidad exige conservar el justificante siete años desde el final del ejercicio en que la operación se asentó en el registro contable. La fecha de la compra no basta para fijar el vencimiento. Si se contabilizó en el ejercicio natural de 2026, guárdelo hasta el 31 de diciembre de 2033; valore eliminarlo desde el 1 de enero de 2034 solo si ninguna otra regla exige más tiempo.
El artículo 12.2 aplica siete años desde el final del ejercicio pertinente a registros, estados contables, contratos y otros documentos necesarios para comprender las operaciones en una revisión. Anote el año del asiento junto al archivo: el nombre de la factura no siempre revela ese dato.
La factura de IVA tiene otro plazo de siete años
El sujeto pasivo de IVA conserva cronológicamente copias de facturas emitidas y facturas recibidas durante siete años desde su emisión o recepción, conforme al artículo 36.1.1 de la Ley del IVA. La información de la factura debe permanecer en su forma original. Si la factura también es justificante contable, conserve el archivo hasta que terminen ambos plazos.
Para la declaración aduanera de importación, el mismo precepto cuenta siete años desde el inicio del año natural posterior a los trámites. EMTA explica la conservación de facturas electrónicas y el acceso de la autoridad tributaria. Un PDF exportado o una cuenta activa no demuestran por sí solos que la información original siga íntegra.
El contrato duradero puede permanecer más tiempo
El artículo 12.3 exige conservar siete años después de su vencimiento los documentos empresariales vinculados a derechos u obligaciones de larga duración. Si un contrato de ese tipo termina el 30 de junio de 2030, el plazo llega al 30 de junio de 2037. Compruebe si también explica operaciones posteriores antes de destruirlo.
El reglamento interno de contabilidad se conserva siete años después de modificarse o sustituirse, según el artículo 12.4. La obligación de prepararlo varía para microempresas conforme al artículo 11.1; si existe, anote cuándo estuvo vigente y cuándo se reemplazó. Evite una fecha automática única para todos los documentos.
Pruebe el archivo tras cambiar de programa
El artículo 12.5 exige, por regla general, conservación procesable por máquina, reproducción escrita, lectura en texto simple y valor probatorio durante todo el plazo. Otra forma duradera puede admitirse si crear esa capacidad supone costes o esfuerzos desproporcionados. El artículo 7.9 permite convertir un justificante a otro formato solo si no se altera la información de la operación y se mantienen los requisitos legales.
Antes de cambiar de proveedor, exporte archivos con referencias a asientos, ejercicios y permisos de acceso. Abra una muestra de varios años y relacione cada factura y contrato con su asiento. Es una comprobación práctica, no un nombre de carpeta impuesto por la ley.
Recomiendo conservar tanto la fecha de emisión o recepción de la factura como el ejercicio de su asiento. Para una factura de IVA pueden aplicarse dos relojes distintos.
Calcule el vencimiento según el tipo de documento. El justificante contable suele contar desde el cierre del ejercicio del asiento; la factura de IVA añade el plazo desde su fecha de emisión o recepción. Un contrato duradero puede mantenerse más años. El archivo solo sirve si años después puede consultarse y permite reconstruir la operación. Ver también: facturar con empresa en Estonia.
Si cambia de contable o de programa y no está claro quién custodia el histórico, contacte con AccRes. Podemos organizar la entrega y verificar la disponibilidad de los justificantes.