2026. aasta ostuarve võib olla salvestatud e-postis, raamatupidamistarkvaras ja pilvekaustas. Kui üks keskkond suletakse, tekib kohe küsimus: millisest päevast seitse aastat arvestada ja milline fail peab alles jääma? Üksainus „hoia seitse aastat” reegel ei kata kõiki dokumente. Algdokumendil, käibemaksuarvel ja pikaajalise lepinguga seotud tõendil võivad olla erinevad alguspunktid.
Olen AccResi juht Dmitri Schmidt. Selgitan tavalise Eesti osaühingu näitel, kuidas eristada neid tähtaegu, millal saab arhiivi korrastada ja mida kontrollida tarkvara vahetamisel. Näited eeldavad kalendriaastaga ühtivat majandusaastat ning tavapärast käibemaksukohustuslast. Erilise tegevusala või vaidlusega seotud dokumentide puhul kontrolli eraldi kohaldatavaid nõudeid.
Algdokumendi seitse aastat algab majandusaasta lõpust
Raamatupidamise seaduse § 12 lõige 1 nõuab algdokumendi hoidmist seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing dokumendi alusel registrisse kirjendati. Seega ei alga tähtaeg ostu ega arve kuupäevast. Kui tehing kirjendati 2026. aasta kalendriaastasse, peab algdokument säilima vähemalt 2033. aasta lõpuni; tavapärase näite järgi võib hävitamist hinnata alates 1. jaanuarist 2034, kui muu tähtaeg ei ole pikem.
§ 12 lõige 2 seob raamatupidamisregistrid, aruanded ning tehingu kontrollimiseks vajalikud lepingud ja muud äridokumendid samuti vastava majandusaasta lõpuga. Pane arhiivis tehingu kirjendamise aasta dokumendi juurde. Siis ei teki tarkvara vahetamisel olukorda, kus failinimi näitab arve kuupäeva, kuid vajalik kirjendamise aasta on kadunud.
Käibemaksuarvel on ka oma tähtaja algus
Käibemaksukohustuslane peab käibemaksuseaduse § 36 lõike 1 punkti 1 järgi säilitama väljastatud arvete koopiad ning saadud arved kronoloogilises järjekorras seitse aastat nende väljastamise või saamise päevast. Arvel olev teave peab jääma algsel kujul. See on eraldi nõue raamatupidamise seaduse tähtaja kõrval: kui mõlemad kohalduvad, hoia arvet vähemalt seni, kuni mõlemad tähtajad on täidetud.
Sama säte annab impordi tollideklaratsioonile teistsuguse alguse: seitse aastat tolliformaalsustele järgneva kalendriaasta algusest. EMTA selgitus käsitleb ka elektrooniliste arvete säilitamist ja maksuhaldurile kättesaadavaks tegemist. Ära eelda, et eksporditud PDF või konto ligipääs üksi täidab alati algse teabe ja tõendusväärtuse nõude.
Pikaajalist lepingut ei tohi liiga vara kustutada
Raamatupidamise seaduse § 12 lõige 3 seab pikaajaliste õiguste või kohustustega seotud äridokumendile seitse aastat pärast kehtimistähtaja lõppu. Kui vastav leping kestab 30. juunini 2030, ulatub selle säilitamine vähemalt 30. juunini 2037. Kontrolli enne kustutamist ka seda, kas sama leping on vajalik hilisemate tehingute mõistmiseks.
Raamatupidamise sise-eeskiri tuleb § 12 lõike 4 järgi hoida seitse aastat pärast muutmist või asendamist. Mikroettevõtja sise-eeskirja koostamise kohustus erineb § 11 lõike 1 järgi; kui eeskiri on olemas, märgi arhiivis selle kehtivuse ja asendamise kuupäevad. Ära rakenda üht automaatset kustutamispäeva kõigile failidele.
Tee arhiiv loetavaks ka pärast tarkvara vahetust
§ 12 lõige 5 nõuab üldjuhul masintöödeldavat säilitamist ning kogu tähtaja vältel kirjalikku taasesitatavust, lihttekstis loetavust ja tõendusväärtust. Erand muu püsiva vormi jaoks on seotud sellega, et masintöödeldava säilitamise võimaluse loomine nõuaks ebaproportsionaalseid kulutusi või pingutusi. Algdokumendi teisendamine on § 7 lõike 9 järgi lubatud ainult siis, kui tehingu andmeid ei muudeta ja seadusenõuded säilivad.
Enne teenusepakkuja vahetust ekspordi failid koos kirjendite viidete, aastate ja ligipääsuõigustega. Ava valim eri aastatest ning kontrolli, kas arve, leping ja kirjend on endiselt seostatavad. See on praktiline kontroll, mitte seaduses eraldi nimetatud failinime või kaustastruktuuri kohustus.
Soovitan arhiivis hoida kaks kuupäeva: dokumendi väljastamise või saamise päev ja majandusaasta, milles tehing kirjendati. Nii saab arve kohta mõlemat tähtaega kontrollida.
Võta säilitustähtaja aluseks dokumendi liik ja seaduses nimetatud alguspunkt. Tavalise algdokumendi puhul on see kirjendamise majandusaasta lõpp; käibemaksuarvel lisandub arve kuupäevast algav reegel. Pikaajalise lepinguga seotud dokument võib jääda alles kauem. Arhiivi kvaliteet selgub alles siis, kui faili saab aastate pärast avada ja tehinguga kokku viia. Vaata ka: arve kohustuslikud andmed.
Kui vahetad tarkvara või raamatupidajat ja arhiivi üleandmise vastutus on ebaselge, kirjuta AccResi kontaktivormi kaudu. Aitame paika panna dokumentide üleandmise ja kontrolli.