Счёт за 2026 год может лежать одновременно в почте, бухгалтерской программе и облачной папке. При смене программы возникает простой вопрос: что сохранить и с какой даты отсчитывать семь лет? Для первичного документа отсчёт привязан к году, в котором операцию отразили в учёте. Для счёта плательщика НДС есть отдельное правило, а долгосрочный договор может потребоваться намного позже.
Я Дмитрий Шмидт, руководитель AccRes. На примере обычной эстонской компании с финансовым годом с января по декабрь покажу, как рассчитать сроки и передать архив новому бухгалтеру без потери доказательств. Речь об обычных бухгалтерских документах. Для отдельных отраслей и материалов, связанных со спором, перед удалением нужно проверить дополнительные требования.
Для первички срок идёт от конца финансового года
По § 12(1) Закона о бухгалтерском учёте первичный документ хранят семь лет после окончания финансового года, в котором по нему сделали запись в бухгалтерском регистре. День покупки или дата счёта сами по себе срок не запускают. Если операцию отразили в календарном 2026 году, документ нужно хранить до конца 2033 года. Удаление можно рассматривать с 1 января 2034 года, только если другой срок не длиннее.
§ 12(2) задаёт семь лет от конца соответствующего года для бухгалтерских регистров, отчётности, договоров и других деловых документов, нужных для объяснения операций при проверке. Отмечайте в архиве год бухгалтерской записи. По одному лишь имени файла с датой счёта этот год потом не восстановить.
Для счетов плательщика НДС действует ещё один срок
Плательщик НДС хранит копии выставленных и полученные счета в хронологическом порядке семь лет со дня выставления или получения по § 36(1)(1) Закона об НДС. Информация в счёте должна остаться в первоначальном виде. Если счёт одновременно служит первичным бухгалтерским документом, учитывайте оба срока и не удаляйте его до окончания более позднего.
Для таможенной декларации, подтверждающей импорт, тот же параграф устанавливает семь лет с начала календарного года после таможенного оформления. Разъяснение EMTA касается также электронных счетов и доступа налоговой службы к ним. Один экспорт в PDF или доступ к старому сервису ещё не доказывает, что вся исходная информация доступна и пригодна как подтверждение.
Долгосрочный договор не удаляют вместе со счетами
По § 12(3) деловые документы, связанные с долгосрочными правами или обязательствами, хранят семь лет после окончания срока их действия. Если такой договор действует до 30 июня 2030 года, срок хранения доходит до 30 июня 2037 года. Перед удалением проверьте, нужен ли договор для объяснения более поздних операций.
Внутренние правила бухгалтерского учёта по § 12(4) сохраняют семь лет после изменения или замены. Обязанность составлять эти правила для микропредприятий отличается по § 11(1); если правила есть, запишите даты их действия и замены. Не ставьте всем файлам одну автоматическую дату удаления.
После смены программы архив должен открываться
§ 12(5) обычно требует хранить данные в машинообрабатываемом виде и весь срок обеспечивать возможность вывести их письменно, прочитать как обычный текст и использовать как доказательство. Иной устойчивый формат допустим, если создание такой возможности требует несоразмерных затрат или усилий. § 7(9) разрешает перенести первичный документ в другой формат лишь без изменения данных об операции и с соблюдением требований закона.
Перед сменой провайдера выгрузите файлы вместе со ссылками на бухгалтерские записи, годами учёта и правами доступа. Откройте несколько документов за разные годы и убедитесь, что счёт, договор и запись по-прежнему связаны. Это практическая проверка, а не установленное законом название папки.
Я рекомендую фиксировать в архиве две даты: когда счёт выставили или получили и в каком финансовом году операцию внесли в учёт. Для счёта плательщика НДС приходится проверять оба срока.
Сначала определите тип документа, затем посчитайте срок от нужной даты. Для первички это конец года бухгалтерской записи; для счёта плательщика НДС добавляется дата выставления или получения. Долгосрочный договор может понадобиться ещё дольше. Хороший архив позволяет спустя годы открыть файл и связать его с конкретной операцией. См. также: счёт от компании в Эстонии.
Если меняете программу или бухгалтера и непонятно, кто отвечает за старые файлы, свяжитесь с AccRes. Поможем организовать передачу и проверить доступность документов.