Счёт от компании в Эстонии не становится правильным только потому, что в нём есть итоговая сумма и банковские реквизиты. Состав документа зависит от статуса продавца по НДС, страны и статуса клиента, места возникновения оборота и того, кто рассчитывает налог. Поэтому услуга стоимостью 1 000 евро для эстонского клиента и та же услуга для немецкой компании отражаются по-разному.
За 15 с лишним лет работы в бухгалтерии Эстонии я чаще всего видел ошибки, которые возникли ещё до передачи документа бухгалтеру: номер НДС клиента не проверили, период услуги описали расплывчато или в счёте в иностранной валюте не показали НДС в евро. Ниже я разберу обязательные блоки документа и сравню два практических примера.
Определите налоговый режим до заполнения шаблона
По Закон Эстонии о бухгалтерском учёте, § 7 каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным документом, из которого понятны время, экономическое содержание и суммы. В счёте между компаниями также нужен номер или другой идентификатор и сведения, позволяющие определить обе стороны. Это правило действует и для продавца, который не зарегистрирован по НДС.
Регистрация по НДС добавляет подробные требования § 37. До выставления счёта зафиксируйте четыре обстоятельства: статус продавца, тип и страну клиента, вид товара или услуги, дату поставки или оплаты. От них зависит, будет ли в документе эстонский НДС, нулевая ставка, освобождение или обратное начисление.
| Сделка | Обычный вариант | Что проверить сначала |
|---|---|---|
| Продажа компании в Эстонии | Эстонский НДС по применимой ставке | Дату оборота и ставку |
| Общая B2B-услуга компании из ЕС | Без эстонского НДС; обратное начисление | Номер НДС клиента |
| Продавец не зарегистрирован по НДС | Первичный документ без строки НДС | Не показывать НДС как полученный |
| Получен аванс | Срок может начаться с даты оплаты | Дату платежа и облагаемый оборот |
Соберите обязательные данные в четыре блока
разъяснение EMTA об обязательных данных в счёте перечисляет обязательные сведения. В первом блоке нужны номер и дата счёта, название, адрес и номер НДС продавца, а также название и адрес покупателя. Номер НДС покупателя указывают, когда именно у него возникает обязанность рассчитать налог при приобретении товара или получении услуги.
Во втором блоке опишите товар или услугу и их количество либо объём. Если поставка, оказание услуги или получение аванса произошло в другую дату, покажите её отдельно. Затем укажите цену без НДС, скидки, которые ещё не включены в цену, налоговую базу по каждой ставке и сумму НДС в евро.
| Блок | Что должно быть видно | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Стороны | Номер, дата, продавец, покупатель и нужные номера НДС | Вместо юрлица указана только торговая марка |
| Сделка | Точное описание, количество или объём услуги | Одна строка «услуги» |
| Дата | Дата поставки или аванса, если она отличается | Указана только дата счёта |
| Налог | Нетто, база по ставкам и НДС в евро | Одна итоговая сумма без расчёта |
Сравните местную продажу с B2B-услугой для ЕС
Пример A: эстонская компания, зарегистрированная по НДС, оказывает местному клиенту консультационную услугу за 1 000 евро без налога. При стандартной ставке 24% НДС равен 240 евро, итого к оплате — 1 240 евро. Период услуги, база 1 000 евро, ставка и сумма налога показаны отдельно.
Пример B: та же компания оказывает общую B2B-услугу за 1 000 евро немецкой фирме с действующим номером НДС. Если по общему правилу место оборота находится не в Эстонии, эстонский НДС не добавляют; в счёте указывают номер клиента и пометку «Reverse charge». разъяснение EMTA о специальных пометках в счёте объясняет обязательные специальные пометки. До применения правила проверьте клиента и фактический вид услуги.
| Услуга 1 000 евро | Клиент в Эстонии | Компания из Германии с номером НДС |
|---|---|---|
| Сумма без НДС | 1 000 евро | 1 000 евро |
| Эстонский НДС | 240 евро по ставке 24% | 0 евро |
| К оплате | 1 240 евро | 1 000 евро |
| Дополнительное подтверждение | Дата услуги и ставка | Действующий номер НДС и пометка об обратном начислении |
Свяжите дату счёта с поставкой, авансом и исправлением
Разъяснение EMTA о выставлении счетов устанавливает общий срок: семь календарных дней с отправки или передачи товара, оказания услуги либо получения облагаемого аванса. Для внутрисоюзных поставок товаров и отдельных B2B-услуг в ЕС действует специальный срок: до 15-го числа следующего месяца.
Если цена или условия сделки изменились позже, не заменяйте уже отправленный PDF без следа. Корректировочный счёт или другой документ, который изменяет исходный и ссылается на него, сам считается счётом и должен содержать обязательные данные. Храните исходный документ, исправление и деловую причину изменения вместе.
Не путайте требования закона с данными для оплаты
Подпись не относится к обязательным реквизитам счёта с НДС. Срок оплаты, IBAN, номер заказа и контактный адрес обычно полезны в работе, но не заменяют сведения о сторонах, содержании, дате и налоге. Это дополнительный коммерческий слой документа.
Небольшой кассовый чек не становится упрощённым счётом автоматически. Правила EMTA для упрощённых счетов разрешают упрощённый вариант только в отдельных случаях — например, при перевозке пассажиров, оплате парковочного автомата или автоматической АЗС — и на сумму до 160 евро без НДС. Обычный чек магазина не подходит только из-за малой суммы.
- До отправки проверьте юридические названия сторон и номера НДС.
- Опишите сделку и период так, чтобы их понял независимый проверяющий.
- Пересчитайте нетто, НДС и итог; в иностранной валюте отдельно покажите НДС в евро.
- Передайте счёт вместе с договором или заказом бухгалтеру в том же отчётном периоде.
Я проверяю счёт в порядке, в котором работает налоговая логика: стороны, сделка, дата, ставка и сумма. Если начать с дизайна или банковских реквизитов, легко пропустить поле, которое меняет порядок расчёта НДС. См. также: электронные счета в Эстонии.
Правильный счёт начинается со сделки, а не с шаблона. Определите стороны и место оборота, опишите товар или услугу и даты, рассчитайте каждую ставку отдельно и добавьте обязательную пометку, если налог начисляет покупатель. См. также: кассовый метод НДС в Эстонии.
Если компания продаёт в Эстонии, ЕС и третьих странах, проверьте по одному примеру каждого вида до автоматизации. Свяжитесь с AccRes, чтобы проверить реквизиты и передачу данных в учёт.