Que un cliente se retrase no convierte la factura en incobrable. Al principio solo existe un saldo vencido: la venta permanece contabilizada, el IVA repercutido sigue declarado y el cobro continúa. El tratamiento contable y fiscal cambia únicamente cuando los hechos justifican la baja y se cumplen todos los requisitos legales.
En mis más de 15 años en la contabilidad estonia he visto que el error caro suele ser el momento elegido. La empresa da de baja el saldo con demasiada facilidad o espera hasta que el deudor desaparece y ya no puede reunir pruebas. La guía oficial de EMTA convierte el artículo 29¹ en una prueba práctica. Aquí separo el recordatorio, la baja contable y el ajuste del IVA.
Empiece por la antigüedad y el expediente de cobro
Mantenga cada factura como un crédito separado con fecha de emisión, vencimiento, base imponible, IVA, pagos e historial de cobro. El saldo total del cliente no basta porque los límites de 12 meses y tres años se calculan desde el vencimiento de cada factura. Con un pago parcial, el análisis solo afecta a la parte pendiente.
Conserve recordatorios, planes de pago, requerimientos y la decisión comercial sobre el siguiente paso. La ley exige esfuerzos reales de cobro salvo que el coste razonable supere el importe esperable. Un saldo antiguo sin correspondencia no demuestra esa valoración.
Compruebe todos los requisitos antes de reducir el IVA
El artículo 29¹ de la Ley del IVA es acumulativo: si falta una condición, no hay ajuste. Confirme que se emitió una factura válida, que la venta y el IVA se declararon en el periodo original y que el crédito no fue cedido. Después revise antigüedad, cobro, baja, vinculación y aviso.
Si el crédito contiene más de 30.000 euros de IVA, la sentencia firme sustituye el plazo ordinario de 12 meses a tres años. El umbral se refiere al IVA incluido en el crédito, no al total bruto. No agrupe varias facturas por comodidad: EMTA trata cada factura como crédito separado salvo que el procedimiento judicial ya las haya unido.
| Control | Prueba que debe conservar | Fallo habitual |
|---|---|---|
| Factura e IVA original | Factura, KMD y mayor | Venta mal declarada al inicio |
| Antigüedad | Vencimiento y cálculo | Fuera del plazo ordinario de 12 meses a tres años |
| Cobro y baja | Avisos, requerimientos, decisión y asiento | Sin historial de recobro |
| Vinculación y titularidad | Control de partes y cesión | Deudor vinculado o crédito cedido |
| Aviso escrito | Aviso fechado con el IVA | Aviso enviado fuera del mes de baja |
Contabilice y declare el ajuste en el mismo periodo
Superada la prueba, retire el crédito incobrable del balance y reduzca la base imponible y el IVA repercutido en el KMD del periodo de baja. Si la factura entra en KMD INF, vuelva a declarar la parte pendiente con los datos habituales y los importes en negativo. Asiento, KMD y aviso deben señalar la misma factura y el mismo mes.
Las instrucciones de EMTA aclaran que no se emite una factura rectificativa por la mera baja de un crédito incobrable. Una rectificativa cambia la operación; el artículo 29¹ ajusta el IVA porque una operación válida no se cobró.
Controle la respuesta del cliente y cualquier cobro posterior
El aviso escrito afecta a ambas partes. El cliente sujeto a IVA que dedujo el impuesto soportado debe reducir su deducción al recibir el aviso. Identifique claramente factura, importe pendiente e IVA para que el cliente pueda hacer su ajuste.
La baja no convierte un cobro posterior en ingreso sin IVA. Si el cliente paga todo o una parte, reponga la base imponible y el IVA repercutido sobre lo recibido en ese periodo. Mantenga el crédito cerrado en seguimiento para no contabilizar el cobro como ingreso sin explicación.
Trate la reducción del IVA como resultado final de un proceso de cobro, no como sustituto. Quiero ver un expediente que conecte factura original, gestiones, decisión de baja, aviso, KMD y recuperación posterior.
Un ajuste defendible empieza mucho antes del KMD. Controle la antigüedad por factura, conserve el historial de cobro, apruebe la baja, avise al cliente en el mismo mes y vincule la declaración con esas pruebas. Tema relacionado: Registro de IVA en Estonia.
Si Accounting Resources lleva su contabilidad, envíenos las facturas discutidas o vencidas antes de la baja. Para revisar un crédito incobrable y su IVA, utilice nuestro formulario de contacto.