Una factura emitida por una sociedad estonia ha vencido y el cliente no paga. En el mayor aparece una cuenta por cobrar, pero el gerente plantea tres preguntas distintas: cuánto reclamar por el retraso, si ese importe lleva IVA y si conviene anular la factura original. El mero retraso no convierte la deuda en incobrable. Tampoco justifica una nota de abono: la venta y los intereses por pagarla tarde deben seguir identificándose por separado.
Soy Dmitri Schmidt, director de AccRes. Explico el caso de una operación ordinaria entre dos empresas en Estonia con una fecha concreta y una cuenta sencilla. El método sirve para que el comprador pueda reproducir la reclamación y para que contabilidad conserve la evidencia. Supongo que el proveedor cumplió la entrega y que el cliente no dispone de una causa legítima para negarse a pagar. Si discute la prestación, hay que aclarar primero ese conflicto.
Determine cuándo se hizo exigible el pago
El § 113, apartados 1, 2 y 4, de la Ley de Obligaciones vincula la mora a una obligación dineraria exigible. En el ejemplo, las partes fijaron el 30 de septiembre de 2026 como vencimiento: el retraso empieza al día siguiente. Revise el contrato y la recepción de la factura. Su fecha de emisión no sustituye por sí sola al plazo pactado.
Cuando un contrato recíproco no fija plazo, el § 82¹(1) sitúa la exigibilidad, como máximo, 30 días después de recibir la factura; si esa recepción es incierta o fue anterior a la entrega, cuenta la recepción de los bienes o servicios. Una inspección contractual puede modificar el punto de partida. Los plazos B2B superiores a 60 días requieren las condiciones expresas y de equidad del § 82¹(2); hay reglas especiales para compradores públicos y parte de la cadena agroalimentaria. Archive prueba de la entrega y de la recepción.
Separe la tasa legal de la que figure en el contrato
Sin una tasa contractual superior aplicable, los §§ 94 y 113(1) establecen la referencia del semestre más ocho puntos porcentuales al año. Esa referencia se determina para el 1 de enero y el 1 de julio. Una deuda larga puede atravesar dos tasas. Evite repetir una cifra antigua del pie de la factura sin revisar el contrato y el período correspondiente.
Puede regir un interés superior pactado. El deudor puede pedir la reducción de una cifra irrazonable conforme a los §§ 113(8) y 162. El § 113(6) impide generar nuevos intereses moratorios sobre intereses o sobre mora anterior. Calcule sobre el principal pendiente y, cuando haya un abono parcial, verifique la imputación del pago según el contrato y el § 88 antes de reducir la base.
Ejemplo con 15 días y una tasa pactada del 12%
Suponga una factura B2B de 1.240 euros pendientes con vencimiento el 30 de septiembre de 2026. El cliente paga el 15 de octubre. En este ejemplo el contrato válido fija un 12% anual: es un supuesto ilustrativo, no la tasa legal. Del 1 al 15 de octubre hay 15 días de retraso. Con interés simple y el año de 365 días adoptado para el ejemplo, 1.240 × 0,12 × 15 ÷ 365 = 6,12 euros, redondeados al final.
Si recibió una parte antes, interrumpa el cálculo sobre la porción pagada en la fecha de ingreso. Envíe al cliente una relación con factura, vencimiento, ingresos, tasa anual, días y operación. El § 113¹(1) permite además reclamar 40 euros de costes de cobro a un deudor empresarial cuando procede la mora. Esa suma no se incorpora a la base porcentual y la regla B2B no se aplica a consumidores.
No mezcle mora, precio original e IVA
La guía de EMTA sobre el anexo KMD INF indica que los verdaderos intereses de demora no constituyen volumen de negocio a efectos del IVA. No añada IVA a esa partida solo porque la operación original sí lo llevaba. Puede mostrar ambos importes en un estado de cuenta, pero identifique los intereses aparte. Si algo llamado «intereses» es en realidad precio adicional por un suministro, debe analizarse por su sustancia.
En el régimen ordinario por devengo, la falta de cobro no revierte por sí sola el IVA de la venta. La modalidad de caja del § 44 modifica el momento de declarar para operaciones admitidas: confirme si la empresa y la transacción están en ese régimen. La reducción por crédito incobrable exige los requisitos del § 29¹; el apartado 7 del § 29 impide una nota de abono solo por impago. Conserve recordatorios y cobros parciales.
Para cada factura vencida separo principal, fecha exigible, cobros y tasa. Una cifra global dificulta detectar un cálculo errado tras un pago parcial.
Antes de reclamar intereses, establezca la obligación y su fecha exigible. Compruebe el contrato y las objeciones del comprador, aplique la tasa pertinente, cuente los días y ajuste el principal tras cada ingreso. Los intereses reales por demora quedan fuera del IVA; el impuesto de la venta original se gestiona por separado.
Si sus cuentas por cobrar incluyen varios plazos y abonos parciales, contacte con AccRes. Podemos conciliar los importes y preparar una liquidación verificable.