Klient võib maksega hilineda, ilma et arve muutuks kohe lootusetuks. Esmalt on tegemist tähtaja ületanud nõudega: müük jääb raamatupidamisse, müügikäibemaks on deklareeritud ja sissenõudmine jätkub. Raamatupidamislik ning maksuline käsitlus muutub alles siis, kui nõude lootusetus on põhjendatud ja seaduse tingimused täidetud.
Olen üle 15 aasta Eesti raamatupidamises näinud, et kõige kallim viga on halb ajastus. Ettevõte kas kannab saldo liiga kergelt maha või ootab, kuni võlgnik on kadunud ja tõendeid enam kokku ei saa. EMTA lootusetu võla juhend muudab KMS § 29¹ praktiliseks kontrolliks. Allpool eristan maksemeeldetuletuse, raamatupidamisliku mahakandmise ja käibemaksu korrigeerimise.
Alusta nõuete vanusest ja sissenõudmise toimikust
Hoia iga arve eraldi nõudena koos arve- ja maksetähtaja, maksustatava väärtuse, käibemaksu, laekumiste ning sissenõudmise ajalooga. Kliendi koondsaldost ei piisa, sest 12 kuu ja kolme aasta piir jookseb iga arve maksetähtajast. Osalise makse korral puudutab käibemaksuanalüüs ainult tasumata osa.
Säilita meeldetuletused, maksegraafikud, ametlikud nõuded ja otsus edasise sissenõudmise kohta. Seadus eeldab tegelikke pingutusi, välja arvatud juhul, kui mõistlik sissenõudmiskulu ületaks oodatava laekumise. Vaikiv pearaamatusaldo ei tõenda seda hinnangut.
Kontrolli enne maksukohustuse vähendamist kõiki tingimusi
Käibemaksuseaduse § 29¹ tingimused on kumulatiivsed: ühe tingimuse puudumine takistab korrigeerimist. Veendu, et nõuetekohane arve on väljastatud, käive ja käibemaks algses perioodis deklareeritud ning nõuet ei ole loovutatud. Seejärel kontrolli vanust, sissenõudmist, mahakandmist, seotust ja teadet.
Kui nõue sisaldab üle 30 000 euro käibemaksu, asendab jõustunud kohtulahendi tingimus tavapärase 12 kuu kuni kolme aasta vanusevahemiku. Piir puudutab nõudes sisalduvat käibemaksu, mitte arve brutosummat. Mitut arvet ei tohi mugavuse pärast üheks nõudeks liita; EMTA käsitleb iga arvet eraldi, kui kohtumenetluses ei ole neid juba koos käsitletud.
| Kontroll | Säilitatav tõend | Levinud puudus |
|---|---|---|
| Arve ja algne käibemaks | Arve, KMD ja pearaamat | Müük jäi õigesti deklareerimata |
| Nõude vanus | Maksetähtaeg ja vanuse arvutus | Väljaspool tavapärast 12 kuu kuni kolme aasta vahemikku |
| Sissenõudmine ja mahakandmine | Kirjad, nõuded, otsus ja kanne | Sissenõudmise jälg puudub |
| Seotus ja nõude omanik | Osapoolte ning loovutuse kontroll | Seotud ostja või loovutatud nõue |
| Kirjalik teade | Kuupäevaga teade koos käibemaksuga | Teade läks välja valel kuul |
Kanna nõue maha ja deklareeri parandus samas perioodis
Kui tingimused on täidetud, eemalda lootusetu nõue bilansist ning vähenda selle perioodi KMD-l maksustatavat väärtust ja müügikäibemaksu. Kui arve kuulub KMD INF-i, näita tasumata osa uuesti tavapäraste arveandmete ja miinusmärgiga summadega. Raamatupidamiskanne, KMD ja teade peavad viitama samale arvele ning kuule.
EMTA juhend ütleb selgelt, et lootusetu nõude mahakandmiseks ei väljastata ostjale kreeditarvet. Kreeditarve muudab tehingut; KMS § 29¹ korrigeerib käibemaksu seetõttu, et kehtiv tehing jäi tasumata.
Jälgi ostja parandust ja võimalikku hilisemat laekumist
Kirjalik teade mõjutab mõlemat poolt. Kui käibemaksukohustuslasest ostja arvas tasumata arve sisendkäibemaksu maha, peab ta müüja teate saamisel seda vähendama. Teates peavad arve, tasumata summa ja sellega seotud käibemaks olema üheselt tuvastatavad.
Mahakandmine ei muuda hilisemat laekumist maksuvabaks. Kui klient tasub hiljem kogu nõude või osa sellest, taasta laekunud summa ulatuses maksustatav käive ja müügikäibemaks selle laekumise perioodil. Hoia suletud nõue jälgimisnimekirjas, et panga laekumine ei jääks selgitamata tuluks.
Käsitle käibemaksu vähendamist nõuete protsessi lõpptulemusena, mitte selle asendajana. Ühes toimikus peavad kokku saama algne arve, sissenõudmise ajalugu, mahakandmise otsus, ostja teade, KMD kanne ja võimalik hilisem laekumine.
Põhjendatud lootusetu võla korrigeerimine algab ammu enne KMD-d. Jälgi iga arve vanust, säilita sissenõudmise ajalugu, kinnita mahakandmine, teavita ostjat samal kuul ja seo deklaratsioon nende tõenditega. Seotud teema: käibemaksukohustuslasena registreerimine.
Kui Accounting Resources peab sinu raamatupidamist, saada vaidlusalused ja tähtaja ületanud arved meile enne mahakandmise etappi. Lootusetu nõude ja käibemaksukäsitluse ülevaatamiseks kasuta kontaktivormi.