En un mismo mes llegan cuatro facturas: un portátil, internet compartido, una cena con un cliente y combustible para el coche de la empresa. Todas muestran IVA estonio, pero no todo ese impuesto puede llevarse a la casilla de deducción de KMD. Hay que mirar el uso real, la relación con operaciones gravadas o exentas, las restricciones especiales y la fecha en que se recibe la prueba.
En más de 15 años de contabilidad en Estonia he visto muchas correcciones causadas por empezar por la cifra de IVA y no por la finalidad de la compra. Para deducir IVA en Estonia hay que decidir factura por factura. A continuación sigo esas cuatro facturas hasta KMD y explico por qué una se deduce entera, otra en parte y otra no se deduce.
Comprueba el registro, el uso gravado y la prueba
El artículo 29 de la Ley del IVA vincula el derecho a deducir con las compras que un sujeto pasivo utiliza para operaciones empresariales gravadas. La línea de IVA del proveedor es solo el punto de partida. Una empresa no registrada normalmente no tiene una deducción corriente en KMD, y una empresa registrada no puede tratar como uso gravado total la parte destinada a actividad exenta o privada.
La guía de EMTA sobre IVA deducible incluye también importaciones, adquisiciones intracomunitarias y el IVA autorrepercutido por ciertos servicios extranjeros. Cada vía requiere su soporte: factura de compra, declaración aduanera o documento del proveedor extranjero junto con el cálculo de inversión.
| Pregunta | Si la respuesta es sí | Si la respuesta es no |
|---|---|---|
| ¿El comprador estaba registrado para esta operación? | Pasa a comprobar el uso | No hay deducción ordinaria en KMD |
| ¿La compra sirve a operaciones empresariales gravadas? | Puede existir deducción total o parcial | Excluye la parte exenta o privada |
| ¿Existe la factura u otra prueba exigida? | Aplica la regla temporal | Espera a recibir la prueba |
| ¿Hay una restricción especial? | Aplica la norma especial | Aplica la regla general |
Resuelve cuatro facturas por separado
Supongamos que una consultora registrada a efectos del IVA solo realiza operaciones gravadas. Compra un portátil por 1.000 euros más 240 euros de IVA y lo usa exclusivamente para clientes. También recibe internet por 100 euros más 24 euros de IVA, con una asignación documentada del 60% al negocio. Las deducciones son 240 euros y 14,40 euros.
La cena con el cliente cuesta 200 euros más 48 euros de IVA. La restricción aplicable a invitados bloquea ese IVA aunque la reunión tenga un objetivo comercial real. El combustible de un turismo de uso mixto cuesta 100 euros más 24 euros de IVA; con el límite general del 50% quedan 12 euros deducibles. De los 336 euros de IVA de las cuatro facturas, la empresa puede defender 266,40 euros.
| Compra | IVA facturado | IVA deducible | Motivo |
|---|---|---|---|
| Portátil solo empresarial | 240 euros | 240 euros | Uso en operaciones gravadas |
| Internet, 60% empresarial | 24 euros | 14,40 euros | Reparto directo por uso |
| Restaurante con cliente | 48 euros | 0 euros | Restricción para invitados |
| Combustible de turismo mixto | 24 euros | 12 euros | Límite general del 50% |
El IVA no deducible no desaparece de la contabilidad. Normalmente aumenta el gasto o el coste del activo, pero no reduce el IVA a pagar en KMD.
Distingue una prohibición de un reparto por uso mixto
Las restricciones de EMTA impiden deducir el IVA de bienes y servicios relacionados con la atención a invitados, así como la comida o el alojamiento de empleados, salvo el alojamiento del empleado en viaje de trabajo. Una finalidad comercial válida no elimina la restricción del restaurante. La comida del empleado puede abrir además una cuestión separada de beneficio en especie.
El uso mixto funciona de otra manera. La guía de EMTA sobre deducción parcial exige clasificar directamente siempre que sea posible. Para electricidad, internet u otro coste compartido, documenta un criterio razonable basado en el uso. Si la empresa realiza operaciones gravadas y exentas, puede ser necesario aplicar además una proporción de actividad.
| Patrón de uso | Tratamiento del IVA | Prueba útil |
|---|---|---|
| Solo actividad empresarial gravada | Deducción total salvo restricción | Factura y finalidad |
| Uso empresarial y privado | Deducción de la parte empresarial | Método y datos del reparto |
| Operaciones gravadas y exentas | Método de deducción parcial aplicable | Cálculo y revisión anual |
| Comida o entretenimiento de invitados | Sin deducción de IVA soportado | Asistentes y finalidad para otros impuestos |
Lee el 50% del turismo como un máximo
Para un turismo ordinario de categoría M1 utilizado tanto en el negocio como en trayectos privados, la guía de EMTA sobre turismos limita normalmente al 50% el IVA de compra, alquiler, combustible, mantenimiento y gastos similares. Si parte de la actividad está exenta, el porcentaje final puede ser inferior.
El 100% solo es defendible cuando se cumple una excepción legal o el coche es directamente necesario y se usa exclusivamente para la empresa con controles reales. La política interna, las llaves, el lugar de estacionamiento y el registro de trayectos deben ser coherentes. El cálculo del beneficio en especie por uso privado es una obligación distinta y no sustituye el análisis de IVA.
Deduce en el periodo respaldado por la factura
Según la regla temporal de EMTA, la deducción sigue por lo general el periodo en que el proveedor realizó la operación, siempre que la factura se haya recibido antes de presentar la declaración. Si falta al cerrar KMD, deduce el IVA en el periodo en que llegue la factura.
Antes de presentar KMD, concilia el mayor de compras con el estado de la factura, el uso, los gastos bloqueados y los porcentajes aplicados. Deja una nota sobre la deducción total, parcial o denegada. Si cambia el uso de un activo fijo, puede aparecer un ajuste posterior: cinco años para la mayoría de activos y diez para inmuebles.
- Confirma el registro de IVA y el tratamiento del proveedor.
- Relaciona la compra con uso gravado, exento o privado.
- Comprueba factura, aduana o soporte de inversión del sujeto pasivo.
- Aplica la restricción de invitados, turismo o deducción parcial.
- Concilia la cifra aprobada con KMD y archiva el cálculo.
No apruebo el IVA soportado solo por el nombre de la cuenta. 'Gastos de oficina' puede contener un portátil plenamente deducible, internet deducible en parte y un restaurante totalmente bloqueado. Una nota breve sobre finalidad y reparto evita reconstrucciones costosas.
Una deducción fiable combina cuatro elementos: registro, uso empresarial gravado, prueba válida y restricciones especiales. La cifra impresa en la factura no es el resultado; el resultado es la parte defendible tras esas comprobaciones.
Si el mayor de compras mezcla uso privado, actividad exenta, coches y proveedores extranjeros, envía un mes de muestra mediante el formulario de contacto de AccRes antes del próximo KMD.