В октябре 2026 года программа показывает 34 дня отпуска: шесть неиспользованных дней за 2025 год и полную годовую норму в 28 дней за 2026-й. Это показатель для планирования, а не проверенный остаток уже заработанных дней. Если программа показывает только общую сумму, легко пропустить дни, которые надо запланировать ещё до декабря. Для каждого года начисления действует свой срок. Это важно и для графика отпусков, и для окончательного расчёта при увольнении.
Я, Дмитрий Шмидт, руководитель AccRes, покажу, как разделить остаток по годам и проверить, когда именно сотрудник может его использовать. Пример касается обычного работника по трудовому договору без родительского отпуска и службы, которые приостанавливают течение срока. Размер отпускных здесь не рассчитываем: для этого есть отдельная статья. Задача — не потерять дни из-за неверной даты в учёте и не заменить отдых выплатой там, где закон этого не допускает.
Считайте остаток отдельно за каждый год
По § 68(6) Закона о трудовом договоре право на основной отпуск прекращается по давности в течение года после окончания календарного года, за который отпуск начислен. Шесть дней за 2025 год обычно можно использовать до 31 декабря 2026 года, а дни за 2026 год — до 31 декабря 2027-го. При этом § 68(5) требует использовать отпуск в текущем календарном году и переносит неиспользованную часть на следующий. Перенос не должен становиться постоянным способом откладывать отдых.
В нашем примере на 16 октября 2026 года надо видеть две строки: 2025 → 31.12.2026 и 2026 → 31.12.2027. Сколько дней за 2026 год уже заработано и осталось неиспользованными, проверьте отдельно. Сначала запланировать старые дни — разумная рабочая рекомендация, а не прямо установленный законом автоматический порядок списания. Если у сотрудника были периоды, за которые отпуск не начисляется, отдельно проверьте и само количество дней.
В графике укажите и прошлогодние дни
По § 69(2) работодатель сообщает сотрудникам график отпусков на год в первом квартале, то есть до 31 марта. В него включают текущий отпуск и неиспользованные дни. Разъяснение Инспекции труда на Tööelu напоминает: сотруднику нужно дать возможность отгулять дни до истечения срока. Если шесть дней за 2025 год обнаружились только в октябре 2026-го, их надо реально разместить в оставшейся части года.
Если отпуск не включён в график, сотрудник обычно предупреждает о нём за 14 календарных дней в форме, позволяющей воспроизвести сообщение письменно (§ 69(3)). Менять график можно по соглашению. Делить основной отпуск на части тоже можно только по соглашению, причём не менее 14 календарных дней используют подряд (§ 68(5)). Для отдельных работников § 69(7) предусматривает право выбрать подходящее время — учитывайте это при планировании.
Перед списанием проверьте периоды приостановки
По § 68(6) течение срока приостанавливается на время отпуска по беременности, отцовского, усыновительного или родительского отпуска, а также военной или альтернативной службы. Кроме того, решение Суда ЕС по делу C-684/16, пункты 40–47 и 81 запрещает автоматическую утрату оплачиваемого отпуска, защищённого правом ЕС, без проверки, дал ли работодатель реальную возможность отдохнуть и достаточно ясно сообщил об этом. При споре работодателю может потребоваться доказать это. Поэтому не обнуляйте одной командой все остатки за 2025-й: сначала проверьте обстоятельства каждого сотрудника.
Отдельно проверьте начисление дней. По § 68(2) согласованный неоплачиваемый и родительский отпуск обычно не входят в период, за который работник получает основной отпуск. Это влияет на число накопленных дней, но не заменяет проверку срока. Обычная продолжительность по § 55 — 28 календарных дней в год; для несовершеннолетних и людей с частичной либо отсутствующей трудоспособностью действуют особые правила. Если длительная болезнь помешала отгулять отпуск, оцените случай отдельно с учётом решения Суда ЕС по делу C-350/06.
Пока договор действует, деньгами отпуск не заменяют
§ 70(3) признаёт недействительным соглашение о замене основного отпуска деньгами или иной выгодой во время работы. Если в декабре остался отпуск, решение — запланировать отдых, а не выдать вместо него премию. При прекращении трудового договора § 71 обязывает компенсировать неиспользованные дни, право на которые ещё не прекратилось по давности. Перед исключением старых дней из окончательного расчёта проверьте периоды приостановки и правильность остатка.
Для расчёта зарплаты храните год начисления, использованные дни, периоды приостановки и согласованные даты отпуска. Это рабочие данные, по которым можно объяснить остаток и подготовить окончательный расчёт. Государственные праздники и День независимости по § 54(3) в дни основного отпуска не входят; поэтому число дней отсутствия в календаре и списанных отпускных дней может различаться.
Общего числа дней недостаточно. Перед концом года я советую вывести рядом год начисления и периоды, когда срок не шёл: тогда видно, какой отпуск надо поставить в график сейчас.
Проверяйте отпуск по годам начисления. Остаток за 2025 год обычно надо использовать до конца 2026-го, а у дней за 2026-й другой срок. Прежде чем менять цифры в программе, проверьте периоды приостановки и сколько дней сотрудник действительно заработал. Во время действия договора работодатель организует отдых; деньги за неиспользованные дни выплачивают при увольнении, если право на них ещё не прекратилось.
Если график и зарплатная программа показывают разные остатки, обратитесь в AccRes. Поможем сверить дни по годам до следующего графика или окончательного расчёта.