Зарплата за декабрь посчитана, а неиспользованные отпуска остались только в кадровой таблице. Если эти дни не сверить с бухгалтерией, обязательства в годовом балансе могут оказаться заниженными. При этом одного общего количества дней по компании мало: нужно знать, когда каждый день был заработан и были ли периоды, которые влияют на право на отпуск или срок его использования.
Я Дмитрий Шмидт, руководитель AccRes. На примере обычного трудового договора покажу, как получить проверяемую оценку обязательства на конец года и не записать уже учтённую сумму в расходы второй раз. Речь не о вознаграждении члена правления, специальных отпусках или споре с работником.
Сначала проверьте, сколько дней работник заработал
По § 55 Закона о трудовом договоре обычный основной отпуск составляет 28 календарных дней в год, если стороны не договорились о большем сроке или закон не предусматривает иного. § 68(1)–(4) связывает отпуск с периодом, который даёт на него право. Временная нетрудоспособность, как правило, учитывается, а отпуск по уходу за ребёнком и отпуск без сохранения зарплаты по соглашению сторон — нет. Поэтому сверьте даты приёма, отсутствия и использованные дни.
Составьте таблицу по каждому работнику: остаток на начало года по годам возникновения, заработанные дни, использованные дни и остаток на отчётную дату. Например, за 2026 год работник заработал 20 дней и использовал 12. Остаётся 8 дней. Но и исходные 20 дней должны быть подтверждены; это не универсальная норма для любого сотрудника.
Не смешивайте остатки разных лет
§ 68(5)–(6) переносит неиспользованную часть на следующий календарный год. Обычно требование об отпуске истекает через год после окончания года, за который он начислен. Срок приостанавливается, в частности, на время отпуска по беременности и родам, отцовского отпуска, отпуска усыновителя, отпуска по уходу за ребёнком и военной или альтернативной службы. Прежде чем списать старый остаток, проверьте историю конкретного работника.
Пока трудовой договор действует, заменить основной отпуск деньгами по соглашению сторон нельзя: § 70(3) признаёт такое соглашение недействительным. При прекращении договора § 71 требует выплатить компенсацию за неиспользованный основной отпуск, срок по которому не истёк. Бухгалтерская оценка на конец года сама по себе не означает, что эту сумму нужно немедленно перечислить.
Оцените сумму и запишите основания расчёта
§ 5 Закона о бухгалтерском учёте требует учитывать операции по методу начисления и делать корректирующие проводки при подготовке отчёта. Если отпуск заработан, связанное с ним обязательство оценивают на отчётную дату, даже если платить будут позже. § 16 требует осмотрительности, а § 6 — документального основания проводки.
Учебный пример: 8 подтверждённых дней × условные 90 евро брутто в день = 720 евро брутто. Дневная сумма здесь лишь допущение для оценки на дату баланса. Фактические отпускные рассчитывают в нужный момент по §§ 2 и 4 порядка расчёта средней зарплаты; при неизменной зарплате и в других особых случаях порядок может отличаться. Отдельно оцените применимые начисления работодателя. Не называйте 720 евро суммой «на руки».
Отразите изменение обязательства, а не всю сумму заново
В примере 720 евро — оценка остатка обязательства по брутто на конец года. Если по тому же работнику на счёте уже числится 500 евро, разница до прочих корректировок составляет 220 евро. Сверьте расчёт с выплатами и прежним остатком. Налоги работодателя и отпускные, выплаченные заранее, требуют отдельной сверки.
Когда сотрудник использует отпуск или увольняется, сравните фактический расчёт с оценкой и скорректируйте разницу. Если списать всю выплату в новые расходы, забыв уменьшить ранее признанное обязательство, часть затрат попадёт в учёт дважды.
Я прошу кадровую таблицу с разбивкой по годам, за которые заработан отпуск. Общий остаток не показывает, какие дни скоро могут утратить силу и у кого срок давности приостановлен.
Расчёт отпускного обязательства начинается с проверки дней, а не с умножения общей цифры из программы. Сверьте трудовой договор, периоды отсутствия и остатки по годам; затем зафиксируйте денежную оценку и сравните её с уже отражённой суммой. В нашем примере восемь дней по условным 90 евро дают 720 евро брутто. Реальную выплату позднее рассчитают по действующим правилам.
Если остатки в кадровой таблице и бухгалтерии расходятся, свяжитесь с AccRes. Поможем сверить данные и проводки до составления годового отчёта.