Компания возмещает абонементы в спортзал, стоматологию и физиотерапию. Один сотрудник использовал 340 евро, второй — 470 евро, третий не воспользовался льготой. Это не создаёт общий корпоративный лимит 1 200 евро. Льготу считают отдельно по каждому человеку, а услуга, документ, НДС и декларация должны подтверждать один и тот же результат.
За 15 с лишним лет в бухгалтерии Эстонии я видел, что сложность возникает, когда льготу обещают до того, как бухгалтерия установила правила. Ниже разберу допустимые услуги, годовой лимит 400 евро, действующий с 2025 года вместо квартального, и отличие добровольной компенсации от обязательных расходов по охране труда.
Проверяйте услугу, а не рекламное название
Закон о подоходном налоге, § 48, часть 5⁵ и руководство EMTA по расходам на здоровье и спорт дают закрытый перечень: участие в массовом спортивном мероприятии; регулярное посещение спортивного или двигательного центра и массаж; содержание уже существующих спортивных объектов работодателя; указанные медицинские услуги; консультация квалифицированного диетолога и медицинская страховка.
Название «пакет заботы о здоровье» не делает каждую строку счёта допустимой. Стоматология, реабилитация, психологическое лечение, физиотерапия и логопедия должны оказываться в установленном законом порядке, а консультант по питанию — иметь квалификацию. Инвентарь и дополнительные услуги в льготу не входят.
| Расход | Подходит для льготы? | Что проверить |
|---|---|---|
| Спортзал, бассейн или регулярные занятия движением | Да | Период и конкретный сотрудник |
| Массаж | Да | Счёт и распределение по сотрудникам |
| Стоматология или лицензированная физиотерапия | Да | Исполнитель и вид услуги |
| Взнос по медицинской страховке | Да | Полис и застрахованный сотрудник |
| Спортивная обувь, велосипед, ракетка или аренда инвентаря | Нет | Не применять лимит 400 евро |
| Транспорт, парковка, питание или приём после события | Нет | Отделить от допустимого взноса |
Считайте 400 евро отдельно по каждому сотруднику за год
Лимит составляет 400 евро с НДС на человека с 1 января по 31 декабря. Для принятого в октябре сотрудника его не уменьшают, но неиспользованный остаток нельзя передать коллеге. Если у человека два работодателя, каждый применяет собственный лимит 400 евро.
Работодатель должен предоставить доступ к льготе всем сотрудникам, включая членов правления, которых налоговые правила считают сотрудниками. Это требование о доступе, а не об одинаковом выборе: люди не обязаны пользоваться одной услугой или тратить одинаковую сумму. Сохраните политику, список имеющих право на льготу и фактические возмещения.
В 400 евро входит НДС, и входной НДС по расходам на здоровье и спорт сотрудника не вычитают. В учёте показывайте полную сумму по годовому остатку конкретного человека. Выберите кассовый метод или метод начисления и применяйте его одинаково весь год.
Пример: три сотрудника и одно превышение лимита
Сотруднику А оплатили спортзал на 240 евро и стоматологию на 100 евро. Сотруднику Б — физиотерапию на 250 евро и медицинскую страховку на 220 евро. Сотрудник В льготой не пользовался. Документы есть, а услуги соответствуют условиям.
У сотрудника А не облагаются 340 евро. У сотрудника Б не облагаются 400 евро, а 70 евро становятся облагаемым дополнительным благом для работника. Неиспользованные 400 евро сотрудника В и остаток 60 евро сотрудника А не покрывают превышение Б. В INF 14 попадут 740 евро и два сотрудника.
| Сотрудник | Допустимый расход с НДС | Без налога | Облагаемое превышение |
|---|---|---|---|
| А | 340 евро | 340 евро | 0 евро |
| Б | 470 евро | 400 евро | 70 евро |
| В | 0 евро | 0 евро | 0 евро |
| Итого | 810 евро | 740 евро | 70 евро |
По ставкам для дополнительного блага на 2026 год подоходный налог с превышения 70 евро составит 19,74 евро, социальный налог после округления строк — 29,61 евро. Налоги — около 49,35 евро, а общая стоимость превышения для работодателя — около 119,35 евро. В декларации считайте от фактической суммы.
Свяжите правила, бухгалтерский учёт, TSD и INF 14
Руководство EMTA по расчёту и декларированию льготы указывает: превышение отражают в приложении 4 к TSD по коду 4120 до 10-го числа следующего месяца. Покрытую за календарный год необлагаемую сумму и число сотрудников, чьи расходы оплатили, показывают в части III формы INF 14.
Храните вместе внутренние правила, заявление сотрудника или распределение, счёт поставщика, платёж, проверку лицензии или квалификации при необходимости, годовой регистр по сотрудникам и сверку деклараций. Если один счёт относится к нескольким людям, оформите распределение до проводки.
Обязательные расходы, вызванные условиями труда, проверяют отдельно. Руководство EMTA по рекомендациям врача по гигиене труда объясняет, что конкретная и выполнимая рекомендация врача по гигиене труда, связанная с работой человека, может быть обычным расходом компании вне добровольного лимита 400 евро. Общей рекомендации заботиться о здоровье для этого недостаточно.
- Укажите, кто может пользоваться льготой и какие услуги оплачивает компания.
- До согласования проверьте услугу и исполнителя.
- Отнесите полную сумму с НДС на годовой остаток конкретного сотрудника.
- Перенесите только превышение в приложение 4 к TSD по коду 4120.
- Перед INF 14 сверьте необлагаемую сумму и число сотрудников.
Я веду по каждому сотруднику простой регистр из четырёх полей: дата услуги, сумма с НДС, ссылка на документ и остаток годового лимита. Такой контроль не даёт превратить персональную льготу в общий бюджет и упрощает сверку TSD с INF 14.
Надёжный подход начинается с того, что 400 евро — персональный годовой предел, а не общий бюджет компании. Проверьте услугу, учтите полную сумму без вычета НДС и отделите превышение до подготовки TSD. См. также: Календарь контрольных событий.
Если AccRes ведёт расчёт зарплаты или бухгалтерию вашей компании, пришлите проект правил до первых возмещений. Мы согласуем порядок утверждения, счета учёта и декларации через контактную форму.