Detsembrikuu palgad on arvestatud, kuid töötajate puhkusejäägid on endiselt personalitabelis. Kui need jäävad raamatupidamisega sidumata, võib bilanss näidata liiga väikest kohustist. Puhkusejääk ei ole siiski üks number kogu ettevõtte kohta: päevad võivad pärineda eri aastatest ning mõne töötaja puhul on puhkuse teenimise või aegumise käik peatunud.
Olen Dmitri Schmidt, AccResi juht. Näitan, kuidas koostada aasta lõpu kontrollitav hinnang tavalise Eesti töölepinguga töötaja põhipuhkusele. Näide ei hõlma juhatuse liikme tasu, eripuhkusi ega töövaidlust. Eesmärk on siduda personalist saadud päevad raamatupidamiskandega, mitte arvutada ette kindlat järgmise aasta puhkusetasu.
Alusta teenitud päevadest, mitte palgaprogrammi jäägist
Töölepingu seaduse § 55 eeldab 28 kalendripäeva põhipuhkust aastas, kui pole kokku lepitud pikemas puhkuses või seadus ei sätesta teisiti. § 68 lõiked 1–4 seovad õiguse puhkusega arvestatava ajaga. Vanemapuhkus ja poolte kokkuleppel antud tasustamata puhkus ei kuulu tavapäraselt sellesse aega; ajutine töövõimetus üldjuhul kuulub. Seetõttu võrdle tööleasumise, puhkuste ja puudumiste kuupäevi tegeliku lepinguga.
Koosta töötajapõhine tabel: algjääk aasta kaupa, tänavu teenitud päevad, kasutatud päevad ja lõppjääk. Näiteks 2026. aastal teenitud 20 päevast on kasutatud 12; alles on 8 päeva. Arvutus 20 − 12 = 8 näitab päevade liikumist, kuid 20 päeva teenimise alus peab olema eraldi tõendatud. Ära kasuta näite 20 päeva iga töötaja automaatse normina.
Hoia eri aastate puhkusepäevad lahus
§ 68 lõige 5 viib kasutamata osa järgmisse kalendriaastasse; lõike 6 järgi aegub nõue üldjuhul ühe aasta jooksul teenimisaasta lõpust. Aegumine peatub muu hulgas ema-, isa-, lapsendaja- või vanemapuhkuse ning aja- või asendusteenistuse ajaks. Seega ei tohi 2025. aasta jääki 31. detsembril 2026 automaatselt kustutada, kui peatumise asjaolud on kontrollimata.
Töölepingu kestel ei või kasutamata puhkust lihtsalt rahaks vahetada: § 70 lõige 3 muudab sellise kokkuleppe tühiseks. Töölepingu lõppemisel tuleb § 71 järgi hüvitada kasutamata ja aegumata põhipuhkus rahas. See on põhjus, miks päevade õiguslik seis tuleb enne eurohinnangut läbi vaadata.
Hinda bilansipäeva kohustist ja säilita eeldused
Raamatupidamise seaduse § 5 nõuab tekkepõhist arvestust ja aruande koostamisel vajalikku reguleerimiskannet. Kui töötaja on puhkuse välja teeninud, hinda bilansipäeval selle tasuga seotud kohustist ka siis, kui raha makstakse hiljem. § 16 konservatiivsuse põhimõte ei luba kohustisi põhjendamatult alahinnata. § 6 järgi peab kande alus olema dokumenteeritud.
Lihtne kontrollnäide: kaheksa tõendatud kasutamata päeva × hinnanguline 90 eurot bruto päevas = 720 eurot bruto. Päevamäär on siin ainult raamatupidamisliku hinnangu eeldus. Tegelik puhkusetasu arvutatakse puhkuse alguse asjaolude järgi keskmise töötasu määruse §§ 2 ja 4 alusel; muutumatu palga ja muude erijuhtude korral võivad reeglid erineda. Lisa hinnangusse eraldi asjakohased tööandja maksed, kuid ära esita 720 eurot lõpliku väljamaksena.
Võrdle uut hinnangut varasema saldoga
Näite 720 eurot on bilansipäeva hinnanguline brutokohustis, mitte tingimata 720 euro suurune uus kulu. Kui varasem sama töötaja brutokohustise saldo oli 500 eurot, on enne muude asjaolude arvestamist muutus 220 eurot. Dokumenteeri arvutustabeli kuupäev, päevade allikas, päevamäära alus ja kinnitaja. Tööandja maksud ning juba makstud, kuid kasutamata puhkusetasu vajavad eraldi võrdlust.
Puhkuse kasutamisel või töölepingu lõppedes võrdle tegelikku palgaarvestust hinnanguga ja korrigeeri vahe. Ära tee uut täissummas kulukannet ainult sellepärast, et puhkusetasu pangast välja läks. Nii jääb aastavahetuse võrdlus jälgitavaks.
Küsin aasta lõpus personalilt päevade jääki teenimisaastate kaupa. Üks koondsaldo ei näita, kas osa päevadest on aegumas või kas aegumine on peatunud.
Aasta lõpu puhkusekohustis algab õigete päevadega. Kontrolli leping, puhkused ja puhkuse teenimist mõjutavad puudumised; erista teenimisaastad; seejärel dokumenteeri mõistlik eurohinnang ja võrdle seda olemasoleva saldoga. Kaheksa päeva ja 90 euro suuruse hinnangulise päevamäära näites on brutokohustis 720 eurot, kuid lõplik tasu sõltub hilisemast seadusjärgsest arvutusest.
Kui päevade ja raamatupidamissaldo võrdlus ei klapi, võta AccResiga ühendust. Aitame enne aastaaruannet puhkuseandmed ja kanded kokku viia.