El cierre de nómina de diciembre no resuelve por sí solo los días de vacaciones pendientes. Una sociedad estonia puede tener una obligación devengada aunque el empleado se tome las vacaciones el año siguiente. Para evitar que el balance la omita, hay que conciliar los datos de personal con la contabilidad y conservar la fecha de origen de cada día.
Soy Dmitri Schmidt, director de AccRes. El ejemplo trata las vacaciones anuales ordinarias de un trabajador con contrato laboral estonio. Es una estimación al cierre para la empresa, no una promesa sobre el importe exacto que recibirá el trabajador. Las vacaciones especiales, honorarios del administrador y conflictos laborales quedan fuera.
Compruebe los días realmente devengados
La Ley de Contratos de Trabajo § 55 presume 28 días naturales anuales, salvo acuerdo más favorable o regla legal distinta. Según § 68(1)–(4), el devengo depende del tiempo computable. La incapacidad temporal normalmente cuenta; el permiso parental y el permiso no retribuido pactado normalmente no. Compruebe altas, ausencias y días ya disfrutados.
Prepare una tabla por empleado y año de devengo: saldo inicial, días nuevos, días usados y saldo final. Si se devengaron 20 días en 2026 y se disfrutaron 12, quedan 8. La resta 20 − 12 = 8 es sencilla, pero los 20 días de partida deben estar justificados; no representan el derecho anual de todos los empleados.
Separe los años antes de dar un saldo por perdido
El § 68(5)–(6) traslada la parte no usada al año siguiente y prevé, como regla general, la prescripción un año después del final del año de devengo. El plazo se suspende durante ciertos permisos familiares y el servicio militar o alternativo. Un saldo antiguo exige revisar esas circunstancias antes de eliminarlo.
Durante la relación laboral no se pueden sustituir libremente las vacaciones por dinero: § 70(3) declara nulo ese acuerdo. Al terminar el contrato, § 71 exige compensar en dinero las vacaciones anuales no usadas que no hayan prescrito. La estimación del balance no equivale a una liquidación inmediatamente exigible.
Estime la obligación con hipótesis visibles
La Ley de Contabilidad § 5 exige el criterio de devengo y los ajustes necesarios al preparar las cuentas. La obligación puede existir antes del pago. El § 16 exige prudencia y el § 6, soporte documental del asiento. Guarde el cálculo de días, la hipótesis de remuneración y la aprobación.
Ejemplo de control: 8 días no usados verificados × 90 euros brutos diarios estimados = 720 euros brutos. Los 90 euros son una hipótesis contable. El pago real se calcula cuando corresponda según el reglamento del salario medio §§ 2 y 4; el sueldo fijo y otras circunstancias pueden modificar el método. Calcule por separado las cargas patronales aplicables.
Concilie el saldo antes de registrar el ajuste
Los 720 euros son la obligación bruta estimada al cierre, no necesariamente un gasto nuevo de 720 euros. Si el saldo bruto previo era de 500 euros, el cambio ilustrativo es de 220 euros antes de otros ajustes. Compare con vacaciones ya pagadas y trate por separado las cargas patronales.
Cuando se disfruten las vacaciones o finalice el contrato, confronte la nómina real con la estimación y ajuste la diferencia. Registrar otra vez todo el pago como gasto sin reducir el pasivo duplicaría parte del coste.
Pido a personal el saldo por año de devengo. Una cifra global puede ocultar días próximos a prescribir o una suspensión del plazo.
El pasivo por vacaciones se calcula a partir de días comprobados, no de un total sin origen. Revise el contrato, el tiempo computable y los años de devengo; documente una estimación monetaria y compárela con el saldo existente. Ocho días a 90 euros brutos producen 720 euros brutos como ejemplo, sujetos a revisión cuando se calcule el pago real.
Si los días de personal no coinciden con el mayor, contacte con AccRes. Podemos conciliar la obligación antes de presentar las cuentas anuales.