Un puede estar perfectamente preparado, pero si nadie puede firmarlo, el plazo se pierde igual. En una OÜ esto es crítico: la dirección es responsable de la presentación y las sanciones pueden imponerse de forma repetida. Por eso conviene definir el escenario de firma con tiempo, no “en junio”.informe anual
El motivo más común de retraso es “firmar a última hora”. Un firmante de reserva y un plan de firma/presentación acordado con antelación suelen ahorrar semanas de estrés.
A continuación tienes escenarios prácticos cuando el director no tiene firma electrónica, más un plan simple para no llegar tarde.
En la práctica, antes de presentar, conviene contrastar los pasos con Servicios electrónicos y comunicación de EMTA para no residentes y Código de Comercio (ÄS).
Escenarios reales de firma
Opción A: un miembro del consejo tiene identificación electrónica
ID‑kaart / Smart‑ID / Mobiil‑ID es la vía más simple:
- el contable prepara el borrador en e‑Äriregister,
- la dirección revisa la vista previa en PDF,
- la dirección firma y presenta.
Opción B: la dirección no tiene firma electrónica (común en no residentes)
Aquí lo importante no es buscar “atajos”, sino construir un escenario legal y predecible:
- decidir de antemano quién firmará (otro miembro del consejo con e‑ID o un representante nombrado correctamente según las reglas del sistema),
- preparar decisiones/documentos internos para no depender de una sola persona,
- probar acceso y proceso con tiempo.
Las instrucciones de RIK mencionan que el informe puede firmarse digitalmente o imprimirse y firmarse en papel, pero el camino exacto depende del caso y de cómo organizas la presentación en el portal.
Cómo no perder el plazo: plan de firma paso a paso
- En febrero, haz un inicio de sesión de prueba en e‑Äriregister (para confirmar que todo funciona).
- Designa un firmante de reserva (si el negocio es sensible a los plazos).
- Acuerda si presentarás el informe “aprobado” por los socios o temporalmente sin aprobación (si el tiempo aprieta).
- Fija la fecha del PDF final y la fecha de firma.
- Déjalo por escrito (correo/chat): crea disciplina de verdad.
“Aprobado / no aprobado”: cómo usarlo sin riesgos
Si la decisión de los socios no está lista y el plazo está cerca, puede ser razonable:
- presentar a tiempo (para evitar sanciones),
- y luego, tras la aprobación, presentar una versión corregida / enmienda (kordusaruanne) si el procedimiento lo requiere.
Úsalo con cuidado: documenta qué cambia y evita incoherencias en los números.
Errores frecuentes
- No hay firmante de reserva → vacaciones/enfermedad = presentación tardía.
- Se firma “el último día” → problemas técnicos o de acceso = riesgo real.
- El contable no recibe un “OK final” del consejo → el borrador se queda bloqueado.
Ver también en blog.accres.eu
- RIK: informe anual en e‑Äriregister
- RIK Abiinfo: cómo presentar el informe anual (guía)
- RIK Abiinfo: presentación del informe al registro
- Juristaitab.ee: qué pasa si no presentas el informe anual
Cómo podemos ayudar
Si quieres cerrar esto rápido y sin volver a presentar: revisamos las cifras, preparamos y presentamos el informe en Contáctanos.e‑Äriregister, te orientamos con la documentación y lo llevamos hasta la presentación final.
Checklist práctico: “listo para firmar”
- La Smart‑ID/Mobiil‑ID/ID‑kaart del firmante funciona (no está caducada; se conocen los PIN).
- El firmante ya inició sesión en e‑Äriregister este año (no por primera vez el día del plazo).
- El firmante ve el borrador y la vista previa en PDF.
- El contable tiene permisos para editar; el firmante tiene permisos para presentar.
- La decisión de los socios está lista (si presentas un informe “aprobado”).
- Existe un plan B (segundo firmante / otra fecha / presentar sin aprobación y corregir).
Un mini cronograma que funciona
- Enero: cierre del ejercicio y recopilación de documentos.
- Febrero: prueba de acceso y prueba de firma (borrador).
- Marzo–abril: preparación del informe y las notas (lisad).
- Mayo: PDF final, preguntas y ajustes.
- Junio: firma y presentación sin estrés.
Qué recordar sobre el procedimiento
RIK enfatiza que los informes se presentan a través del entorno electrónico, donde puedes:
- preparar formularios y lisad,
- adjuntar documentos,
- firmar digitalmente o imprimir y firmar en papel (según el proceso),
- y para el auditor: confirmar electrónicamente el informe de auditoría.
En términos de negocio: esto se resuelve con proceso, no con heroísmo el último día.
Casos de no residentes (los más comunes)
El director vive en el extranjero pero tiene Smart‑ID
La clave es comprobarlo con tiempo: Smart‑ID debe estar activa, el dispositivo debe estar disponible y los códigos PIN deben conocerse. Haz una firma de prueba en febrero.
El director no tiene identificación electrónica
El objetivo es asegurar una persona legalmente válida que pueda presentar:
- otro miembro del consejo con identificación electrónica (la opción más simple);
- una persona autorizada en el sistema con derechos de presentación (si aplica a tu estructura);
- vía notarial cuando no hay otra opción (más cara, pero predecible).
Varios miembros del consejo
Decide de antemano: quién firma y quién es el backup. No lo dejes “un poco para todos”, porque al final nadie firma cuando importa.
Motivos típicos de “no pudimos presentar”
- ID‑kaart/certificados caducados;
- PIN olvidados;
- no hay derechos de presentación (solo de edición);
- el informe quedó “pendiente”, pero nadie pulsó el envío final;
- la dirección no ve el borrador (roles sin asignar).
Documentos que conviene tener a mano
- decisión/acta de socios (si el informe es “aprobado”);
- cálculo de categoría y métricas clave;
- conciliaciones de préstamos y saldos bancarios;
- el PDF final del informe (vista previa).
No es “burocracia extra”: es un seguro contra discusiones, correcciones y preguntas del banco.
FAQ
¿Se puede firmar el informe con una firma escaneada?
Normalmente no. Los informes anuales se presentan a través de e‑Äriregister y están vinculados a identificación electrónica y roles en el sistema. Una firma escaneada no sustituye el procedimiento de presentación.
¿Qué es mejor: presentar a tiempo sin aprobación o esperar la aprobación y llegar tarde?
Llegar tarde casi siempre es peor. Si el plazo está ajustado, suele ser mejor organizar el proceso para presentar a tiempo y luego completar las formalidades correctamente (el enfoque exacto depende de tu situación). Ver también: e-Äriregister acceso.