Aruanne võib olla suurepäraselt valmis, kuid kui keegi ei saa allkirjastada, jääb tähtaeg täitmata. puhul on see kriitiline: vastutus majandusaasta aruande esitamise eest on juhtkonnal ning trahve võib määrata korduvalt. Seetõttu tuleb allkirjastamise stsenaarium läbi mõelda varakult, mitte “juunis”.OÜ
Kõige sagedasem hilinemise põhjus on “viimase hetke allkiri”. Varu‑allkirjastaja ja eelnevalt kokkulepitud allkirja/esitamise plaan säästavad tihti nädalaid närve.
Allpool on praktilised allkirjastamise ja esitamise stsenaariumid olukorras, kus juhatuse liikmel puudub e‑allkiri, ning plaan, mis aitab tähtaega mitte maha magada.
Praktilises töös tasub enne esitamist kontrollida EMTA e-teenused ja suhtlus mitteresidentidele ja Äriseadustik (ÄS).
Allkirjastamise variandid praktikas
Variant A: juhatuse liikmel on e‑identimine
ID‑kaart / Smart‑ID / Mobiil‑ID on kõige lihtsam tee:
- raamatupidaja koostab aruande e‑Äriregistris,
- juhatus kontrollib PDF‑eelvaadet,
- juhatus allkirjastab/esitab.
Variant B: juhatus ilma e‑allkirjata (sage mitteresidentidel)
Siin on oluline mitte otsida “ringteid”, vaid teha seaduslik ja etteaimatav lahendus:
- otsustada ette, kes allkirjastab (teine juhatuse liige e‑identimisega või korrektselt määratud esindaja vastavalt süsteemi reeglitele),
- valmistada ette sisemised otsused/dokumendid nii, et ei sõltuks ühest inimesest,
- testida ligipääsu ja protseduuri varakult.
RIK juhendites on kirjas, et aruande saab allkirjastada digitaalselt või printida ja allkirjastada paberil — konkreetne tee sõltub teie olukorrast ja sellest, kuidas esitamist protsessina korraldate.
Kuidas tähtaega mitte maha magada: “allkirjaplaan” samm‑sammult
- Veebruaris tehke test‑sisselogimine e‑Äriregistrisse (et kõik töötaks).
- Määrake varu‑allkirjastaja (kui tähtaeg on teie jaoks kriitiline).
- Lepige kokku, kas aruanne esitatakse osanike poolt kinnitatuna või ajutiselt ilma kinnitamiseta (kui aeg surub).
- Lepige kokku lõpliku PDF‑i kuupäev ja allkirjastamise kuupäev.
- Fikseerige see kirjalikult (e‑post/vestlus) — see distsiplineerib päriselt.
“Kinnitatud / kinnitamata”: kuidas kasutada turvaliselt
Kui pole veel valmis, kuid tähtaeg on lähedal, võib olla mõistlik:osanike otsus
- esitada aruanne õigel ajal (et vältida sanktsioone),
- seejärel pärast kinnitamist esitada vajadusel parandatud versioon / kordusaruanne (kordusaruanne), kui protseduur seda nõuab.
Tee seda ettevaatlikult: fikseeri, mis täpselt muutub, ja väldi numbrite lahknevusi.
Tüüpilised vead
- Varu‑allkirjastajat pole → puhkus/haigus = hilinemine.
- Allkiri “viimasel päeval” → tehniline tõrge/ligipääsuviga = risk.
- Raamatupidaja ei saa juhatuselt lõplikku “OK‑d” → mustand jääb rippuma.
Vaata ka blog.accres.eu
- RIK: majandusaasta aruanne e‑Äriregistris
- RIK Abiinfo: majandusaasta aruannete esitamine (juhend)
- RIK Abiinfo: aruande esitamine registrile
- Juristaitab.ee: mis saab, kui majandusaasta aruanne jääb esitamata
Kuidas saame aidata
Kui soovite selle kiiresti ära teha ja vältida ümber‑esitamist: kontrollime numbrid, valmistame ette ja sisestame aruande e‑Äriregistris, anname nõu dokumentide osas ning viime protsessi esitamiseni. Võtke ühendust.
Praktiline kontrollnimekiri: “allkiri on valmis”
- Allkirjastaja Smart‑ID/Mobiil‑ID/ID‑kaart töötab (ei ole aegunud; PIN‑koodid on teada).
- Allkirjastaja on sel aastal juba e‑Äriregistrisse sisse loginud (mitte esimest korda tähtaegsel päeval).
- Allkirjastaja näeb mustandit ja PDF‑eelvaadet.
- Raamatupidajal on sisestamisõigus, allkirjastajal esitamisõigus.
- Osanike otsus on valmis (kui esitate kinnitatud aruande).
- On varuplaan (teine allkirjastaja / teine kuupäev / “esitamise ootel”).
Mini‑kalender, mis päriselt töötab
- Jaanuar: aasta lõpetamine, dokumentide kogumine.
- Veebruar: test‑sisselogimine ja test‑allkirjastamine (mustand).
- Märts–aprill: aruande ja lisade ettevalmistus.
- Mai: lõplik PDF, küsimused/parandused.
- Juuni: allkiri ja esitamine ilma stressita.
Mida protseduuri kohta meeles pidada
RIK rõhutab, et alates 2010. aastast esitatakse aruanded elektroonilise keskkonna kaudu, kus saab:
- koostada vormid ja lisad,
- lisada dokumendid,
- allkirjastada digitaalselt või printida ja allkirjastada paberil (sõltuvalt protsessist),
- ning audiitor saab kinnitada audiitori aruande elektrooniliselt.
“Ärikeeles”: kõik lahendub protsessiga, mitte viimase päeva kangelasteoga.
Mitteresidentide juhtumid (kõige sagedasemad)
Juhatuse liige elab välismaal, kuid tal on Smart‑ID
Peamine on varakult kontrollida: Smart‑ID peab olema aktiivne, seade käepärast ja PIN‑koodid teada. Tehke veebruaris test‑allkirjastamine.
Juhatuse liikmel puudub e‑identimine
Eesmärk on tagada juriidiliselt korrektne isik, kes saab esitada:
- teine juhatuse liige e‑identimisega (kõige lihtsam);
- volitatud isik süsteemis esitamise õigusega (kui teie struktuuris rakendub);
- notariaalne tee, kui muud varianti ei ole (kallim, kuid etteaimatav).
Mitu juhatuse liiget
Otsustage ette: kes allkirjastab ja kes on varu. Ärge jätke “kõigile natuke”, muidu kriitilisel hetkel ei allkirjasta keegi.
Sagedased põhjused: “me ei saanud esitada”
- ID‑kaardi/sertifikaatide kehtivus on lõppenud;
- PIN‑koodid on ununenud;
- puudub esitamise õigus (ainult sisestamisõigus);
- aruanne on “ootele jäänud”, kuid keegi ei vajutanud lõplikku esitust;
- juhatus ei näe mustandit (rollid on määramata).
Millised dokumendid hoida käepärast
- osaniku otsus/protokoll (kui aruanne on kinnitatud);
- kategooria arvutus ja võtmenäitajad;
- laenude ja pangajääkide sobitused;
- aruande lõplik PDF‑eelvaade.
See ei ole “liigne bürokraatia”: see on kindlustus vaidluste, kordusesitamise ja panga küsimuste vastu.
FAQ
Kas aruande saab allkirjastada lihtsalt skaneeritud allkirjaga?
Üldjuhul mitte. Majandusaasta aruanne esitatakse e‑Äriregistri kaudu ning see on seotud elektroonilise identifitseerimise ja rollidega süsteemis. Skaneeritud allkiri ei asenda esitamise protseduuri.
Mis on parem: esitada õigel ajal ilma kinnitamiseta või oodata kinnitamist ja hilineda?
Hilinemine on peaaegu alati halvem. Kui tähtaeg surub, on mõistlik korraldada protsess nii, et esitate õigel ajal ja seejärel vormistate korrektselt formaalsused (täpne lähenemine sõltub teie olukorrast ja aruandluse nõuetest).