La última nómina de un empleado no es simplemente un mes más corto. Tras una sola fecha de baja puede haber horas trabajadas, salario pendiente, vacaciones anuales no utilizadas, incentivos, gastos y, en algunos casos, una indemnización legal. Si esos datos llegan después de cerrar accesos o esperar a la fecha habitual de nómina, la empresa puede haber incumplido ya el plazo.
En mis más de 15 años de experiencia contable en Estonia, trato el último día como un evento de nómina independiente. La guía oficial de Tööelu confirma que las obligaciones derivadas del empleo vencen cuando termina el contrato. Este artículo explica cómo separar los conceptos, calcular las vacaciones y vincular los impuestos con la causa jurídica.
Incluye solo los importes que ya son exigibles
Empieza por el salario devengado hasta la fecha final. Añade horas extra, complementos e incentivos cuando el empleado los haya generado y sean exigibles. Incorpora después la compensación por vacaciones anuales no utilizadas y no prescritas y otros conceptos vencidos, como baja por enfermedad, dieta de viaje al extranjero aprobada o bonus.
Separa las indemnizaciones legales del salario ordinario. La indemnización por despido, por preaviso insuficiente o una cantidad acordada al extinguir el contrato puede tener otra base jurídica y otro código en el TSD. Llamar «bonus final» a una cantidad no cambia su naturaleza.
| Concepto | Evidencia para nómina | Decisión previa |
|---|---|---|
| Salario y complementos | Horas, condiciones salariales y aprobación | ¿Qué se devengó hasta el último día? |
| Vacaciones no utilizadas | Saldo y cálculo del salario medio | ¿Qué días están devengados, sin usar y no prescritos? |
| Otros importes vencidos | Gastos, baja o condiciones del incentivo | ¿El importe es ya exigible? |
| Indemnización por extinción | Aviso, acuerdo y base jurídica | ¿Es salario ordinario o indemnización? |
Calcula las vacaciones no utilizadas por separado
Tööelu explica que las vacaciones anuales no utilizadas solo se compensan en dinero al terminar el contrato. Se pagan los días devengados, no disfrutados y no prescritos. Con el derecho ordinario de 28 días, el ejemplo oficial de 90 días de empleo produce 6,9 días: 90 ÷ 365 × 28.
La compensación se basa en el salario medio por día natural. La guía sobre salario medio toma normalmente la remuneración devengada y exigible de los seis meses naturales anteriores y ajusta el denominador por las ausencias previstas. No conviene copiar sin más el salario diario actual.
Supongamos que nómina confirma 1.200 euros de salario final, 6,9 días no utilizados con un salario medio de 75 euros por día natural y un incentivo exigible de 120 euros. La compensación por vacaciones es de 517,50 euros y la liquidación bruta, antes de cualquier indemnización clasificada por separado, asciende a 1.837,50 euros.
| Línea del ejemplo | Cálculo | Importe bruto |
|---|---|---|
| Salario final | Dato aprobado de nómina | 1.200 euros |
| Vacaciones no utilizadas | 6,9 × 75 euros | 517,50 euros |
| Incentivo exigible | Importe aprobado | 120 euros |
| Liquidación bruta | Suma de las tres líneas | 1.837,50 euros |
El último día del contrato es la fecha de pago
Según la Ley de Contratos de Trabajo y Tööelu, los créditos derivados del empleo vencen cuando termina el contrato. La fecha habitual de nómina del mes siguiente no aplaza la liquidación. Por eso, nómina necesita antes del último día la fecha final, horas, saldo de vacaciones y decisiones de pago.
Existe una excepción escrita y limitada para retribuciones ligadas a operaciones que se ejecutan total o parcialmente después de terminar el empleo. No permite aplazar en general el salario o las vacaciones. Ante un retraso, el empleado puede reclamar intereses y acudir al órgano de conflictos laborales o a los tribunales.
La baja en el Registro de Empleo y el pago final son controles relacionados pero distintos. El registro refleja la relación; la transferencia y el libro de nómina cancelan la deuda. Completar uno no demuestra que el otro sea correcto.
Declara cada pago según su naturaleza jurídica
EMTA indica que el salario y la compensación por vacaciones del artículo 84 soportan los impuestos laborales habituales y se declaran en el anexo 1 del TSD con el tipo de pago 10. La indemnización legal por despido del artículo 100 utiliza el tipo 33 y no soporta seguro de desempleo. Nómina necesita la causa jurídica junto con el importe.
Entrega al empleado un cálculo que separe salario bruto, vacaciones, otros pagos y retenciones. Conserva la comunicación o acuerdo de extinción, el saldo de vacaciones, la hoja de salario medio, las aprobaciones y el justificante bancario con la nómina del mes. Así una consulta posterior se responde sin reconstruir la salida desde correos dispersos.
Pido al responsable una única entrega fechada: último día, horas definitivas, saldo de vacaciones, variable aprobado, gastos y base jurídica de cualquier indemnización. Nómina puede calcular una vez y justificar cada línea.
Una liquidación defendible empieza antes del último día. Confirma lo devengado, calcula solo las vacaciones no prescritas, separa indemnizaciones por su base jurídica y paga cuando termina el contrato.
Si Accounting Resources gestiona tu nómina, envía todos los datos de la salida antes del último día. Para revisar una liquidación o mejorar el proceso, utiliza nuestro formulario de contacto.