Ettevõte võib kolida ühe päevaga, kuid registriaadress ei muutu uue rendilepingu või teenusearve alusel. Kuni äriregistri kanne on uuendamata, lähtuvad kliendid, ametiasutused ja menetlusdokumentide saatjad vanast avalikust aadressist. Avaldus ise on enamasti lihtne; viivitus tekib siis, kui alles esitamise ajal selgub, et kolimisega muutub ka põhikirjas märgitud linn või vald.
Olen üle 15 aasta Eesti raamatupidamises näinud, et kõige mõistlikum on võrrelda esmalt vana ja uut kohalikku omavalitsust ning alles siis dokumente koostada. RIKi aadressi muutmise juhend selgitab portaali samme, lisasid ja riigilõivu. Äriregistri seaduse kehtiv terviktekst nõuab registriandmete muutumisel muutmisavalduse viivitamatut esitamist. Allpool on sellest tehtud üks selge tööjärjekord.
Kontrolli esmalt, kas linn või vald muutub
Otsustav ei ole tänav, maja ega aadressiteenuse pakkuja. Vaata põhikirjas olevat asukohta, mis on tavaliselt kirjas kohaliku omavalitsuse täpsusega. Ühelt Tallinna aadressilt teisele kolides jääb asukoht samaks. Tallinnast Viimsisse kolides muutub nii omavalitsus kui ka põhikirjas märgitud asukoht.
RIK käsitleb neid olukordi erinevalt. Sama omavalitsuse sees muuda kontaktide jaotises juriidiline aadress; uut põhikirja ega selle aluseks olevat otsust ei ole vaja ning riigilõivu ei maksta. Teise omavalitsusse kolides tuleb muuta põhikirja, lisada pädeva organi otsus ja tasuda riigilõiv.
| Muudatus | Lisad | Riigilõiv |
|---|---|---|
| Uus aadress samas linnas või vallas | Aadressimuudatus; vajadusel uue e-posti kinnitus | Ei |
| Uus aadress teises linnas või vallas | Muudetud põhikiri ja muudatuse kinnitanud otsus | Jah, portaali juhise järgi |
| Muutub ainult e-post või kontaktandmed | Kontaktandmete muudatus ja e-posti kinnitus | Ei |
Esita muutmisavaldus e-Äriregistris
Logi portaali sobiva Eesti autentimisvahendiga, ava Minu töölaud ja vali ettevõte. Kui ettevõtet nimekirjas ei ole, kuid sul on muutmise õigus, otsi juriidiline isik registrikoodi järgi ja kinnita oma õigus. Seejärel vali Andmete muutmine ning ava avalduse Kontaktid jaotis.
Pane täpne aadress enne alustamist valmis. See peab vastama aadressiandmete süsteemile vähemalt hoone või asjakohase hooneosa täpsusega. Kui muudad samal ajal ettevõtte e-posti, saadetakse uude postkasti kinnituslink; ära jäta avaldust selle sammu taha ootele.
- Ava ettevõte ja alusta muutmiskande avaldust.
- Asenda Kontaktid jaotises juriidiline aadress ning kontrolli e-posti.
- Omavalitsuse muutumisel laadi üles uus põhikiri PDF-vormingus.
- Põhikirja muutmisel lisa osanike või muu pädeva organi otsus.
- Kontrolli esindusõigust ja kogu nõutud digiallkirjad.
- Tasu portaalis näidatud riigilõiv ning esita avaldus.
Kui osaühingul ei ole ühist esindusõigust või muud erireeglit, piisab RIKi juhendi järgi avaldusel vähemalt ühe juhatuse liikme digiallkirjast. Ühise esindusõiguse korral tuleb lähtuda registrikaardile kantud reeglist.
Lisa ainult see otsus, mida register vajab
Sama omavalitsuse sees kolimist ei ole mõtet muuta tarbetuks põhikirjaprojektiks. Teise omavalitsusse kolides valmista puhas põhikirja uus redaktsioon ja otsus, mis kinnitab üheselt uue asukoha ning põhikirja muudatuse. Dokumendi kuupäev, ettevõtte nimi ja registrikood peavad avaldusega kokku langema.
e-Äriregistrile esitatud dokumendid on avalikud. RIK lubab protokolli asemel esitada väljavõtte, milles on ainult avalduse aluseks olev otsus. Ära laadi üles tervet koosolekumaterjali koos ärisaladuste, isiklike märkmete või lisadega, mida registripidaja ei vaja.
| Enne allkirjastamist | Kontroll |
|---|---|
| Aadress | Kirjapilt, sihtnumber ja omavalitsus vastavad aadressiandmete süsteemile |
| Otsus | Õige ettevõte, kuupäev, pädev organ ja kinnitatud uus asukoht |
| Põhikiri | Uus linn või vald on puhtas PDF-is läbivalt õigesti märgitud |
| Avaldus | E-post on kinnitatud ja allkirjastajad vastavad esindusõigusele |
Pärast kannet vii igapäevased rekvisiidid uue aadressiga kokku
RIKi järgi kestab menetlus tavaliselt üks kuni viis tööpäeva, sõltuvalt avaldusest. Ära loe muudatust tehtuks ainult seetõttu, et avaldus sai allkirja. Salvesta esitamiskinnitus, jälgi menetlust ja laadi pärast kande tegemist alla värske registrikaart.
Seejärel uuenda aadress arve- ja lepingumallides, veebilehel, e-posti allkirjades, panga ja makseteenuse pakkuja profiilis, kindlustuses, tegevuslubadel ning oluliste klientide ja tarnijate andmetes. Korralda ka posti edasisuunamine. Kontrolli iga olulist süsteemi eraldi, sest kõik teenused ei võta registriandmeid automaatselt üle.
Säilita vana ja uue aadressi ülemineku kuupäev koos avalduse tõenditega. Nii on raamatupidajal ja tegevmeeskonnal üks lähtekoht, kui mõni arve või ametlik kiri saabub veel vanade andmetega.
Kõige rohkem raisatakse aega siis, kui otsus koostatakse enne omavalitsuse võrdlemist. Mina vaatan kõigepealt vana ja uue aadressi linna või valda. See näitab kohe, kas piisab lihtsast kontaktandmete muudatusest või tuleb muuta põhikirja.
Ettevõtte aadressi muutmine algab ühest küsimusest: kas linn või vald muutub? Kui ei, muuda aadress ja kinnita kontaktandmed. Kui jah, uuenda põhikiri, lisa otsus, tasu riigilõiv ning jälgi menetlust seni, kuni uus registrikaart on kättesaadav. Seotud teema: pangakonto pärast ettevõtte registreerimist Eestis.
Kui Accounting Resources pakub sinu ettevõttele juriidilist aadressi või raamatupidamist, anna kolimisest teada enne vana teenuse lõppu. Nii liiguvad register, posti käsitlemine ja dokumendid koos. Abi saamiseks kasuta kontaktivormi.