Auto kulud tunduvad lihtsad seni, kuni ühes kuus saavad kokku palk, käibemaks ja erisoodustus. Töötaja kasutab oma autot töösõitudeks, juhatuse liige sõidab tööandja autoga koju või ettevõte soovib väita, et sõiduautot kasutatakse ainult ettevõtluses. Kõigil juhtudel küsib raamatupidaja lõpuks sama asja: milline tõend on olemas?
Minu praktikas ei ole probleem tavaliselt autos. Probleem on puuduvas sõidupäevikus, hilises kinnituses või segases eristuses isikliku auto ja tööandja auto vahel. EMTA selgitab emta juhend isikliku sõiduauto hüvitise alusdokumentidest, et maksuvaba hüvitise jaoks peavad alusdokumendid olema korras enne maksmist, mitte aasta lõpus tagantjärele.
Alusta õigest auto kasutamise režiimist
Enne sõidupäeviku küsimist tuleb otsustada, millise maksuloogikaga tegeled. Isikliku sõiduauto hüvitis ei ole sama asi mis ettevõtte omandis või kasutuses olev tööandja sõiduauto. Dokumendid, risk ja raamatupidamise käsitlus on erinevad.
Isikliku auto hüvitise puhul kasutab inimene oma sõiduautot tööülesanneteks ning ettevõte hüvitab töösõidud. Tööandja sõiduauto puhul peab ettevõte näitama, kas vara kasutatakse ettevõtluses, erasõitudeks või mõlemaks.
| Olukord | Peamine dokument | Peamine risk |
|---|---|---|
| Isiklik auto töösõitudeks | Kirjalik otsus ja sõidupäevik | Maksuvaba hüvitis ei püsi, kui arvestus puudub |
| Tööandja sõiduauto ainult ettevõtluses | Kasutusreeglid, ligipääsukontroll ja vajadusel sõidupäevik | Erasõidu võimalus tekitab maksuriski |
| Tööandja autot kasutatakse erasõitudeks | Erisoodustuse kontroll ja TSD protsess | Sõidupäevik ei kaota maksuküsimust |
| Kasutus on segane | Kuu lõpu omaniku ülevaatus | Raamatupidaja saab kilomeetrid, aga mitte ärilist põhjendust |
Isikliku auto hüvitis vajab päris sõidupäevikut
Isikliku sõiduauto hüvitise jaoks peab tööandjal olema kirjalik otsus, käskkiri või korraldus. Seal peaks olema hüvitist saava inimese andmed, hüvitise suurus ja sõidu kuupäev või periood. Samuti tuleb hoida tõendit, et inimesel oli õigus seda autot kasutada.
Maksuvaba hüvitise alus on sõidupäevik. Seal peavad olema auto kasutaja andmed, sõiduauto registrimärk, odomeetri alg- ja lõppnäit iga töösõidu kohta, sõidu kuupäev ja eesmärk. Vorm võib olla paberil või elektrooniline, kuid sisu peab olema kontrollitav.
- Kinnita hüvitise alus enne maksmist, mitte pärast aastaaruande koostamist.
- Kirjuta eraldi iga töösõit, mitte üks üldine kuusumma.
- Sõidu eesmärk peab olema hiljem arusaadav ka inimesele, kes seda reisi ei mäleta.
- Tulevasi sõite ei hüvitata maksuvabalt ette.
EMTA juhend maksuvaba autohüvitise piirmääradest järgi saab 2026. aastal maksuvabalt hüvitada kuni 0,50 eurot kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui 550 eurot ühes kalendrikuus tehtud sõitude eest.
Tööandja sõiduauto sõidupäevik täidab teist ülesannet
Tööandja sõiduauto puhul ei ole sõidupäevik vahend, millega erasõite maksuvabalt hüvitada. EMTA juhend ütleb, et erasõite ei ole võimalik arvestuse alusel hüvitada. Sõidupäevik võib olla kasulik siis, kui ettevõte tahab tõendada, et sõiduautot kasutatakse ainult ettevõtluses ja töösõitudeks.
See vahe on oluline. Kui ettevõte suudab tõendada ainult ettevõtluses kasutamist, siis erisoodustust ei teki. Kui erasõit on lubatud või seda ei saa praktiliselt välistada, tuleb kuu lõpus teha eraldi erisoodustuse ja TSD kontroll.
| Kontrollpunkt | Mida dokumenteerida | Omaniku küsimus |
|---|---|---|
| Ainult ettevõtluses kasutamine | Kes pääseb autole ligi ja kus autot hoitakse | Kas autot saaks tegelikult erasõiduks kasutada? |
| Sõidu tõend | Äriline eesmärk, kasutaja ja marsruudi loogika | Kas see kannatab hilisema EMTA kontrolli? |
| Erasõidu luba | Sisekord ja igakuine maksukontroll | Kas erisoodustus deklareeriti õiges kuus? |
| Käibemaksu positsioon | Ettevõtluses kasutamise tõend | Kas 100% sisendkäibemaks on päriselt kaitstav? |
Kuu lõpu kontroll enne palka ja käibemaksu
Sõidupäevikut tuleb kontrollida enne palga ja käibemaksu sulgemist. Kui autode fail jõuab raamatupidajani pärast TSD või KMD esitamist, võivad tekkida parandused ka siis, kui töösõidud ise olid täiesti põhjendatud.
Soovitan väikest kuupõhist kontrolli, mitte aasta lõpu koristust. Omanik või operatiivne vastutaja kinnitab auto kasutamise režiimi, hüvitise perioodi, puuduolevad sõidud ja kõik erasõidu signaalid enne, kui raamatupidaja kuu sulgeb.
- Eralda isikliku auto hüvitis tööandja sõiduauto kasutusest.
- Kontrolli iga hüvitatava sõidu kuupäeva, eesmärki, marsruudi loogikat ja odomeetri näitu.
- Kontrolli enne maksmist 0,50 eurot/km ja 550 eurot kuus piirmäära.
- Märgi tööandja auto erasõit enne TSD esitamist.
- Hoia otsus, sõidupäevik ja väljamakse tõend ühes kuu raamatupidamise kaustas.
See on väike kontroll, aga hoiab ära tüüpilise probleemi: omanik maksab hüvitise ära ja alles hiljem selgub, et raamatupidaja ei saa seda maksuvabalt kaitsta.
Ära anna raamatupidajale ülesannet pärast makset sõidupäevik korda teha. Kui sõidu eesmärk, odomeetri näidud ja kinnitus on kuu lõpus puudu, võib turvalisem käsitlus olla maksustatav väljamakse, mitte paberil parandatud lugu. Seotud teema: Kuu lõpu ülevaatus.
Sõidupäevik ei ole maagiline maksudokument. See töötab siis, kui ettevõte valib kõigepealt õige auto kasutamise režiimi, kirjeldab päris töösõite, hoiab piirmäärad kontrolli all ja sulgeb tõendid enne palga ning käibemaksu esitamist. Vaata ka: maksuoptimeerimise strateegiad startuppidele Eestis.
Kui sinu ettevõttes on autohüvitised või tööandja sõiduauto kasutus, võrdle protsessi meie raamatupidamisteenuse töökorraldusega või kirjuta Accounting Resources kontaktivormi kaudu enne järgmist palgakuud.
Allikad selles juhendis
- EMTA juhend isikliku sõiduauto hüvitise alusdokumentidest
- EMTA juhend maksuvaba autohüvitise piirmääradest
- EMTA juhend tööandja sõiduauto sõidupäevikust
- EMTA juhend sõiduauto kasutamisest ainult ettevõtluses
- EMTA erisoodustuste käsiraamat
- Riigi Teataja määrus isikliku sõiduauto arvestuse ja hüvitise kohta