Koolituse arve võib tunduda tavakuluna, kuni raamatupidaja küsib, miks ettevõte selle tasus. Vastusest sõltub, kas kulu läheb tavapäraste tegevuskulude hulka, kas sisendkäibemaksu saab maha arvata, kas koolituse aeg kuulub tööaja arvestusse ja kas makse tuleb deklareerida erisoodustusena. Kursuse pealkiri üksi neid küsimusi ei lahenda.
Üle 15 aasta Eesti raamatupidamispraktikas olen näinud, et vaidlus algab sageli enne arve saabumist: juht kinnitab kasulikuna tunduva koolituse, kuid seost ametikohaga ei jää kuhugi kirja. Allpool annan otsusele konkreetse raami ja arvutan, kui palju maksab ettevõttele 2000 euro suurune isiklik koolitus, mida ei saa ettevõtlusega siduda.
Alusta tööandja vajadusest, mitte kursuse nimest
EMTA juhend tööandja tasutud koolituskulude kohta selgitab, et töötaja igapäevaste tööülesannete täitmist parandav koolitus on üldjuhul ettevõtlusega seotud kulu. tulumaksuseaduse § 48 järgi ei ole kvalifitseeruvas töö- või juhtimissuhtes isiku ülesannetega otseselt seotud tasemeõppe või täienduskoolituse kulu erisoodustus.
Kirjelda vajadust töö keeles: millist praegust ülesannet, litsentsi, klienditeenust või peagi lisanduvat vastutust õpe toetab, kes selle kinnitas ja kuidas tulemust kasutatakse. Märge „eneseareng” on nõrk. Märge „palgaarvestaja vajab koolitust septembris rakendatava aruandlusvoo seadistamiseks” annab kontrollitava põhjuse.
| Olukord | Tõenäoline lähtekoht | Oluline tõend |
|---|---|---|
| Kohustuslik ohutus- või ametikoolitus | Tööandja ettevõtluskulu | Nõue ja osalemise tõend |
| Praeguste või kavandatud ülesannete kursus | Võib olla maksuvaba | Kirjalik seos tööga ja õppekava |
| Töövajaduseta tasemeõpe | Võimalik erisoodustus | Kelle huvi ja miks ettevõte maksab |
| Koolitus käsundisaajale või tulevasele töötajale | Eraldi maksuanalüüs | Kehtiv suhe maksmise ajal |
Kontrolli õppijat, õppekava ja kõrvalkulusid eraldi
EMTA juhendi järgi saab tööülesannetega otseselt seotud tasemeõppe kulu katta maksuvabalt töölepingu alusel töötavale inimesele, ametnikule, juriidilise isiku juhatuse liikmele ja teatud püsiva tegevuskoha tegevjuhile. Sama erand ei laiene nõukogu liikmele, töövõtjale, käsundisaajale ega teenust osutavale FIE-le. Tulevase töötaja puhul ei piisa allkirjastatud lepingust, kui töö pole alanud.
Täienduskoolitus on täiskasvanute koolituse seaduse mõttes õppekava alusel toimuv eesmärgistatud õpe. Õppekavata infopäev võib siiski olla vajalik ettevõtluskulu, kuid siis tuleb seos tõendada üldreegli järgi. Tasemeõppe sõit ja majutus vajavad oma alust: EMTA rõhutab, et tasemeõppe maksuvabastus katab otsese õppemaksu, mitte automaatselt kõiki kaasnevaid kulusid.
- Säilita koolitaja õppekava, õpiväljundid, kuupäevad ja arve.
- Märgi õppija ametikoht ning ülesanded, mida koolitus toetab.
- Kinnita õppemaks, sõit, majutus ja õppepuhkus eraldi ridadena.
- Kontrolli, et vajalik töö- või juhtimissuhe kehtib juba makse ajal.
Arvutusnäide: 2000 eurot isikliku huvi kursuse eest
Oletame, et tööandja tasub 2000 eurot kursuse eest, mis vastab töötaja isiklikule huvile, kuid ei ole seotud tema praeguste ega kavandatud ülesannetega. Puuduvat ettevõtlusseost ei paranda see, kui arvele kirjutatakse „personali arendamine”. EMTA TSD juhendi järgi on erisoodustuse hinnaks töötaja eest tasutud summa.
Tulumaks on 564,10 eurot: 2000 × 22/78. Sotsiaalmaks on 846,15 eurot: 33% summalt 2564,10 eurot. Ettevõte maksab seega 1410,25 eurot makse ning tema rahaline kogukulu on 3410,25 eurot. Erisoodustus deklareeritakse TSD lisal 4 koolituskulude koodiga 4110 järgmise kuu 10. kuupäevaks.
| Arvutus | Summa |
|---|---|
| Töötaja eest tasutud kursus | 2000,00 eurot |
| Tulumaks: 2000 × 22/78 | 564,10 eurot |
| Sotsiaalmaks: 2564,10 × 33% | 846,15 eurot |
| Tööandja maksud | 1410,25 eurot |
| Tööandja rahaline kogukulu | 3410,25 eurot |
Sisendkäibemaksu ei saa maha arvata pelgalt seepärast, et arve maksis ettevõte. EMTA erisoodustuse ja sisendkäibemaksu juhend seob mahaarvamise maksustatava ettevõtlusega ja välistab töötaja isiklikud kulud. Äriline täienduskoolitus võib olla käibemaksuga, tasemeõpe aga maksuvaba käive; loe arvet ning otsusta tulumaks ja käibemaks eraldi.
Koolituse tööaeg ja kulude kokkulepe on eri küsimused
Tööelu juhend koolituskulude hüvitamise kokkuleppe kohta järgi on tööandja korraldatud tööalane koolitus tööaeg. Tööandja kannab mõistliku koolituskulu, maksab koolituse ajal keskmist töötasu ning järgib töö- ja puhkeaja piiranguid. Kohustusliku kursuse panemine vabale päevale võib seega tekitada ületunnitöö.
Koolituskulude hüvitamise kokkulepe ei ole maksuvabastus ega võimalus panna tööandja tavapärane koolituskohustus töötajale. Seda saab kasutada tavakohustust ületavate suurte lisakulude puhul. Kokkulepe peab olema kirjalik, nimetama koolituse ja kulud, määrama proportsionaalse kuni kolmeaastase siduvusaja ning alaealisega sellist kehtivat kokkulepet sõlmida ei saa.
- Liigita õpe tööandja kohustuslikuks koolituseks, tööga seotud arenguks või peamiselt isiklikuks õppeks.
- Kinnita kulu, aeg, sõit ja võimalikud tagasimakse tingimused enne registreerimist.
- Lisa tööandja suunatud koolitustunnid tööaja arvestusse ja palgakontrolli.
- Töösuhte lõppemisel arvuta kehtiv tagasimakse ainult siduvusaja järelejäänud osa eest.
Sulge kuu ühe põhjendatud maksukäsitlusega
Raamatupidamisele ei piisa arvest. Seo tehinguga õppekava, kinnitus, ametikoha seos, osaleja nimi, osalemise tõend, käibemaksuotsus ja võimalik hüvitamiskokkulepe. Kui töötaja maksis esmalt ise, lisa ka maksetõend ja kuluaruanne. Toimik peab käsitlust selgitama ilma kuude pärast kirju otsimata.
Maksustatav isiklik koolitus läheb TSD lisale 4. Tulumaksuseaduse § 48 lg 4 p 10 alusel maksuvabalt kaetud tasemeõppe õppemaks deklareeritakse INF 14 II osas järgmise aasta 1. veebruariks; vt EMTA info INF 14 deklaratsiooni kohta. Tavaline tööalane kursus ei muutu INF 14 reaks üksnes sõna „koolitus” tõttu. Hoia maksuvaba ettevõtluskoolitus, maksustatav hüve ja mahaarvatav käibemaks eri kontodel.
Enne koolituse kinnitamist palun juhil kirjutada ühe lause, mis seob õppekava päris tööülesandega, ja ühe lause, kuidas tulemust kasutatakse. Kui neid lauseid ei saa kirja panna, pole maksukäsitlus veel valmis.
Põhjendatud koolitusmaksel on selge eesmärk, õige saaja, õppekava ja ametikoha tõend ning eraldi otsused tööaja, tulumaksu ja käibemaksu kohta. Tee need otsused enne makset; raamatupidamine peab tulemuse kirjendama, mitte ettevõtlusseost tagantjärele leiutama.
Enne tasemeõppe, sertifikaadi või suure kursuse rahastamist kooskõlasta otsus raamatupidamise ja palgaarvestusega. Võta AccResiga ühendust, et kontrollida dokumendid ja deklareerimise tee enne arve tasumist.