Если годовой отчёт каждый год превращается в июньский аврал, причина почти всегда одна: закрытие года откладывают до последнего. В Эстонии это особенно болезненно — отчёт публичный, сроки жёсткие, а банк или партнёры могут спросить, почему в балансе появились «странные» строки.
Хорошая новость: чтобы подготовка к подаче стала спокойной и предсказуемой, не нужно «делать больше бухгалтерии». Нужно сделать несколько правильных вещей в январе: собрать документы, выполнить ключевые сверки и закрыть спорные операции, пока всё ещё свежо.
На практике перед подачей лучше сверять ключевые шаги с Руководство EMTA по подоходному и социальным налогам и Закон о бухгалтерском учёте (RPS).
Сразу после закрытия года сделайте три базовые сверки: банк, займы/взаиморасчёты с собственником и дебиторка/кредиторка. Когда эти цифры сходятся в январе, годовой отчёт дальше собирается быстро и без нервов.
Ниже — практический план, который подходит большинству OÜ: что собрать после конца года, какие сверки сделать в первую очередь и как организовать процесс, если вы не бухгалтер.
Почему аврал случается в июне
Когда документы и сверки не собраны заранее, годовой отчёт превращается в расследование. Обычно это выглядит так:
- по банку «не сходится» остаток на 31.12, и вы ищете потерянные операции;
- взаиморасчёты с собственником есть, но нет логики и документов;
- в декабре были услуги/подписки, но счета пришли позже и «повисли»;
- предоплаты попали в расходы, а потом это приходится раскручивать;
- в e‑Äriregister всё готово, но кто-то внезапно «не может подписать».
Поэтому самый рабочий подход — закрыть год «по свежим следам»: в январе собрать базовые документы и ответы на вопросы, чтобы весной отчёт уже просто оформлялся и проверялся.
Что собрать после закрытия года: 7 блоков документов и сверок
Думайте об этом как о «папке года». Она может быть в облаке, на диске или в бухгалтерской системе — важно, чтобы всё лежало в одном месте и не собиралось из переписки в июне.
- Банк: выписки за декабрь и остаток на 31.12 (по всем счетам и платёжным сервисам).
- Продажи: инвойсы/акты за год и список неоплаченных на конец года.
- Расходы: счета декабря, акты услуг, регулярные подписки (особенно где списание по карте).
- Предоплаты и депозиты: список предоплат с пояснением, «за что» и на какой период.
- Займы и расчёты с собственником: договоры, таблица движения, сверка остатка на 31.12.
- Персонал и правление: начисления, налоги, компенсации, подтверждающие документы.
- Активы: реестр основных средств, амортизация, списания/продажи.
Если операций немного, часть блоков будет короткой. Важно не количество файлов, а то, чтобы по каждой существенной строке баланса была логика и документы.
Три сверки, которые спасают от большинства ошибок
Эти три сверки лучше сделать в январе — они сразу показывают, где «дыра» и что нужно исправить до подготовки отчёта:
- банк ↔ учёт (сальдо на 31.12 должно совпадать);
- дебиторка ↔ клиенты (что реально должны);
- кредиторка ↔ поставщики (что реально должны вы).
Когда эти сверки сходятся, дальше остаётся «сборка»: заполнить формы в e‑Äriregister и спокойно проверить lisad (примечания).
Четыре вещи, которые чаще всего «всплывают» в последний момент
Даже в аккуратных компаниях обычно находятся 3–4 зоны, которые забыли закрыть по ходу года. Чаще всего это:
- счета подрядчиков «в пути» за декабрь;
- подписки/сервисы, которые списались без счета;
- предоплаты, которые ошибочно попали в расходы;
- займы/взаимозачёты без таблицы движения и понятного объяснения.
Поймайте это в январе — и в июне не придётся «спасать» дедлайн.
Тайминг: как распределить работу с января по подачу
Примерный календарь, который работает у большинства OÜ (без аудита):
- 1–10 января: собрать документы и сделать первичные сверки (банк, займы, дебиторка/кредиторка).
- до конца января: закрыть вопросы и исправления в учёте.
- февраль–апрель: подготовка годового отчёта и lisad, согласование спорных мест.
- май: финальная проверка и PDF‑превью.
- июнь: подпись и подача в e‑Äriregister.
Если у вас аудит/обзор или сложные операции (группа компаний, много связанных сторон), добавьте буфер времени и подключайте специалистов заранее.
Быстрый чек‑лист готовности к подаче годового отчёта
- Документы за год собраны и лежат в понятной структуре.
- Ключевые сверки сходятся (банк, займы, дебиторка/кредиторка).
- Спорные операции разобраны (займы, расходы собственника, предоплаты).
- Права доступа и сценарий подписи в e‑Äriregister проверены.
См. также на blog.accres.eu
Если хотите сверить формальные требования и инструкции с первоисточником — вот официальные ссылки.
Как мы можем помочь
Если хотите закрыть вопрос быстро и без переподач: мы проверим данные, подготовим/заполним отчёт в e‑Äriregister, подскажем по документам и доведём до подачи. Свяжитесь с нами.
А теперь — несколько практических приёмов, которые помогают сделать процесс «самоходным» и не зависеть от вдохновения в июне.
Если вы не бухгалтер: как организовать сбор документов
Самый простой способ — одна таблица (Google Sheets/Excel) и одна папка «Год 20XX». В таблице сделайте колонки:
- раздел (банк/продажи/расходы/займы…),
- что нужно (выписка, договор, акт),
- где лежит (ссылка на папку),
- ответственный,
- статус (OK/в работе/вопрос).
Так закрытие года превращается в управляемый процесс: вы видите, что уже готово, а где нужен ваш ответ.
«Список вопросов» от бухгалтера — самый полезный документ
Попросите бухгалтера составить список из 10–20 вопросов по спорным зонам. Например:
- есть ли займы без договора?
- есть ли расходы без первички?
- есть ли существенная дебиторка с риском неплатежа?
- есть ли операции конца года, которые относятся к следующему периоду?
Вы отвечаете на вопросы один раз — и дальше отчёт собирается без «пинг‑понга» и уточнений в мессенджере.
Мини‑контроль по НДС (если вы плательщик)
Даже если годовой отчёт подаётся в коммерческий регистр, ошибки в закрытии года часто связаны с НДС (VAT):
- неверная дата признания;
- неправильно учтён импорт услуг;
- отсутствуют документы по зарубежным счетам.
Практика: добавьте в «папку года» отдельный файл со списком операций с НДС‑риском (крупные закупки, зарубежные сервисы, импорт/экспорт услуг). Так вы не вспоминаете об этом в последний момент.
Если операций мало или год «нулевой»
Даже если операций немного (или почти нет), подготовка к подаче всё равно нужна — просто она будет короткой. Принцип тот же:
- банк должен сходиться,
- займы/взаиморасчёты понятны,
- предоплаты не потеряны.
Если год действительно «нулевой», держите под рукой подтверждение банка и короткое пояснение. Это поможет и при подаче, и при вопросах со стороны банка. См. также: Нулевой отчёт.
FAQ
Зачем всё это, если бухгалтер всё равно сделает?
Потому что бухгалтер не может угадывать. Когда документы и ответы собраны заранее, отчёт собирается быстрее, стоит дешевле и почти не требует «вспоминать», что было в декабре.
Что делать, если не хватает документов по декабрю?
Зафиксируйте список «чего нет» и дедлайн, когда это будет. Часто проблему решает простой процесс: кто отвечает за документы и где они должны лежать (а не «скину позже»).
Как хранить «архив года», чтобы не искать документы
Один раз настроенная структура папок экономит часы каждый год. Например так:
- 00_Admin (решения, договоры, лицензии)
- 01_Bank (выписки, остатки)
- 02_Sales (инвойсы, акты, платежи)
- 03_Expenses (счета, чеки, подписки)
- 04_Loans (договоры займов, таблица движения)
- 05_Assets (реестр ОС, амортизация)
- 06_Taxes (выгрузки деклараций, сверки)
- 07_Annual_Report (черновики, PDF‑превью, финал)
Это выглядит скучно, но в июне вы будете благодарны себе за порядок.
Что именно отдать бухгалтеру (и в каком виде)
Чтобы бухгалтер не собирал годовой отчёт из разрозненных сообщений, лучше подготовить всё «одним пакетом»:
- выписки по всем счетам (в т.ч. платежные сервисы), лучше в одном архиве;
- список «необычных» операций года (крупные покупки, займы, возвраты);
- список дебиторов/кредиторов, если ведёте вручную;
- решения участников (если были важные изменения);
- подтверждения по активам (покупка/продажа техники).
Чем меньше «точечных» сообщений в мессенджере, тем меньше ошибок и тем быстрее финализация.
Согласование сроков: простая договорённость
Сроки лучше проговорить и зафиксировать заранее. Например так:
- до 31 января: клиент передаёт документы и отвечает на вопросы;
- до 31 марта: бухгалтер готовит черновик годового отчёта;
- до 15 мая: финальная проверка и правки;
- до 30 июня: подпись и подача.
Когда сроки зафиксированы, исчезает «вечная проблема» — когда все внезапно вспоминают про отчёт в июне.
Итог: если вы сделаете январское закрытие года привычкой, годовой отчёт перестанет быть стрессом: вы просто повторяете понятный процесс, уверены в цифрах и спокойно доходите до подачи. Это именно то, что мы помогаем внедрять у клиентов.
Часто задаваемые вопросы
Эти требования применимы ко всем OÜ?
В большинстве случаев да, но точный объём зависит от оборота, типа операций и сложности отчётности.
Какой самый частый практический риск?
Обычно это неполные документы и поздние подтверждения, из-за чего появляются доработки и риск срыва сроков.
Когда стоит подключать бухгалтера?
Лучше всего до ключевых сроков подачи и при любом существенном изменении модели операций.