Si cada año tu informe anual se convierte en una carrera en junio, casi siempre hay una razón: el cierre del ejercicio se pospone hasta el último momento. En Estonia esto duele más: el informe es público, los plazos son estrictos y el banco o un partner pueden preguntar por líneas “raras” en el balance.
La buena noticia: no necesitas “hacer más contabilidad”. Necesitas hacer unas pocas cosas correctas a tiempo: reunir documentos, hacer conciliaciones clave y resolver transacciones dudosas cuando la información todavía está fresca.
En la práctica, antes de presentar, conviene contrastar los pasos con Guía de EMTA sobre impuestos de renta y sociales y Ley de Contabilidad (RPS).
Justo después del cierre, haz tres conciliaciones básicas: banco, préstamos/liquidaciones con el socio y cuentas por cobrar/pagar. Si eso cuadra en enero, el informe anual se prepara rápido y sin estrés.
Abajo tienes un plan práctico que funciona para la mayoría de OÜ: qué recopilar tras el cierre, qué conciliaciones hacer primero y cómo organizar el proceso si no eres contable.
Por qué aparece el estrés en junio
Si no hay documentos y conciliaciones desde el inicio, el informe anual se convierte en una investigación. Suele verse así:
- el saldo del banco a 31.12 no cuadra y se buscan movimientos perdidos;
- hay cuentas con el socio, pero sin lógica ni documentos;
- servicios de diciembre se consumieron, pero las facturas llegaron después y “se quedan colgando”;
- anticipos se contabilizaron como gasto y luego hay que deshacer;
- todo está listo en e‑Äriregister, pero alguien “de repente no puede firmar”.
La forma más fiable es cerrar el año “con la información fresca”: resolver lo básico en enero para que primavera sea redacción y revisión, no rescate de un plazo.
Qué recopilar tras el cierre: 7 bloques de documentos y conciliaciones
Piénsalo como tu “carpeta del año”. Puede estar en la nube, en un drive o dentro de tu software; lo importante es que todo esté en un sitio y no disperso en chats.
- Banco: extractos de diciembre y saldo de cierre a 31.12 (todas las cuentas y servicios de pago).
- Ventas: facturas/actas del año y lista de facturas pendientes al cierre.
- Gastos: facturas de diciembre, actas de servicios, suscripciones (especialmente cargos de tarjeta).
- Anticipos y depósitos: lista de anticipos con su motivo y periodo.
- Préstamos de socios y cuentas con el propietario: contratos, tabla de movimientos, conciliación a 31.12.
- Nómina y consejo: devengos, impuestos, reembolsos, documentos de soporte.
- Activos: registro de inmovilizado, amortización, bajas/ventas.
Si hay pocas operaciones, algunos bloques serán pequeños. El objetivo no es el número de archivos: es que cada línea material del balance tenga lógica y documentos.
Tres conciliaciones que evitan la mayoría de errores
Hazlas en enero: muestran inmediatamente dónde está el “agujero” y qué hay que arreglar antes de preparar el informe:
- banco ↔ contabilidad (el saldo a 31.12 debe coincidir);
- cuentas por cobrar ↔ clientes (lo que realmente te deben);
- cuentas por pagar ↔ proveedores (lo que realmente debes).
Cuando estas conciliaciones cuadran, el resto es “montaje”: rellenar formularios en e‑Äriregister y revisar con calma las notas (lisad).
Cuatro cosas que suelen aparecer en el último momento
Incluso en empresas ordenadas, hay 3–4 áreas que se quedan sin cerrar durante el año. Lo más frecuente:
- facturas de proveedores “en camino” por diciembre;
- suscripciones/servicios cobrados sin factura;
- anticipos que se metieron por error como gasto;
- préstamos/compensaciones sin tabla de movimientos ni explicación clara.
Si lo detectas en enero, en junio no tendrás que “salvar” el plazo.
Calendario: cómo repartir el trabajo desde enero hasta la presentación
Un calendario aproximado que funciona para la mayoría de OÜ (sin auditoría):
- 1–10 de enero: recopilar documentos y hacer conciliaciones iniciales (banco, préstamos, cuentas por cobrar/pagar).
- hasta fin de enero: cerrar preguntas y corregir contabilidad.
- febrero–abril: preparar el informe anual y lisad, alinear temas sensibles.
- mayo: revisión final y vista previa PDF.
- junio: firma y presentación en e‑Äriregister.
Si hay auditoría/revisión o transacciones complejas (grupo, muchas partes vinculadas), añade margen y trae especialistas antes.
Checklist rápido de preparación para presentar el informe anual
- Los documentos del año están reunidos en una estructura clara.
- Las conciliaciones clave cuadran (banco, préstamos, cuentas por cobrar/pagar).
- Las transacciones dudosas están resueltas (préstamos, gastos del socio, anticipos).
- Los permisos y el escenario de firma en e‑Äriregister están comprobados.
Ver también en blog.accres.eu
Si quieres contrastar requisitos e instrucciones con fuentes primarias, aquí van enlaces oficiales.
Cómo podemos ayudar
Si quieres cerrar esto rápido y sin volver a presentar: revisamos las cifras, preparamos y presentamos el informe en e‑Äriregister, te orientamos con la documentación y lo llevamos hasta la presentación final. Contáctanos.
Y ahora: unas técnicas prácticas para que el proceso sea “automático” y no dependa de inspiración en junio.
Si no eres contable: cómo organizar la recopilación
La forma más simple es una hoja (Google Sheets/Excel) y una carpeta “Año 20XX”. En la hoja crea columnas:
- sección (banco/ventas/gastos/préstamos…),
- qué hace falta (extracto, contrato, acta),
- dónde está (enlace a carpeta),
- responsable,
- estado (OK / en proceso / pregunta).
Así el cierre se convierte en un proceso gestionable: ves qué está listo y dónde falta tu respuesta.
La “lista de preguntas” del contable es el documento más útil
Pide al contable una lista de 10–20 preguntas sobre zonas sensibles. Por ejemplo:
- ¿hay préstamos sin contrato?
- ¿hay gastos sin documento fuente?
- ¿hay cuentas a cobrar materiales con riesgo de impago?
- ¿hay operaciones de fin de año que pertenecen al periodo siguiente?
Respondes una vez y el informe se prepara sin “ping‑pong” en mensajería.
Mini control de IVA (si estás registrado)
Aunque el informe anual se presenta al registro, los errores de cierre a menudo están ligados al IVA:
- fecha de reconocimiento incorrecta;
- importación de servicios contabilizada mal;
- falta de documentos de facturas extranjeras.
Consejo: añade en tu “carpeta del año” un archivo separado con operaciones de riesgo de IVA (compras grandes, servicios extranjeros, import/export de servicios). Así no lo recuerdas al final.
Si hubo pocas operaciones o el año fue “cero”
Incluso con baja actividad (o casi ninguna), hay que prepararse; solo será más corto. Principios:
- el banco debe cuadrar,
- préstamos/cuentas con el socio deben ser claros,
- anticipos no se deben perder.
Si el año fue realmente “cero”, ten listo un justificante bancario y una explicación breve. Ayuda al presentar y cuando el banco pregunta. Ver también: Informe anual sin actividad.
Preguntas frecuentes
¿Por qué hacer esto si el contable lo hará igual?
Porque el contable no puede adivinar. Cuando documentos y respuestas están listos, el informe es más rápido, más barato y no requiere “recordar qué pasó en diciembre”.
¿Qué pasa si faltan documentos de diciembre?
Anota qué falta y la fecha en la que estará disponible. La mayoría de problemas se resuelven con proceso: quién es responsable y dónde se guardan los documentos (no “ya lo enviaré”).
Cómo guardar un “archivo del año” para no buscar documentos
Una estructura de carpetas definida una vez ahorra horas cada año. Por ejemplo:
- 00_Admin (decisiones, contratos, licencias)
- 01_Banco (extractos, saldos)
- 02_Ventas (facturas, actas, cobros)
- 03_Gastos (facturas, tickets, suscripciones)
- 04_Préstamos (contratos, tabla de movimientos)
- 05_Activos (registro, amortización)
- 06_Impuestos (exportaciones, conciliaciones)
- 07_Informe_Anual (borradores, vista PDF, final)
Suena aburrido, pero en junio agradecerás el orden.
Qué entregar al contable (y en qué formato)
Para que el contable no monte el informe anual a partir de mensajes dispersos, prepara todo como “un paquete”:
- extractos de todas las cuentas (incluyendo servicios de pago), idealmente en un solo archivo;
- lista de transacciones “inusuales” (compras grandes, préstamos, devoluciones);
- lista de cuentas por cobrar/pagar si la llevas manualmente;
- decisiones de socios (si hubo cambios importantes);
- confirmaciones de activos (compra/venta de equipo).
Cuantos menos mensajes sueltos, menos errores y más rápida la finalización.
Alinear plazos: un acuerdo simple
Los plazos se discuten y se fijan mejor por adelantado. Por ejemplo:
- hasta el 31 de enero: el cliente aporta documentos y responde preguntas;
- hasta el 31 de marzo: el contable prepara el borrador del informe anual;
- hasta el 15 de mayo: revisión final y ajustes;
- hasta el 30 de junio: firma y presentación.
Con plazos acordados, desaparece el problema “eterno” de acordarse del informe en junio.
En resumen: si conviertes enero en tu hábito de cierre, el informe anual deja de ser estresante. Repites un proceso claro, confías en tus números y llegas a la presentación con calma. Eso es exactamente lo que ayudamos a implementar.
Preguntas frecuentes
¿Estos requisitos aplican a todas las OÜ?
En la mayoría de casos sí, pero el alcance exacto depende del volumen, las transacciones y la complejidad del reporte.
¿Cuál es el riesgo práctico principal?
Normalmente la documentación incompleta y las confirmaciones tardías, porque generan retrabajo y presión en plazos.
¿Cuándo conviene involucrar al contador?
Idealmente antes de fechas clave de presentación y siempre que cambie de forma relevante el modelo de operaciones. Ver también: informe de gestión.