Una empresa estonia factura mercancía a un comprador del Reino Unido con IVA al 0%. La dirección británica no demuestra, por sí sola, que los bienes hayan salido de la Unión Europea. Para justificar el tipo, la contabilidad debe relacionar la venta con un envío concreto y su salida. El justificante del transportista, la declaración aduanera y la factura pueden contener piezas distintas de esa historia. Deben describir la misma mercancía y cantidades compatibles.
Soy Dmitri Schmidt, contable certificado y director de AccRes. Durante más de 15 años de trabajo contable en Estonia he aprendido a empezar por la ruta física y después revisar la factura. Aquí sigo una operación sencilla hasta la KMD, explico qué conservar y qué hacer si un documento llega tarde. El ejemplo trata de mercancía ordinaria exportada desde Estonia; las prestaciones de servicios y los regímenes aduaneros especiales requieren otro análisis.
Compruebe el destino real de la mercancía
Según EMTA, una exportación admisible de bienes suele ser una operación sujeta al tipo del 0%. La dirección del cliente fuera de la UE no sustituye la salida de la mercancía. Si permanece en Estonia o solo viaja a otro Estado miembro, hay que analizar la venta con reglas de IVA diferentes.
Antes de facturar, aclare quién organiza el transporte, quién realiza los trámites aduaneros, dónde se entrega la mercancía y cómo recibirá el vendedor la prueba de salida. La guía aduanera de EMTA explica el procedimiento de exportación y la comprobación del código arancelario y de posibles restricciones. Una cadena de ventas o un régimen especial exige identificar cada tramo por separado.
El término de entrega distribuye tareas comerciales, pero EMTA no exige uno concreto como requisito adicional de una exportación probada.
Una la factura y el envío en el mismo expediente
EMTA cita como posibles pruebas la declaración aduanera de exportación, los albaranes, el contrato, la factura y los documentos de transporte. No es una lista cerrada. El conjunto debe demostrar la salida de la UE y la entrega de los bienes. Compare número de factura, descripción, cantidades, destinatario y referencias de transporte. Si el transitario conserva la documentación aduanera, acuerde su entrega al vendedor.
Imagine 40 piezas de equipo vendidas por 4.800 euros. El pedido, el albarán de 40 unidades, el registro del transportista y la prueba aduanera de salida deben corresponder al mismo envío. Guárdelos bajo una referencia común. Un ingreso bancario demuestra el pago, no la exportación; una captura de seguimiento sin vínculo con la factura tampoco resuelve la cuestión.
Pida los documentos que falten mientras el transportista aún puede localizar el envío con facilidad.
Declare 4.800 euros en las casillas 3 y 3.2
Supongamos que los bienes del ejemplo son una exportación ordinaria y hay pruebas de salida. EMTA indica que el valor de la exportación se declara en las casillas 3 y 3.2 de la KMD. Los 4.800 euros aparecen en la 3 como parte de las ventas al 0% y en la 3.2 como desglose de exportaciones. No son dos ventas distintas. La factura no añade IVA estonio repercutido.
Esta exportación a un tercer país no se incluye en el informe VD por el mero hecho de ser una venta exterior: VD corresponde a determinadas operaciones intracomunitarias. El IVA soportado en bienes y servicios adquiridos para una exportación gravada al 0% puede ser deducible si se cumplen las condiciones generales. Revise por separado esas facturas de compra.
| Documento o casilla | Importe | Función |
|---|---|---|
| Factura de venta | 4.800 euros + IVA 0% | Mercancía exportada |
| KMD 3 | 4.800 euros | Ventas totales al 0% |
| KMD 3.2 | 4.800 euros | Exportación incluida en la casilla 3 |
| VD | Sin asiento por esta venta | VD recoge operaciones pertinentes dentro de la UE |
Si el pedido se despacha en varias partidas, concilie cada salida con el valor declarado.
Aclare los documentos tardíos o contradictorios
La copia de un documento aduanero puede llegar después de la factura. EMTA aclara que el momento de recibir esa copia, el tiempo de almacenamiento en Estonia y el término de entrega no son condiciones adicionales autónomas para calificar la venta como exportación. Aun así, el vendedor debe poder probarla: anote qué falta y solicite los datos que cierren la cadena.
Si la factura menciona 40 unidades y el documento de transporte solo 32, no presuma que se exportaron las 40. Averigüe si ocho quedaron en Estonia, salieron en otro envío o se devolvieron. Rectifique factura o declaración según los hechos. Si el comprador recoge por sí mismo la mercancía, acuerde desde el principio cómo obtendrá el vendedor pruebas fiables de la salida.
Conserve también la explicación de por qué se aplicó el 0% en ese periodo de la KMD.
Cuando el comprador recoge la mercancía, no considero suficiente su dirección extranjera. Primero pido una prueba que conecte los bienes facturados con la salida efectiva y la entrega.
Para una exportación ordinaria, establezca la ruta y una factura con pruebas de aduana y transporte. Los 4.800 euros del ejemplo aparecen en las casillas 3 y 3.2 de la KMD cuando la salida está acreditada. El derecho a deducir el IVA de compras y los posibles regímenes especiales se revisan aparte.
Si su empresa envía bienes fuera de la UE, remita una factura de ejemplo, el albarán y las pruebas aduaneras disponibles mediante el formulario de AccRes. Podemos revisar la documentación antes de la próxima KMD.