Uus raamatupidaja ei alusta tühjalt lehelt. Ta alustab vanade saldode, pooleliolevate küsimuste, dokumentide ja portaaliligipääsudega. Algsaldod peavad olema selgitatud enne esimest kuusulgemist; kui need on segased, läheb esimene kuu korrastustööks.
See artikkel keskendub hetkele pärast otsust vahetada partnerit: kuidas võtta andmed üle nii, et jooksva kuu töö ei jääks seisma.
Mis on algsaldo tegelik tähendus
Algsaldo ei ole ainult number bilansis. See peab olema seletatav: kelle nõue, milline võlg, mis laen, milline ettemaks ja mis dokument seda toetab.
Kui algsaldo ei ole tõendatav, kannab uus raamatupidaja vana riski edasi.
Millised andmed tuleb üle anda
Üleandmine peaks sisaldama pearaamatut, proovibilanssi, avatud nõudeid ja kohustusi, viimaseid deklaratsioone, palgaandmeid, panga väljavõtteid, lepinguid ja ligipääsude nimekirja.
Eraldi tuleb märkida teemad, mis ei ole lahendatud. Need ei tohiks kaduda koos vana teenusepakkujaga.
Kuidas teha esimene kuu kontrollitavaks
Esimene kuu pärast vahetust peaks olema topeltkontrolliga: uus partner teeb töö, omanik kinnitab avatud teemad ja vajadusel võrreldakse tulemust varasema saldoga.
Accounting Resources kasutab sellisel juhul ülevõtu logi, kus iga avatud küsimus saab vastutaja ja tähtaja.
Praktiline tabel omanikule
| Üleantav osa | Mida kontrollida | Risk, kui puudub |
|---|---|---|
| Proovibilanss | Kõik kontod ja perioodi lõpp | Vale alguspunkt |
| Avatud nõuded ja võlad | Klient, tarnija, vanus, selgitus | Laekumised ja maksed lähevad valesti |
| Deklaratsioonid | KMD, TSD, parandused | Maksurisk kandub üle |
| Ligipääsud | Pank, e-MTA, tarkvara, arhiiv | Uus kuu algab viivitusega |
Kontrollnimekiri enne järgmist sammu
- Küsi vanalt partnerilt proovibilanss ja pearaamatu väljavõte.
- Võta eraldi avatud nõuete ja kohustuste nimekiri.
- Salvesta viimased esitatud KMD ja TSD deklaratsioonid.
- Kontrolli panga, e-MTA ja tarkvara ligipääsud enne uue kuu algust.
- Koosta avatud teemade logi koos vastutaja ja tähtajaga.
Levinud vead
- Uus partner saab ainult PDF aruande, mitte kontrollitavad andmed.
- Avatud laenud ja seotud osapooled jäävad selgitamata.
- Ligipääsud korrastatakse alles pärast esimest tähtaega.
- Omanik eeldab, et kõik vanad probleemid lahenevad kuutasu sees.
Minu kogemuses töötab raamatupidamine kõige paremini siis, kui omanik näeb enne tähtaega, milline otsus on tema käes ja milline töö on teenusepakkuja vastutus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas algsaldosid peab alati eraldi kontrollima?
Jah. Isegi kui vana partner oli korrektne, peab uus partner aru saama, millest numbrid koosnevad.
Mida teha, kui vana raamatupidaja ei anna kõike üle?
Pane puuduv info nimekirja ja kogu alternatiivsed tõendid: pank, arved, lepingud, deklaratsioonid ja registriandmed.
Kas vahetus peaks toimuma kuu lõpus?
Tavaliselt on puhtam alustada pärast kuu sulgemist, kuid see sõltub tähtaegadest ja andmete seisust. Seotud teema: Ise tehtud raamatupidamise vead osaühingus.
Kui kaua ülevõtmine kestab?
Lihtsa ettevõtte puhul võib piisata ühest kuust. Segaste saldode või mitme aasta paranduste puhul on see eraldi projekt. Seotud teema: krüptotehingud osaühingu raamatupidamises.
Ametlikud allikad
Kontrolli detailid enne otsust ametlikest allikatest, sest määrad, vormid ja portaalid võivad muutuda.
Kui soovid raamatupidaja vahetuse teha kontrollitult, vaata Accounting Resourcesi raamatupidamisteenuseid, võrdle teenuse hinnastamise loogikat või saada meile päring.