IT-ettevõtte raamatupidamine Eestis võib alguses tunduda lihtne: teenus sisse, palk välja. Tegelik risk on detailides: väliskliendid, pöördmaksustamine, alltöövõtjad, tööriistade tellimused, mitmevaluuta ja omaniku väljamaksed.
Kui neid teemasid ei juhita igakuiselt, kaob juhtkonnal pilt projekti marginaalist ja maksukäsitluse riskidest. Probleem ei teki tavaliselt ühest suurest veast, vaid sellest, et müük, ostud, palgakulu ja arendustöö liiguvad eri failides ning keegi ei vaata neid enne deklaratsiooni või juhtimisotsust koos.
Hea kuurutiin annab omanikule kolm vastust: milline klient või projekt teenib raha, millised kulud vajavad selgitust ja milline maksukäsitlus tuleb enne arve väljastamist üle kontrollida.
Müügi ja kliendiriigi loogika
IT-teenuste puhul tuleb teada, kes on klient, kus ta asub ja mis teenust tegelikult osutatakse. See mõjutab arvet, käibemaksu käsitlust ja aruandlust.
Ühe üldise müügikonto kasutamine võib alguses olla mugav, kuid hiljem varjab see kasumlikkust. Kui samal kontol on Eesti püsikliendid, ELi ärikliendid, USA kliendid ja ühekordsed arendusprojektid, ei saa omanik aru, milline tulu on korduv ja milline vajab eraldi kontrolli.
Praktiline lahendus on hoida arvel vähemalt kliendi riik, kliendi tüüp, projekt või teenuseliin ja periood. See ei pea olema keeruline süsteem, kuid info peab jõudma raamatupidamisse samal kuul, mitte aasta lõpus.
Alltöövõtjad ja tööriistad
Arendajad, disainerid, DevOps teenused ja SaaS tellimused peavad olema seotud projekti või kulukeskusega. Ilma selleta ei tea omanik, milline töö on päriselt kasumlik.
Välismaa teenusepakkujate puhul peab raamatupidaja kontrollima arve vormi, käibemaksu loogikat ja ettevõtlusega seost. Sama oluline on dokumentide omanik: tööriista tellimus ei tohi jääda töötaja isiklikku postkasti, kui ettevõte peab hiljem tõendama kulu perioodi, kasutajat või ärilist vajadust.
Korduvad väiksed tellimused võivad IT-ettevõttes kiiresti suureks kulureaks kasvada. Seetõttu tasub eraldi jälgida kasutamata litsentse, projekti lõppedes alles jäänud tööriistu ja teenuseid, mille eest makstakse välisvaluutas.
Milline kuuaruanne on juhile kasulik
IT-ettevõtte omanik vajab vähemalt tulu klienditi või projektiti, tööjõu ja alltöövõtjate kulu, tarkvarakulude trendi ning maksuerandite nimekirja.
Hea aruanne ei pea olema pikk. Oluline on, et see eristaks korduvat tulu ühekordsest tööst, näitaks brutomarginaali koos töötasu ja alltöövõtjatega ning tooks välja küsimused, mis vajavad omaniku otsust enne järgmist kuud.
Accounting Resources seob selle tavapärase raamatupidamisega, et juhtimisvaade ei oleks eraldi käsitöö.
Praktiline tabel omanikule
| Teema | Mida jälgida | Mõju juhile |
|---|---|---|
| Projektitulu | Arved kliendi, projekti ja perioodi järgi | Näitab marginaali ja rahavoogu |
| Alltöövõtjad | Leping, arve, riik, käibemaksukäsitlus | Vähendab maksu- ja kuluriski |
| SaaS tööriistad | Kasutajad, perioodid, valuuta | Hoiab korduvad kulud kontrolli all |
| Palk | Tööandja kogukulu, boonused, juhatuse tasu | Annab realistliku projekti omahinna |
Kontrollnimekiri enne järgmist sammu
- Lisa igale müügiarvele klient, riik ja projekt.
- Hoia alltöövõtjate lepingud ja arved ühes arhiivis.
- Kontrolli SaaS tellimusi vähemalt kord kvartalis.
- Erista omaniku tasu, töötajate palk ja projektikulu.
- Küsi kuuaruandes eraldi välisostude ja käibemaksu erandeid.
Kui need viis punkti on korras, saab raamatupidaja teha tavapärase sulgemise kiiremini ja omanik saab küsida sisulisemaid küsimusi, mitte otsida puuduvaid dokumente.
Praktiline 30 päeva plaan
Järgmise kuu jooksul ei ole vaja kogu arvestust ümber ehitada. Piisab ühest kontrollitud tsüklist, mis näitab, kas probleem on andmetes, vastutuses või aruande formaadis.
- Esimene nädal: kaardista kliendid, riigid, projektid, korduvad tellimused ja peamised alltöövõtjad.
- Teine nädal: seo eelmise kuu müügiarved projektide ja kliendiriikidega ning märgi erandid.
- Kolmas nädal: sobita SaaS tellimused, alltöövõtjate arved ja palgakulu projekti või teenuseliiniga.
- Neljas nädal: vaata koos raamatupidajaga läbi marginaal, käibemaksuküsimused ja järgmise kuu otsused.
Pärast ühte kuud on tavaliselt näha, kas piisab paremast dokumendivoost või on vaja muuta kontoplaani, aruande formaati või teenuse ulatust.
Levinud vead
- Kõik tulud ja kulud pannakse ühte üldisesse kategooriasse.
- Välismaa tööriistade arved jäävad töötajate e-postidesse.
- Alltöövõtja riiki ja maksustaatust ei kontrollita.
- Projektimarginaali hinnatakse pangajäägi järgi.
Minu kogemuses töötab raamatupidamine kõige paremini siis, kui omanik näeb enne tähtaega, milline otsus on tema käes ja milline töö on teenusepakkuja vastutus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas IT-ettevõte vajab projektipõhist arvestust?
Kui kliente või projekte on rohkem kui üks-kaks, annab projektipõhine vaade omanikule palju parema otsustusinfo.
Kas SaaS tellimused on lihtsalt kulud?
Need on kulud, kuid vajavad perioodi, kasutaja ja ettevõtlusega seose kontrolli. Suure mahu korral mõjutavad need marginaali.
Kas väliskliendile arve esitamine on alati käibemaksuta?
Ei. Käsitlus sõltub kliendi staatusest, riigist ja teenuse liigist. See tuleb kontrollida enne arve väljastamist.
Mida küsida raamatupidamisteenuse valikul?
Küsi, kas partner oskab jälgida välisostusid, projektikulu, palgakulu ja käibemaksu erandeid ühes kuurütmis. Seotud teema: raamatupidamine mitteresidendist omanikele.
Ametlikud allikad
Kontrolli detailid enne otsust ametlikest allikatest, sest määrad, vormid ja portaalid võivad muutuda.
Kui soovid, et see teema oleks sinu ettevõttes mitte üksik parandustöö, vaid selge kuurutiin, vaata Accounting Resourcesi raamatupidamisteenuseid, võrdle teenuse hinnastamise loogikat või saada meile päring.