IT-ettevõtte arved võivad tunduda lihtsad: teenus sisse, palk välja. Tegelik risk on detailides: väliskliendid, pöördmaksustamine, alltöövõtjad, tööriistade tellimused, mitmevaluuta ja omaniku väljamaksed.
Kui neid teemasid ei juhita igakuiselt, kaob juhtkonnal pilt projekti marginaalist ja maksukäsitluse riskidest.
Müügi ja kliendiriigi loogika
IT-teenuste puhul tuleb teada, kes on klient, kus ta asub ja mis teenust tegelikult osutatakse. See mõjutab arvet, käibemaksu käsitlust ja aruandlust.
Ühe üldise müügikonto kasutamine võib alguses olla mugav, kuid hiljem varjab see kasumlikkust.
Alltöövõtjad ja tööriistad
Arendajad, disainerid, DevOps teenused ja SaaS tellimused peavad olema seotud projekti või kulukeskusega. Ilma selleta ei tea omanik, milline töö on päriselt kasumlik.
Välismaa teenusepakkujate puhul peab raamatupidaja kontrollima arve vormi, käibemaksu loogikat ja ettevõtlusega seost.
Milline kuuaruanne on juhile kasulik
IT-ettevõtte omanik vajab vähemalt tulu klienditi või projektiti, tööjõu ja alltöövõtjate kulu, tarkvarakulude trendi ning maksuerandite nimekirja.
Accounting Resources seob selle tavapärase raamatupidamisega, et juhtimisvaade ei oleks eraldi käsitöö.
Praktiline tabel omanikule
| Teema | Mida jälgida | Mõju juhile |
|---|---|---|
| Projektitulu | Arved kliendi, projekti ja perioodi järgi | Näitab marginaali ja rahavoogu |
| Alltöövõtjad | Leping, arve, riik, käibemaksukäsitlus | Vähendab maksu- ja kuluriski |
| SaaS tööriistad | Kasutajad, perioodid, valuuta | Hoiab korduvad kulud kontrolli all |
| Palk | Tööandja kogukulu, boonused, juhatuse tasu | Annab realistliku projekti omahinna |
Kontrollnimekiri enne järgmist sammu
- Lisa igale müügiarvele klient, riik ja projekt.
- Hoia alltöövõtjate lepingud ja arved ühes arhiivis.
- Kontrolli SaaS tellimusi vähemalt kord kvartalis.
- Erista omaniku tasu, töötajate palk ja projektikulu.
- Küsi kuuaruandes eraldi välisostude ja käibemaksu erandeid.
Levinud vead
- Kõik tulud ja kulud pannakse ühte üldisesse kategooriasse.
- Välismaa tööriistade arved jäävad töötajate e-postidesse.
- Alltöövõtja riiki ja maksustaatust ei kontrollita.
- Projektimarginaali hinnatakse pangajäägi järgi.
Minu kogemuses töötab raamatupidamine kõige paremini siis, kui omanik näeb enne tähtaega, milline otsus on tema käes ja milline töö on teenusepakkuja vastutus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas IT-ettevõte vajab projektipõhist arvestust?
Kui kliente või projekte on rohkem kui üks-kaks, annab projektipõhine vaade omanikule palju parema otsustusinfo.
Kas SaaS tellimused on lihtsalt kulud?
Need on kulud, kuid vajavad perioodi, kasutaja ja ettevõtlusega seose kontrolli. Suure mahu korral mõjutavad need marginaali.
Kas väliskliendile arve esitamine on alati käibemaksuta?
Ei. Käsitlus sõltub kliendi staatusest, riigist ja teenuse liigist. See tuleb kontrollida enne arve väljastamist.
Mida küsida raamatupidamisteenuse valikul?
Küsi, kas partner oskab jälgida välisostusid, projektikulu, palgakulu ja käibemaksu erandeid ühes kuurütmis. Seotud teema: Kes peab ettevõttes finantsi juhtima, kui raamatupidamine on väljas.
Ametlikud allikad
Kontrolli detailid enne otsust ametlikest allikatest, sest määrad, vormid ja portaalid võivad muutuda. Seotud teema: Kuidas võrrelda raamatupidamisteenuse pakkumisi Eestis.
Kui soovid, et see teema oleks sinu ettevõttes mitte üksik parandustöö, vaid selge kuurutiin, vaata Accounting Resourcesi raamatupidamisteenuseid, võrdle teenuse hinnastamise loogikat või saada meile päring.