Raamatupidaja vahetamine läheb kalliks siis, kui otsus tehakse ainult tunde põhjal ja üleandmise riskid jäävad kaardistamata. Omanikul on vaja enne lepingu lõpetamist aru saada, mis seisus on deklaratsioonid, pangaväljavõtted, algdokumendid, avatud küsimused ja ligipääsud.
See audit ei pea olema pikk. Praktikas piisab ühest struktureeritud kontrollist, mis eristab kolm asja: teenuse kvaliteedi probleem, ettevõtte enda sisendi probleem ja üleandmise tehniline risk. Nii saab Accounting Resourcesi uus raamatupidamistiim alustada faktidest, mitte segasest kirjavahetusest.
Mida enne otsust kontrollida
Alusta viimase kolme kuni kuue kuu materjalist. Vaata, kas KMD, TSD, palgaandmed, pangasobitus ja juhtkonna küsimused on lahendatud enne tähtaja nädalat, mitte tagantjärele.
Eraldi kontrolli, kas raamatupidaja töötab ainult dokumentidega või annab omanikule ka signaali, kui ärimudel muutub: käibemaksukohustus, uus töötaja, piiriülene müük, juhatuse tasu või dividendiplaan.
Millal vahetus on põhjendatud
Üks viga ei tähenda automaatselt, et partner tuleb välja vahetada. Vahetus on põhjendatud siis, kui sama muster kordub: hilinenud vastused, ebaselged saldod, puuduvad selgitused, nõrk ülevaade tähtsatest riskidest või ligipääsude segadus.
Kui probleem on ettevõtte enda dokumendirutiinis, tuleb see samuti välja öelda. Muidu kantakse sama probleem lihtsalt uuele teenusepakkujale üle.
Kuidas vahetus ette valmistada
Pane üleminekukuule üks vastutaja ja tee eraldi nimekiri kõigist süsteemidest: pank, raamatupidamistarkvara, e-MTA, e-äriregister, arhiiv, palgasüsteem ja maksevahendajad.
Hea üleandmine lõpeb sellega, et uus partner saab esimese kuu sulgeda ilma vana partnerit igal teisel päeval taga otsimata.
Praktiline tabel omanikule
| Kontrollpunkt | Mida omanik vaatab | Mida see otsustab |
|---|---|---|
| Deklaratsioonid | Kas KMD, TSD ja parandused on esitatud ning seletatavad | Kas maksurisk on tehniline või sisuline |
| Saldod | Kas nõuded, kohustused, laenud ja ettemaksed on lahti selgitatud | Kas ülevõtmine vajab korrastustööd |
| Ligipääsud | Kas panga, e-MTA, e-äriregistri ja tarkvara õigused on kontrollitavad | Kas uus partner saab töö reaalselt üle võtta |
| Suhtlusrütm | Kas küsimused jäävad kirja ja saavad tähtaja | Kas probleem on teenuse kvaliteedis või omaniku sisendis |
Kontrollnimekiri enne järgmist sammu
- Võta välja viimased kolm esitatud KMD ja TSD deklaratsiooni.
- Küsi avatud teemade nimekirja koos vastutaja ja tähtajaga.
- Kontrolli pangakontode ja raamatupidamise saldode vastavust.
- Pane kirja kõik portaalid ja õigused, mida uus partner vajab.
- Lepi kokku, kas üleminek algab uue kuu algusest või pärast olulist tähtaega.
Levinud vead
- Partnerit vahetatakse tähtaja nädalal, kui keegi ei jõua enam kvaliteetselt üle võtta.
- Eeldatakse, et uus raamatupidaja parandab vanad perioodid tavapärase kuutasu sees.
- Ligipääsud antakse hilja ja esimene kuu algab kohe käsitööga.
- Omanik ei erista teenusepakkuja viga enda puuduvast kinnitusrutiinist.
Minu kogemuses töötab raamatupidamine kõige paremini siis, kui omanik näeb enne tähtaega, milline otsus on tema käes ja milline töö on teenusepakkuja vastutus.
Korduma kippuvad küsimused
Kas enne vahetust peab vana raamatupidajaga konflikti minema?
Ei. Tugev audit on faktipõhine: tähtajad, saldod, ligipääsud, avatud küsimused ja lepinguline tööulatus.
Kui palju perioode peaks üle vaatama?
Tavaliselt piisab kolmest kuni kuuest kuust. Kui on käibemaksu, palga või laenude probleeme, tasub kontrollida pikemat perioodi. Seotud teema: Osaühingu igakuine dokumendivoog Eestis.
Kas uus raamatupidaja saab töö üle võtta ilma vana partnerita?
Saab, kui ligipääsud, algdokumendid, deklaratsioonid ja saldode selgitused on olemas. Ilma nendeta muutub esimene kuu korrastustööks. Seotud teema: Ise tehtud raamatupidamise vead osaühingus.
Millal on parim aeg vahetuseks?
Parim hetk on pärast kuu sulgemist ja enne järgmise deklaratsioonitsükli algust, mitte tähtaja eel.
Ametlikud allikad
Kontrolli detailid enne otsust ametlikest allikatest, sest määrad, vormid ja portaalid võivad muutuda. Seotud teema: Millal raamatupidamisest ei piisa Eesti ettevõttele.
Kui soovid, et see teema oleks sinu ettevõttes mitte üksik parandustöö, vaid selge kuurutiin, vaata Accounting Resourcesi raamatupidamisteenuseid, võrdle teenuse hinnastamise loogikat või saada meile päring.