Kui vaatan Eesti ettevõtete käibemaksufaile üle, ei ole probleem tavaliselt selles, et päringut ei osata teha. Probleem on ajastuses: kontroll tehakse pärast arve väljastamist, juriidiline nimi ei klapi või tõend ei jõua kuu sulgemise kausta. Käibemaksukohustuslase number peab olema osa arverutiinist, mitte paanikaküsimus enne KMD-d.
Eesti partneri puhul kasuta EMTA KMKR numbri kontrolli. ELi partneri puhul kasuta VIES VAT numbri kontrolli. Allpool selgitan, mida kontrollida, mida päring tõendab ja kuidas tulemus raamatupidamises alles hoida.
Mida numbri kontroll tegelikult tõendab
Kehtiv tulemus näitab, et tehingupartner on kontrolli hetkel vastavas registris käibemaksukohustuslasena olemas. Eesti päringus võivad vastuseks olla nimi, registrikood, KMKR number ning registrisse kandmise ja kustutamise kuupäevad.
See ei ole siiski kogu maksuanalüüs. Päring ei ütle, et iga arverida on automaatselt õigesti maksustatud või et partner tegutseb just selles tehingus maksukohustuslasena. See on üks tõend, mitte kogu otsus.
- Võrdle juriidilist nime ja registrikoodi arve või lepinguga.
- Kontrolli staatust enne olulise arve väljastamist või aktsepteerimist.
- Säilita päringu kuupäev koos arve tõenditega.
- Selgita erinevused enne, kui käibemaksukood raamatupidamises lukku läheb.
Millist ametlikku päringut kasutada
Eesti KMKR kontrolliks kasuta EMTA päringut. EMTA avalike päringute leht selgitab, et otsida saab näiteks registrikoodi, mitteresidendi koodi või KMKR numbri järgi.
Kui kontrollid teise ELi liikmesriigi VAT-numbrit, kasuta VIES-i. See on oluline B2B teenuste, ühendusesisese kauba liikumise ja nende arvete puhul, kus käibemaksukäsitlus sõltub kehtivast välisriigi VAT-numbrist.
| Olukord | Ametlik tööriist | Raamatupidamise tegevus |
|---|---|---|
| Eesti klient või tarnija | EMTA KMKR päring | Võrdle nime, registrikoodi, KMKR staatust ja säilita tõend. |
| ELi B2B klient | VIES | Kontrolli number enne pöördmaksustamist või 0% käsitlust. |
| ELi tarnija arve | VIES ja arve ülevaatus | Veendu, et ostu käibemaksukood vastab partneri staatusele. |
| Kehtivat tulemust ei ole | Ära improviseeri | Küsi parandatud andmeid ja kasuta tavalist loogikat, kuni tõend on selge. |
Kuidas tõend kuu lõpus alles hoida
Väikeettevõttele piisab lihtsast tõendikaustast: arve, partneri registriandmed, käibemaksunumbri päringu tulemus ja märge, kes käibemaksukäsitluse kinnitas.
See on eriti vajalik, kui ettevõttel on ELi B2B müük, platvormitehingud või korduvad tarnijad. Sama partneri vana ekraanipilt ei peaks elama igavesti. Kontrolli uuesti, kui summa on oluline, nimi muutub, käibemaksukood muutub või partner on pikalt passiivne olnud.
- Salvesta päringu tulemus PDF-ina, ekraanipildina või märkmena raamatupidamiskaustas.
- Lisa kontrolli kuupäev ja arve number, millele tõend viitab.
- Kasuta juriidilise isiku nime, mitte ainult brändi või e-posti domeeni.
- Vanade perioodide parandamisel küsi enne raamatupidajalt, sest muutus võib mõjutada mitut deklaratsiooni.
Mida see arvel muudab
Kui sinu ettevõte on käibemaksukohustuslane, peavad arved seda staatust järjekindlalt kajastama. Kui partneri VAT-number toetab piiriülest käibemaksukäsitlust, peavad arve tekst, käibemaksukood ja tõendid rääkima sama lugu.
Ohtlik lühitee on käsitleda VAT-numbrit lihtsalt dekoratsioonina. Kui number ei klapi juriidilise nimega, VIES-tulemust ei ole või parandus tuleb liiga hilja, muutub lihtne müük käsitsi paranduseks.
Kahtluse korral peata arve hetkeks. Üks lisakontroll enne väljastamist on odavam kui põhjendada nõrka käibemaksukäsitlust pärast tähtaega.
Levinud vead, mida ma näen
Enamik probleeme ei tule tehnilisest päringust, vaid protsessist. Omanik eeldab, et raamatupidaja püüab kõik hiljem kinni, kuid raamatupidajani jõuab ainult arve pärast seda, kui tehing on juba tehtud.
- Registrikoodi kasutatakse automaatselt käibemaksunumbrina.
- Number kontrollitakse, aga nime erinevust ei lahendata.
- Pöördmaksustamise või 0% arve juurde ei salvestata tõendit.
- Vana VIES-tulemust peetakse püsivalt kehtivaks.
- Käibemaksukood muudetakse pärast KMD ettevalmistust ilma raamatupidajat teavitamata.
Käibemaksufaile kaitseb kõige paremini igav tõend: kuupäevaga päring, sama juriidiline nimi ja selge märge arve juures.
Käibemaksunumbri kontroll on väike töö, aga see kaitseb arveid, KMD-d ja ELi müügi tõendeid. Kui ettevõttel on juba piiriülene müük või korduvad käibemaksutundlikud tarnijad, pane kontroll igakuisesse rutiini enne järgmist deklareerimisperioodi. Vaata ka: OSS või kohalik käibemaksuregistreering.
Kui soovid käibemaksuprotsessi praktiliselt üle vaadata, võrdle seda meie raamatupidamisteenusega Eestis või kirjuta Accounting Resources kontaktivormi kaudu.