Kui ettevõte alustab OSS-i või IOSS-i kasutamist, keskendutakse enamasti vormidele ja tähtaegadele. Omaniku jaoks on aga sama tähtis see, kuidas need müügid elavad igapäevases raamatupidamises. Kui andmed jõuavad raamatupidajani poolikuna või eri kanalitest eri loogikaga, muutub ka õigesti valitud skeem mõne kuu pärast segaseks.
Ma soovitan vaadata seda teemat mitte deklaratsiooni, vaid töökorralduse kaudu. Küsimus ei ole ainult selles, mida esitada, vaid ka selles, milline info peab iga kuu õigel kujul kokku jooksma. Kui see kiht on tugev, on ka KMD, OSS ja IOSS kaitstavad. Kui see on nõrk, hakatakse iga kuu sama asja uuesti käsitsi lahti harutama.
Milliseid andmeid raamatupidamine iga kuu vajab
OSS-i ja IOSS-i jaoks ei piisa ühest üldisest müügiaruandest ja pangalaekumistest. Raamatupidamine peab nägema vähemalt riiki, müügikanalit, kauba lähteriiki, kasutatud käibemaksuloogikat ning seda, kas tellimusel oli hiljem tagastus või parandus.
Väikese ettevõtte jaoks tähendab see lihtsat põhimõtet: kui mingi info mõjutab seda, kuhu müük deklareeritakse, peab see info olema ka müügiandmetes alles. Muidu tuleb raamatupidajal ehitada maksuloogika tagantjärele oletuste põhjal.
- Riigipõhine müügieksport koos tellimuse kuupäeva ja summaga.
- Märge selle kohta, millisest kanalist müük tuli.
- Info selle kohta, kust kaup tegelikult teele läks.
- Märge, kas käibemaksu kogus ettevõte ise või platvorm.
- Tagastuste, kreeditarvete ja hilisemate paranduste logi.
| Andmed | Milleks neid vaja on |
|---|---|
| Riik ja kanal | Aitavad eristada KMD, OSS-i ja IOSS-i alla minevaid müüke. |
| Kauba lähteriik | Näitab, kas tegu on piiriülese müügi, välislao või IOSS-i juhtumiga. |
| Platvormi roll | Selgitab, kas käibemaksu kogus ettevõte ise või toimis osa voost platvormi kaudu. |
| Tagastused ja parandused | Ilma nendeta ei klapi perioodi lõpus müük, käibemaks ja parandused. |
Kui need read on igas kuus olemas, saab raamatupidaja tehingud jaotada õigesse režiimi enne, kui deklaratsiooni tähtaeg hakkab survet tekitama.
Kuidas hoida KMD, OSS ja IOSS lahus
Omanik ei pea teadma kontoplaani nüansse, kuid ta peab nõudma selget eristust. Eesti tavapärane käibemaks liigub KMD-sse. OSS on eraldi voog teiste ELi riikide B2C müügi jaoks. IOSS on omakorda eraldi mudel imporditud saadetistele. Kui need kolm sulavad kokku üheks summaks, kaob kiiresti vastus küsimusele, mis kuhu deklareeriti.
Lisaks tuleb eraldi käsitleda tellimusi, kus platvorm kogus käibemaksu ise. Need ei tohi jääda samasse vaatesse nagu müük, mille käibemaksukohustus jäi ettevõttele. Muidu võib omanik näha küll kogukäivet, kuid mitte tegelikku maksupilti.
- Eraldi vaade Eesti tavapärasele käibemaksule ja KMD-le.
- Eraldi vaade OSS-i müügile vähemalt riikide kaupa.
- Eraldi vaade IOSS-i müügile koos kauba liikumise infoga.
- Eraldi märgistus tellimustele, kus käibemaksu kogus platvorm.
- Eraldi koht parandustele ja tagastustele, et neid ei segataks põhikäibega.
See ei ole akadeemiline täpsus. See on viis, kuidas omanik ja raamatupidaja saavad kuu lõpus sama numbrit samamoodi lugeda.
Mida omanik peab raamatupidajale üle andma
Hea töökorraldus algab sellest, et raamatupidaja ei pea infot tükkhaaval välja küsima. Iga kuu peaks samaks kuupäevaks liikuma üle ühesugune andmepakk, et kontroll ei sõltuks sellest, kes parajasti puhkusel on või milline platvorm sel kuul oma raporti nime muutis.
- Müügieksport riigi, kanali ja tellimuse tüübi kaupa.
- Laoseisu või saatmisriigi info, kui kaup ei välju alati Eestist.
- Platvormi raport, kui osa tellimustest käib läbi Amazoni, Etsy või muu keskkonna.
- Nimekiri tagastustest, kreeditarvetest ja käsitsi tehtud parandustest.
- Lühike märkus eranditest: uus ladu, uus riik, uus kanal või probleemne tellimus.
Kui omanik annab need viis asja korrapäraselt üle, muutub raamatupidaja töö oluliselt kiiremaks ja deklaratsiooni kvaliteet on paremini juhitav. Kui neid ei anta, hakkab kontroll sõltuma mälu, kirjavahetuse ja juhuslike Excelite pealt.
Millist kuist ülevaadet omanik vajab
Omanik ei vaja kogu pearaamatut, kuid ta vajab lühikest kuist vaadet, mis näitab, mis tegelikult juhtus. Ilma selleta jääb tal arusaam ainult kogukäibest ja pangalaekumisest, mitte sellest, millise režiimi alla müük läks ja kus risk kasvas.
- Kui palju käivet jäi Eesti tavapärasesse käibemaksuvoogu.
- Kui palju müüki läks OSS-i ning millised riigid kasvasid.
- Kas IOSS-i voog oli aktiivne ja kas seal tekkis erandeid.
- Kui palju parandusi tehti pärast kuu esmast koondamist.
- Kas mõni kanal või ladu vajab järgmisel kuul eraldi kontrolli.
Selline juhtimisvaade ei pea olema keeruline. Väikese ettevõtte jaoks piisab sageli ühest lühikesest kuutabelist või kommentaaridega kokkuvõttest, kui see tuleb iga kord samas vormis ja samal ajal.
Kus kontroll tavaliselt kaob
Olukord 1: Shopify müük on korras, aga tagastused elavad eraldi
Müük on ekspordis olemas, kuid tagastused ja hinnaparandused jäävad klienditoe või platvormi sisse laiali. Tulemuseks on see, et kuu lõpus näeb omanik ühte käivet, raamatupidamine teist ja deklareerimise hetkeks tuleb hakata vahepealset pilti taastama.
Olukord 2: Amazon või muu platvorm kogub osa käibemaksu
Kui platvormi loogika on aruandes olemas, kuid seda ei seota raamatupidamises eraldi, võib sama tellimus paista vales kohas. Omanikule tundub, et kõik on justkui kajastatud, aga tegelikult on segi läinud see, kes käibemaksu kogus ja kuhu see müük kuulub. Lisaks soovitame: OSS või kohalik käibemaksuregistreering.
Omaniku peamine järeldus: kontroll algab hetkest, kui sa suudad kümne minutiga öelda, kui palju läks KMD-sse, kui palju OSS-i, kui palju IOSS-i ja millised tellimused jäid lahtiseks. Kui seda vastust ei ole, tuleb kõigepealt parandada andmete liikumist, mitte ainult deklaratsiooni faili. Seotud teema: OSS ja e-kaubanduse käibemaks.
Kui soovid, et paneksime paika igakuise üleandmise, eraldaksime õigesti KMD, OSS-i ja IOSS-i ning looksime omaniku jaoks lühikese juhtimisvaate, võta meiega ühendust. Vaatame koos üle, milliseid raporteid sinu pood ja platvormid annavad ning kuidas neist tekib töökindel raamatupidamisprotsess.
Omanik tunneb, et käibemaks on kontrolli all mitte siis, kui deklaratsioon on ära esitatud, vaid siis, kui iga number selles deklaratsioonis on kiiresti seletatav riigi, kanali ja dokumendi tasemel. Seotud teema: IOSS dropshipping Eesti.