E-kaubanduses ei tähenda pangalaekumine sama asja mis müük. Enne raha jõudmist pangakontole võivad müügis olla allahindlused, tagastused, platvormitasud, maksevahendaja tasud, käibemaks eri riikide kaupa, transporditasud, laoseisu muutused ja valuutavahed. Kui need kihid jäävad kuus sobitamata, näeb omanik pangas raha, kuid müük, käibemaks ja marginaal võivad olla valed.
Alusta brutomüügist, mitte pangalaekumisest
Esimene kontroll on brutokäibe ja väljamakse eristamine. Marketplace või maksevahendaja teeb sageli ühe netoväljamakse pärast tasude, tagastuste, maksevaidluste ja reservide mahaarvamist. Kui see summa kantakse lihtsalt müügiks, kaob marginaali ja käibemaksu pilt.
- ekspordi brutomüük Shopify, Amazon, Etsy, WooCommerce'i või muu platvormi raportist
- eralda müük, tagastused, allahindlused, transporditulu, platvormitasud ja maksetasud
- sobita väljamakseraportid pangalaekumistega ja selgita ajavahed
- hoia periood selge, kui üks väljamakse katab mitme kuu tellimusi
Nii saab raamatupidaja kaitstava müüginumbri ja omanik näeb kanali kaupa tegelikku marginaali.
Käibemaks, OSS ja kliendi riik
E-kaubanduse käibemaks sõltub kauba või teenuse tüübist, kliendi asukohast, B2B või B2C loogikast ning sellest, kas OSS või IOSS on asjakohane. Raamatupidamiskaust peab seetõttu sisaldama riigi- ja kliendiloogikat, mitte ainult lõplikku käibemaksusummat.
- kontrolli, kas käibemaksumäärad on seotud kliendi riigi ja toote tüübiga
- säilita tõendid B2B KMKR numbrite, B2C kliendiriigi, tagastuste ja tühistatud tellimuste kohta
- eralda Eesti käibedeklaratsioon OSS/IOSS aruandlusest, kui erikord on kasutusel
- võrdle poe käibemaksuraportit raamatupidamiskannetega enne esitamise tähtaega
Kiire kasvuga e-poe puhul on väike igakuine käibemaksukontroll tavaliselt odavam kui aasta lõpus parandamine.
Ladu, tagastused ja platvormitasud
Kasum võib paista tegelikust parem, kui ladu ja tagastused ei ole raamatupidamisega seotud. Kaupa ette ostval ettevõttel on vaja rutiini ostuarvete, saabunud kauba, müüdud kauba, kahjustatud kauba, mahakandmiste ja teel olevate tagastuste jaoks.
- seo ostuarved laoraportite ja müügikanalitega
- kajasta tagastused eraldi, mitte ainult netomüügi vähendusena
- liigita platvormitasud ja maksevahendaja tasud iga kuu samamoodi
- kontrolli valuutakursi kasumeid ja kahjumeid, kui müük või ostud ei ole eurodes
Eesmärk ei ole igale väikesele poele keeruline laosüsteem. Eesmärk on kuurutiin, mis ei lase müügikasvul marginaaliprobleeme peita.
Mida omanik peaks iga kuu vaatama
Kasulik e-kaubanduse kuuaruanne peab olema lühike. See peab näitama, kas müük, käibemaks, ladu ja raha räägivad sama lugu. Enne numbrite kasutamist vaataksin läbi need punktid:
- müük kanalite kaupa, brutomarginaal, tagastused ja peamised tasuliigid
- sobitamata väljamaksed või maksevahendaja saldod
- käibemaksukohustus deklaratsiooni tüübi ja kliendiriigi järgi, kui see on asjakohane
- laoliikumised, mahakandmised ning vanad või negatiivsed laopositsioonid
Kui omanik näeb neid punkte igal kuul, saab raamatupidamispartner erandid lahendada enne maksu- või aruandlusprobleemi.
Millal tavaraamatupidamisest ei piisa
Tavaraamatupidamine saab dokumente sisestada ja raporteid sobitada. Nõustamise koht tekib siis, kui mudel muutub: uus marketplace, uus ELi kliendiriik, import väljastpoolt ELi, tellimuspaketid, otsetarne või liikumine oma poest platvormimüüki.
- kirjelda käibemaksukäsitlus enne uue riigi või müügikanali avamist
- kontrolli, kas komplektid, digiteenused või segatehingud vajavad eraldi käsitlust
- lepi kokku, kuidas impordidokumendid ja tolliväärtused säilitatakse
- vaata üle, kas kuuaruanne selgitab endiselt raha, marginaali ja maksuriski
Need küsimused on odavam lahendada enne esimest kuusulgemist kui pärast mitut kuud segaseid andmeid.
Praktiline 30 päeva plaan
Võta järgmine kuu kontrollitud korrastusena. Ära ehita kõike korraga ümber; tõesta kõigepealt, et põhikanded ja raportid on sobitatavad.
- esimene nädal: kirjuta üles müügikanalid, maksevahendajad, valuutad ja käibemaksuraportid
- teine nädal: kaardista ühe kuu brutomüük, tagastused, tasud, väljamaksed ja pangalaekumised
- kolmas nädal: sobita käibemaks, ladu ja maksevahendaja saldod enne deklaratsiooni
- neljas nädal: vaata üle marginaal, lahtised vahed ja järgmise kuu kontrollnimekiri
Pärast ühte tsüklit on tavaliselt näha, kas probleem on puuduvas andmes, ebaselges vastutuses või teenuse liiga kitsas ulatuses.
Kõige kallimad e-kaubanduse raamatupidamisvead algavad sageli väikestest sobitamata vahedest poe, maksevahendaja, lao ja käibemaksuraporti vahel.
Korduma kippuvad küsimused
Kas marketplace'i väljamakse võib olla müük?
Ei. Väljamakse on tavaliselt netoraha pärast tasusid, tagastusi, reserve või ajavahesid. Raamatupidamine peab algama brutomüügist.
Kui tihti tuleb maksevahendajaid sobitada?
Vähemalt kord kuus. Suure mahuga poel võib olla vaja iganädalast kontrolli lahtiste väljamaksete, maksevaidluste ja reservide kohta.
Millised dokumendid peab omanik raamatupidajale saatma?
Müügieksport, marketplace'i väljamakseraportid, maksevahendaja väljavõtted, ostuarved, laoraportid, tagastused, impordidokumendid ja selgitused ebatavaliste tehingute kohta. Seotud teema: Osaühingu igakuine dokumendivoog Eestis.
Kas igal Eesti e-poel on vaja OSSi või IOSSi?
Ei. See sõltub müügimudelist, kliendiriikidest, kauba liikumisest ja käibemaksustatusest. Mudel tuleb enne üle vaadata. Seotud teema: Mis kujundab raamatupidamisteenuse hinda Eestis.
Ametlikud allikad
Kontrolli käibemaksu erikorra ja ettevõtte aruandluse reegleid ametlikest allikatest:
Hea e-kaubanduse raamatupidamine peab selgitama raha, marginaali, käibemaksu ja lao samas kuus. Kui see teema on sinu ettevõttes aktiivne, vaata Accounting Resourcesi raamatupidamisteenuseid või saada meile päring enne, kui väike sobitusvahe muutub parandustööks.