Töölähetuse arvestus ei ole ainult piletite kokkuliitmine. Enne palgaarvestuse sulgemist peab tööandja otsustama, kas sõit on päriselt töölähetus, millised kalendripäevad annavad õiguse päevarahale ja milliste kulude kohta on vaja algdokumenti. Eriti tähtis on see siis, kui töötaja käib samas kuus mitmel välislähetusel: kõrgem maksuvaba piirmäär kehtib töötaja kuu esimese 15 nõuetele vastava päeva, mitte iga uue reisi kohta.
Eesti palgafailide puhul kasutan EMTA töölähetuse reegleid kolmes osas: määratlen lähetuse, arvutan päevaraha ja seon kirjaliku otsuse reisidokumentidega. Allpool olev näide näitab, miks 19 välislähetuse päeva maksuvaba ülempiir on 1285 eurot.
Kõigepealt erista sise- ja välislähetus
Töölähetus tekib siis, kui tööandja saadab töötaja tööülesannet täitma väljapoole kokkulepitud töö tegemise kohta. Sõit kodu ja töölepingus märgitud töökoha vahel ei ole lähetus. Kui töötaja tavaline töökoht on juba välisriigis, ei muutu sinna tavapärase töö tegemiseks sõit automaatselt Eestist alanud välislähetuseks.
Maksukäsitlus jaguneb seejärel kaheks. Tööelu selgitab, et Eesti-sisese lähetuse eest ei saa maksta maksuvaba päevaraha. Tööandja saab hüvitada vajalikud ja mõistlikud sõidu-, majutus- ning tööülesandega seotud kulud, kui ettevõtluse eesmärk ja kuludokumendid on selged. Eraldi makstud riigisisene päevaraha maksustatakse töötasuna.
Välislähetuse päevaraha saab maksta siis, kui välisriigis asuv lähetuskoht on vähemalt 50 kilomeetri kaugusel selle asula piirist, kus paikneb kokkulepitud töö tegemise koht. Seetõttu tuleb enne arvutust üle vaadata nii tööleping kui ka tegelik sihtkoht.
Päevade ja määrade järjekord määrab tulemuse
Alates 5. juulist 2025 on töötaja välislähetuse päevaraha alammäär 40 eurot päevas. 2026. aastal on maksuvaba ülempiir kalendrikuu esimese 15 nõuetele vastava päeva eest 75 eurot ja iga järgneva päeva eest 40 eurot. Määrus nr 110 sätestab ka väljumise ja saabumise kellaajad.
Väljasõidupäev läheb arvesse, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00. Saabumispäev läheb arvesse, kui sõiduk saabub pärast kella 3.00. Kui üks välislähetus lõpeb ja teine algab samal päeval, makstakse selle päeva eest päevaraha ühe määra ulatuses.
| Olukord | Käsitlus 2026. aastal | Mis tulemust mõjutab |
|---|---|---|
| Kuu esimesed 15 välislähetuse päeva | Alammäär 40 eurot; maksuvabalt kuni 75 eurot päevas | Töötaja kuupõhine päevade arv |
| Sama kuu päevad pärast 15. päeva | Maksuvabalt kuni 40 eurot päevas | Sama kuu varasemad lähetused |
| Eesti-sisene lähetus | Maksuvaba päevaraha puudub | Põhjendatud ja dokumenteeritud kulud |
| Tasuta toitlustamine sihtkohas | Tööandja võib määra vähendada kuni 70% | Kirjalik otsus ja tegelik toitlustamine |
Arvutusnäide: kaks lähetust ja 19 päeva juulis
Oletame, et töötaja on juuli alguses seitse päeva ja kuu lõpus veel kaksteist päeva välislähetuses. Kõik 19 päeva vastavad vahemaa- ja kellaajatingimustele. Tööandja maksab maksuvaba ülempiiri järgi ning tasuta toitlustamist ei pakuta.
Esimene lähetus kasutab ära seitse kõrgema määraga päeva. Teisel lähetusel jääb kasutada veel kaheksa päeva 75 euro piirmääraga ning viimased neli päeva kuuluvad 40 euro piirmäära alla. Uus reis ei alusta 15 päeva arvestust uuesti.
| Juuli osa | Arvutus | Maksuvaba summa ülempiir |
|---|---|---|
| Esimesed 15 nõuetele vastavat päeva | 15 × 75 eurot | 1125 eurot |
| Järgmised 4 nõuetele vastavat päeva | 4 × 40 eurot | 160 eurot |
| 19 päeva kokku | 1125 eurot + 160 eurot | 1285 eurot |
Kui lähetus läheb üle kuu lõpu, algab uues kalendrikuus 15 päeva arvestus uuesti. EMTA näited käsitlevad nii järjestikuseid reise kui ka kahte kuusse ulatuvat lähetust. Piirmäära ületav osa maksustatakse töötasuna.
Raamatupidamisfail peab makset selgitama
Enne makset teeb tööandja kirjaliku otsuse, kus on kirjas lähetatu, sihtkoht, kestus, tööülesanne, hüvitatavad kulud ja välislähetuse päevaraha määr. Kalendrikutse või pangaülekanne üksi neid asjaolusid ei tõenda.
Pärast reisi peab raamatupidaja saama otsuse siduda piletite, majutusarvete, muude mõistlike kuludokumentide ja töötaja kuluaruandega. Päevaraha enda kohta ei ole söögikviitungeid vaja, kuid sõidu- ja majutuskulude hüvitamiseks on vaja tõendit. Välisvaluutas kulude puhul säilita nii algdokument kui ka kasutatud kursi alus.
Hea fail jutustab ühe kooskõlalise loo: kuhu töötaja läks, miks ettevõte ta saatis, millal nõuetele vastav reis algas ja lõppes, mida hüvitati ning kui palju päevarahast jäi kuu piirmäära sisse.
Tasuta toit ja juhatuse liige vajavad eraldi hinnangut
Kui lähetuskohas pakutakse tasuta toitlustamist, võib tööandja välislähetuse päevaraha määra vähendada kuni 70%. See ei ole automaatne tehe: tööandja peab teadma, et toitlustamine oli tegelikult tagatud, ja fikseerima vähendatud määra. Täismahus päevaraha kõrval tavapäraste söögikulude kandmine võib tekitada erisoodustuse küsimuse.
Juriidiline isik võib lähetusse saata ka juhatuse liikme. Tööõigus ei kohusta ettevõtet talle päevaraha maksma, kuid nõuetekohaselt vormistatud lähetuse korral saab väljamaksele rakendada samu maksuvabu piirmäärasid. Omaniku juhitud ettevõttes peab äriline eesmärk olema kirjas enne ülekannet, mitte tagantjärele taastatud.
Arvutus läheb tavaliselt katki enne kalkulaatori avamist. Kui kokkulepitud töökoht, kirjalik lähetusotsus või sama kuu varasemad reisid on teadmata, ei saa summat kaitsta. Need asjaolud tuleb paika panna enne, kui piletid ja päevaraha jõuavad palgaarvestusse.
Korrektne lähetusarvestus algab töösuhte asjaoludest, mitte kviitungite summast. Erista sise- ja välislähetus, arvesta 15 päeva kogu kuu lõikes ning pane kirjalik otsus piletite ja kuluaruandega kokku. Seotud teema: juhatuse liikme tasu vs dividendid.
Kui soovid enne järgmist palgaarvestust üle vaadata korduvad reisikulud või päevaraha käsitluse, kirjelda olukorda Accounting Resourcesi kontaktivormi kaudu.