Puhkusetasu ei tekita probleeme siis, kui kõik andmed jõuavad palgaarvestusse õigel ajal. Probleem tekib siis, kui puhkus muutub suuliselt, kasutamata päevade saldo on vana või maksekuupäev lepitakse kokku, aga kokkulepet ei ole kuskil näha.
Selle artikli eesmärk on anda tööandjale praktiline kontrollnimekiri, mitte asendada palgaarvestajat. Aluseks on Tööelu puhkuse ajakava juhend ja Tööelu puhkusetasu juhend. Omaniku roll on tagada, et raamatupidaja saab puhkuse andmed enne palgafaili kinnitamist.
Puhkuse ajakava on palgaarvestuse kontroll
Puhkuse ajakava ei ole ainult personalitabel. See määrab, millal töötaja ära on, kas tal on piisavalt kasutamata puhkusepäevi ja millal peab palgaarvestus puhkusetasu ette valmistama.
Tööelu selgitab, et tööandja saab puhkuste ajakava koostada ja töötajatele teatavaks teha 31. märtsini. Kui ajakava ei ole selleks ajaks tehtud, võib töötaja valida puhkuse aja 14 kalendripäeva etteteatamisega.
- Kinnita puhkuse ajakava hiljemalt 31. märtsiks.
- Näita varasemast aastast üle tulnud päevad eraldi.
- Märgi töötajad, kelle soovidega peab seaduse järgi arvestama.
- Saada iga muudatus palgaarvestusse enne palgafaili lukustamist.
Nii väldid olukorda, kus töötaja on juba puhkusel, aga palgaarvestaja saab muudatusest teada alles pärast palkade kinnitamist.
Enne summat kontrolli puhkusepäevi
Tööelu puhkuse liikide juhendi järgi on põhipuhkus tavaliselt vähemalt 28 kalendripäeva aastas. Alaealistel ning osalise või puuduva töövõimega töötajatel on põhipuhkus vähemalt 35 kalendripäeva. Rahvuspüha ja riigipühad ei lähe põhipuhkuse päevade hulka.
Palgaarvestuse jaoks on oluline mitte ainult soovitud puhkuseperiood. Vaja on algsaldot, jooksva aasta teenitud päevi, juba kasutatud päevi ja aeguma hakkavaid päevi.
| Küsimus | Kontroll | Miks see oluline on |
|---|---|---|
| Kui palju päevi on kasutada? | Vaata jooksva aasta arvestust ja jääki | Väldib puhkuse ülekasutamist |
| Kas perioodis on riigipühi? | Ära arvesta neid põhipuhkuse päevadena | Puhkus võib kalendris olla pikem kui kasutatud päevade arv |
| Kas töötajal on pikem põhipuhkus? | Kontrolli 35 päeva õigust | Vale alus rikub saldo ja tasu |
| Kas tööleping lõpeb? | Arvuta kasutamata aegumata päevad | Rahas hüvitamine on lubatud töölepingu lõppemisel |
Maksmise aeg ja arvutus peavad olema nähtavad
Tööelu puhkusetasu juhend ütleb, et puhkusetasu makstakse hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkuse algust. Pooled võivad kokku leppida hilisemas maksmises, kuid mitte hiljem kui puhkuse kasutamisele järgneval palgapäeval.
Arvutuse aluseks on enamasti keskmine kalendripäevatasu. Kui töötajale maksti puhkusetasu arvutamise kuule eelnenud kuue kuu jooksul muutumatu suurusega töötasu, siis keskmist kalendripäevatasu ei arvutata ja puhkusetasuna makstakse muutumatu suurusega töötasu.
| Olukord | Palgaarvestuse käsitlus | Omaniku kontroll |
|---|---|---|
| Muutuv töötasu või boonused | Keskmine kalendripäevatasu | Küsi, kas kuue kuu alus on täielik |
| Muutumatu töötasu | Puhkusetasuna võib maksta muutumatu tasu | Kontrolli, et muutuvat tasu ei olnud |
| Hilinenud makse kokkulepe | Lubatud ainult seaduse piires | Hoia kokkulepe palgaarvestuse juures |
| Töölepingu lõpp | Puhkusehüvitis lõpparves | Kontrolli kasutamata aegumata päevi |
Arvutuse detailne alus tuleb keskmise töötasu reeglitest, sh Tööelu keskmise töötasu juhendist ja keskmise töötasu määrusest.
Kuu lõpu kontroll enne palga kinnitamist
Puhkusetasu ei tohiks elada palgaarvestusest eraldi. See mõjutab brutotasu, netotasu, tööandja maksukulu, rahavoogu ja kuu dokumentide kausta.
Mina teeksin kontrolli enne palgafaili kinnitamist, mitte pärast maksefaili panka saatmist.
- Kinnita puhkuse algus- ja lõpukuupäev ning hilisemad muudatused.
- Kontrolli puhkuse saldo ja riigipühad perioodi sees.
- Kinnita, kas puhkusetasu makstakse enne puhkust või kokkulepitud hilisemal palgapäeval.
- Küsi raamatupidajalt, kas aluseks on keskmine tasu või muutumatu töötasu.
- Hoia ajakava, arvutus, kokkulepe ja palga kinnitamine ühes kuu arhiivis.
Seejärel liigub puhkusetasu tavapärasesse palga- ja maksuaruandluse rütmi, sh TSD protsessi, mida kirjeldab EMTA. Omanik ei pea kõiki ridu ise arvutama, aga ta peab tagama, et sisendandmed on kaitstavad.
Kõige sagedasem viga ei ole valem, vaid protsess: puhkuse muudatus jääb suuliseks, hilisema maksmise kokkulepet ei säilitata või päevade saldo kontrollitakse pärast palga kinnitamist. Palgaarvestus vajab tõendeid, mitte ainult õiget matemaatikat.
Puhkusetasu maksmine on rahulik siis, kui ettevõte käsitleb puhkust palgaarvestuse osana: ajakava, päevade saldo, maksmise aeg ja arvutuse tõend peavad olema paigas enne palga kinnitamist. Vaata ka: sotsiaalmaksu miinimum.
Kui sinu palgaarvestuses on puhkused, haiguslehed, osaline tööaeg või käsitsi parandused, võrdle protsessi meie raamatupidamis- ja palgaarvestuse töökorraldusega või kirjuta Accounting Resources kontaktivormi kaudu enne järgmist palgakuud.