Töötamise registri kanne ei ole pelgalt väike toiming lepingu allkirjastamise ja esimese palgaarvestuse vahel. Kande andmeid kasutatakse ravikindlustuse ja teiste sotsiaalsete tagatiste hindamisel, need näitavad töötamise õiguslikku alust ning kuupäevi, mil suhe algas, peatus või lõppes. Vale liik või kuupäev võib tekitada probleemi enne esimese palgalehe valmimist.
Olen üle 15 aasta Eesti raamatupidamises näinud, et kõige sujuvam tööle asumine sünnib siis, kui leping, TÖR-kanne ja väljamakse liik jõuavad palgaarvestusse ühe tervikuna. Tööelu värske selgitus rõhutab, et andmete õigsuse eest vastutab tööandja. Allpool vaatan kannet kogu töösuhte jooksul, mitte ainult e-MTA menüüna.
Enne e-MTA avamist selgita, millist töötamist registreerid
Lähtekoht on inimene ja tegelik õigussuhe. Tööleping, tasuline võlaõiguslik leping ja juhatuse liikme tasustatud ülesanded ei kuulu sama töötamise liigi alla. Ka äriühingu majandushuvides tehtav tasuta töö võib vajada kannet. Eraisikust teenuseosutajat ei tohi automaatselt käsitada nagu iseseisvat ettevõtjat, kes osutab teenust oma nimel ja esitab arve.
Praktiline alus on EMTA töötamise liikide tabel. Seal on näha seos ravikindlustuse, TSD ja kohustuslike lisaväljadega. Ära vali liiki selle järgi, milline väljamakse tundub mugav. Esmalt määra tegelik suhe, seejärel tee sellele vastav registrikanne ja palgaseadistus.
| Tegelik suhe | Levinud TÖR liik | Juhatuse kontrollküsimus |
|---|---|---|
| Töötaja töölepingu alusel | Tööleping (kood 1) | Kas leping, koormus ja alguskuupäev kattuvad? |
| Eraisik VÕS-lepingu alusel | Võlaõiguslik leping (kood 600) | Kas teenus on päriselt iseseisev ja õigesti maksustatud? |
| Tasustatud juhatuse liige | Juhtimis- või kontrollorgani liige (kood 601) | Kas tasu makstakse juhatuse ülesannete eest? |
| Tasuta töö äriühingu majandushuvides | Tasuta töötamine (kood 501) | Kas tegemist on päris tööga, mitte juhusliku abiga? |
Alguskanne peab valmis olema enne esimest tööülesannet
EMTA töötamise registri ülevaate ja maksukorralduse seaduse järgi tuleb töötamise alustamine registreerida hiljemalt tööle asumise hetkeks. Esimese arve, palgaarvestuse või TSD tähtaja ootamine on juba hilinemine. Määrav on töö tegelik algus, mitte raha liikumine.
Enne seda hetke peavad palgaarvestusse jõudma isikuandmed, lepingu alus, õige alguskuupäev, töötamise liik ja nõutud väljad. Juht kinnitab sama kuupäeva, mil antakse ligipääsud ja algab sisseelamine. Proovipäev või koolituspäev võib olla tegelik töö, kui inimene juba täidab ettevõtte ülesandeid.
Välismaalase kande tegemiseks kasutatakse üldjuhul Eesti isikukoodi. Kui selle saamine enne töö algust ei ole objektiivselt võimalik, kirjeldab EMTA välismaalase juhend kuni viiepäevast ajutist sünniajaga kannet. See erand ei asenda elamis- ega töötamisõiguse kontrolli.
Töökoht, koormus ja amet peavad kirjeldama tegelikku tööd
Töötamise liigist sõltub tööaja määra, ametinimetuse ja töökoha aadressi kohustus. Need andmed ei ole pelgalt statistika. Need peavad näitama rolli, mida ettevõte tegelikult juhib. Ka täielikult kaugtööd tegeva inimese aadressi ei tasu harjumusest tema koduga võrdsustada.
EMTA töökoha aadressi juhendi järgi märgitakse Eestis kodust tehtava kaugtöö puhul üldjuhul tööandja tegevuskoha aadress, kust töötaja tööd juhitakse. Kui välisriigis töötamine on kavandatud vähemalt kolmeks kuuks või tähtajatult, muudetakse töökoha riigiks välisriik. Lühem töölähetus ei tähenda automaatselt TÖR-i töökoha muutmist.
Oluline kolimine, koormuse muutus või uus roll on palgaarvestuse sündmus. Registrikanne, kirjalik kokkulepe ja personalidokument peavad rääkima sama lugu. Vastuolu korral paranda algandmed, mitte ära jäta raamatupidajale kuu lõpus kolme erineva kuupäeva vahel valimist.
Muuda kannet, kui töö peatub, lõpeb või andmed osutuvad valeks
Maksukorralduse seadus annab töötamise peatamise ja lõpetamise registreerimiseks 10 päeva. Vanemapuhkus, pikem tasustamata puhkus või tööle naasmine peab jõudma palgaarvestusse kuupäevaga sündmusena. Lõpetamise kuupäev ja alus peavad vastama tegelikele dokumentidele, mitte viimase palgamakse päevale.
EMTA parandamise juhendi järgi saab tööandja algus-, peatamis- või lõpetamiskannet üldjuhul kolme kuu jooksul ise elektrooniliselt parandada. Kui registreeritud töötamine tegelikult ei alanud, saab kande kavandatud algusest kolme kuu jooksul tühistada. Hiljem on vaja põhjendatud taotlust ja tõendeid.
Hoia lepingu või otsuse, alguse kinnituse, muudatuse, puhkuseavalduse ja lõpetamisteate koopiad palgafailis. Igakuine aktiivsete inimeste, TÖR-i staatuse ja palgasaajate võrdlus leiab lahknevuse varakult. TÖR kirjeldab töösuhet, TSD maksustatavaid väljamakseid; lõpparve võib deklareerida pärast suhte lõppu.
TÖR-i ei tohiks omada ainult inimene, kes teab e-MTAs õiget nuppu. Juht vastutab faktide edastamise, palgaarvestus väljamakse käsitluse ja tööandja kande õigsuse eest. Soovitan iga alguse, olulise muudatuse, peatamise ja lõpetamise kohta ühte kuupäevaga üleandmist.
Hea töötamise registri protsess järgib tegelikku suhet esimesest tööülesandest õige lõpetamise kuupäevani. Vali õige liik, hoia töökoha ja koormuse andmed kooskõlas, edasta pausid ning lõpetamised ja lahenda lahknevused kiiresti.
Kui Accounting Resources teeb teie palgaarvestust, saatke iga algus ja muudatus enne selle jõustumist. Eesti palga- ja tööandjaarvestuse seadistamiseks kasutage meie kontaktivormi.