Kui volitatud isikud (nt raamatupidajad). aruande koostab majandusaastaraamatupidaja, aga juhatus allkirjastab ja esitab, tasub e‑Äriregistri õigused varakult paika panna. Muidu juhtub klassika: juunis on kõik valmis, aga “pole ligipääsu”, “mustandit ei näe”, “ei saa Esita vajutada”. RIK märgib selgelt, et keskkonda võivad kasutada nii ettevõtjad kui ka
Tehke veebruaris “testproov”: looge mustand, andke raamatupidajale ligipääs, avage PDF‑eelvaade ja kontrollige, et allkirjastaja saab päriselt esitada. See püüab peaaegu kõik ligipääsuprobleemid varakult kinni.
Allpool on rollid ja ligipääsud nii, et raamatupidaja saab aruannet rahulikult koostada, kuid lõplik kontroll ja esitamine jäävad juhatusele.
Praktilises töös tasub enne esitamist kontrollida EMTA e-teenuste ligipääsuõigused ja Äriseadustik (ÄS).
Rollid protsessis: kes mida teeb
Praktiline mudel (sobib ~90% -le):OÜ
- Raamatupidaja (sisestaja): sisestab andmed, lisab lisad, lisab dokumendid, koostab PDF‑eelvaate.
- Juhatuse liige: teeb lõpliku kontrolli ja allkirjastab/esitab (või kinnitab) aruande.
- Audiitor (kui vaja): lisab ja kinnitab audiitorkontrolli dokumendi süsteemis.
Oluline on eristada “sisestamist” ja “esitamist”: nii säilitate kontrolli ja vähendate vigade riski.
Kuidas töö üles ehitada ilma lõputu edasi‑tagasi kirjavahetuseta
- Enne alustamist leppige kokku, kes vastutab algandmete eest (pank, lepingud, laenud).
- Määrake raamatupidaja sisestajaks / volitatud isikuks, et ta näeks aruannet portaalis.
- Pange paika “mustand valmis” kuupäev (tavaliselt märts–mai) ja “allkirjastamine/esitamine” kuupäev.
- Juhatus kontrollib aruannet kontrollnimekirja järgi ja alles siis allkirjastab/esitab.
Juhatuse kontrollnimekiri (5 minutit, mis hoiab ära probleemid)
- Majandusaasta periood on õige.
- Ettevõtte kategooria on valitud korrektselt (mikro/väike jne).
- Bilanss ja kasumiaruanne on loogilised (pole “imelike” ridu).
- Lisad on olemas laenude/põhivara/oluliste kohustiste kohta.
- Vajalikud dokumendid on lisatud (audit, osanike otsus jne).
- PDF‑eelvaates on kõik loetav ja summad pole “paigast nihkunud”.
Ligipääsu turvalisus: mida omanik peaks tegema
- andke ligipääs konkreetsele inimesele, mitte “ühisele kontole”;
- jätke varu: vajadusel olgu teine inimene, kes saab allkirjastada (kui ettevõte on suurem kui mikro);
- fikseerige tähtajad kirjalikult (e‑post/vestlus): kes ja millal teeb järgmise sammu.
Tüüpilised vead
- Raamatupidaja täidab aruande, kuid juhatus ei käi e‑Äriregistris → allkirjastamine nihkub.
- Varu‑allkirjastajat ei ole → inimene on puhkusel ja tähtaeg “põleb”.
- “Tundlikud” tehingud (laenud/omaniku kulud) pole varem kokku lepitud → viimasel hetkel ümbertegemine.
Vaata ka blog.accres.eu
- RIK: majandusaasta aruanne e‑Äriregistris
- RIK Abiinfo: majandusaasta aruannete esitamine (juhend)
- RIK Abiinfo: aruande esitamine registrile
Kuidas saame aidata
Kui soovite selle kiiresti ära teha ja vältida ümber‑esitamist: kontrollime numbrid, valmistame ette ja sisestame aruande e‑Äriregistris, anname nõu dokumentide osas ning viime protsessi esitamiseni. Võtke ühendust.
Mida RIK ütleb esitamise õiguse kohta (oluline nüanss)
RIK Abiinfo järgi saab aruande esitada juhatuse liige või sisestaja, kellele on antud esitamise õigus (esitamise õigus). See on mugav, kui raamatupidaja esitab aruande, kuid juhatus peab ikkagi kontrollima lõplikku versiooni ja kinnitama, et aruanne on korrektne.
Praktiline töökorraldus:
- raamatupidaja saab esitamise õiguse,
- kuid juhatus kooskõlastab eelnevalt lõpliku PDF‑i ja (vajadusel) allkirjastab osanike otsuse.
Nii säästate aega, kuid ei kaota kontrolli.
Esitamine “kohe” või “hiljem”: millal mida valida
RIK kirjeldab kahte režiimi:
- Esita aruanne registrile kohe — aruanne avaldatakse kohe ja muutub registris nähtavaks.
- Jääb esitamise ootele — aruanne jääb “esitamise ootele”, sobib kui soovite avaldamise siduda sisemise kinnituse või koosoleku kuupäevaga.
Soovitus:
- kui kõik on kinnitatud ja kontrollitud, esitage kohe;
- kui ootate osanike otsust/dokumenti, kasutage “ootele”, kuid pange endale konkreetne tähtaeg, et see ei ununeks.
Mini‑kooskõlastusprotsess raamatupidaja ja juhatuse vahel
- Raamatupidaja teeb mustandi + küsimuste nimekirja (laenud, vaieldavad kulud, omakapital).
- Juhatus vastab ja kinnitab lähenemise.
- Raamatupidaja finaliseerib ja teeb PDF‑eelvaate.
- Juhatus kontrollib ning annab “OK”.
- Esitamine ja kinnituse/avalduse tõendi salvestamine.
See võtab tavaliselt 2–3 iteratsiooni ja on palju kiirem kui “viimase päeva parandused”.
Praktiline nipp: “testproov” veebruaris
Tee lihtne test:
- loo aruande mustand,
- kontrolli, et raamatupidaja näeb seda,
- kontrolli, et juhatus näeb PDF‑eelvaadet ja saab allkirjastada/esitada.
See püüab 90% ligipääsuprobleeme varakult kinni.
Mida hoida enda juures (sisemine komplekt)
Isegi kui registrisse läheb ainult aruanne, hoidke alles:
- kategooria arvutused (varad/käive/töötajad),
- panga ja laenude sobitused,
- osanike otsused (kui on),
- paranduste nimekiri ja “mida kontrolliti”.
See säästab aega panga päringute, audiitori küsimuste või parandamise korral.
Õigete rollide mõte ei ole bürokraatias, vaid kiiruses: raamatupidaja sisestab, juhatus kontrollib ja allkirjastab, aruanne saab esitatud ilma paanikata ja trahviriskita. Kui teil on mitu ettevõtet, tasub rollide seadistamine end kiiresti ära: edaspidi muutub esitamine korduvaks protsessiks kontrollnimekirja alusel. Aitame selle õigesti paika panna.
FAQ
Kas raamatupidaja saab aruande esitada ilma juhatuse sisselogimiseta?
Tehniliselt jah, kui raamatupidajal on esitamise õigus. Kuid vastutus majandusaasta aruande eest jääb juhatusele — vähemalt lõplik PDF peab olema enne esitamist üle vaadatud ja heaks kiidetud.
Kas on vaja volikirja?
Enamasti piisab õiguste andmisest e‑Äriregistris. Kuid keerukama struktuuri korral (mitu juhatuse liiget, mitteresidendid, audit/ülevaatus) tasub varakult testida, kes näeb mustandit ja kes saab päriselt esitada. Seotud teema: krüptotehingud osaühingu raamatupidamises.