Arve ei muutu nõuetekohaseks ainult seetõttu, et sellel on summa ja pangakonto. Vajalikud andmed sõltuvad müüja käibemaksukohustusest, kliendi asukohast ja staatusest, käibe tekkimise kohast ning sellest, kumb pool maksu arvestab. Sama 1000 euro suurune teenus vajab Eesti kliendile ja Saksamaa käibemaksukohustuslasele erinevat maksukäsitlust.
Olen enam kui 15 aasta jooksul Eesti raamatupidamises näinud, et viga tekib sageli enne, kui arve raamatupidajani jõuab: kliendi KMKR-number jääb kontrollimata, teenuse periood on ebaselge või välisvaluutas arvel puudub käibemaks eurodes. Allpool panen arve kokku tehingu loogika järgi ja võrdlen kahte praktilist müügisituatsiooni.
Määra arve liik enne malli täitmist
raamatupidamise seaduse § 7 järgi peab iga majandustehing olema tõendatud algdokumendiga, millest on võimalik mõista tehingu aega, majanduslikku sisu ja arvnäitajaid. Ettevõtjatevahelisel arvel peavad lisaks olema arve number või muu tunnus ning pooli identifitseerivad andmed. See alus kehtib ka müüjale, kes ei ole käibemaksukohustuslane.
Käibemaksukohustuslasena registreerimine lisab käibemaksuseaduse § 37 üksikasjalikud väljad. Enne arve väljastamist fikseeri müüja staatus, ostja liik ja riik, kauba või teenuse olemus ning käibe või makse kuupäev. Nende faktide järgi selgub, kas arvel on Eesti käibemaks, nullmäär, maksuvabastus või pöördmaksustamise viide.
| Tehing | Tavaline arverida | Esimene kontroll |
|---|---|---|
| Eesti B2B, müüja on KMKR-is | Käibemaks kohaldatava määraga | Käibe kuupäev ja määr |
| ELi ettevõtjale üldreegli teenus | Eesti KM puudub; pöördmaksustamine | Ostja KMKR-number |
| Müüja ei ole KMKR-is | Raamatupidamise algdokument; KM-rida puudub | Käibemaksu ei näidata kogutuna |
| Saadud ettemaks | Arve tähtaeg võib alata laekumisest | Makse kuupäev ja maksustatav käive |
Jaga käibemaksuarve andmed nelja plokki
EMTA arvel nõutavate andmete juhend loetleb nõutavad väljad. Tuvastusplokis on arve järjekorranumber ja kuupäev, müüja nimi, aadress ja KMKR-number ning ostja nimi ja aadress. Ostja KMKR-number lisatakse siis, kui ostjal tekib kauba soetamisel või teenuse saamisel maksukohustus.
Tehinguplokis kirjelda kaup või teenus ning kogus või teenuse maht. Kui kauba lähetamine, teenuse osutamine või ettemaksu laekumine erineb arve kuupäevast, näita tuvastatav käibe kuupäev eraldi. Arvutusplokis too välja käibemaksuta hind, hinna sees mitteolevad allahindlused, maksustatav väärtus määrade kaupa ja käibemaks eurodes.
| Plokk | Mida kontrollija peab nägema | Tavaline puudus |
|---|---|---|
| Tuvastus | Number, kuupäev, müüja, ostja ja vajalikud KMKR-numbrid | Juriidilise isiku asemel ainult kaubamärk |
| Tehing | Täpne kirjeldus, kogus või teenuse maht | Üldine rida „teenused” |
| Aeg | Käibe või ettemaksu kuupäev, kui see erineb | Ainult arve kuupäev |
| Maks | Netosumma, määrad ja käibemaks eurodes | Üks lõppsumma ilma maksuloogikata |
Võrdle Eesti arvet ELi B2B-teenuse arvega
Näide A: Eesti käibemaksukohustuslane osutab Eestis konsultatsiooniteenust netohinnaga 1000 eurot. Standardmääraga 24% on käibemaks 240 eurot ja arve kokku 1240 eurot. Arvel näidatakse teenuse periood, maksustatav väärtus 1000 eurot, määr 24% ja käibemaks 240 eurot eraldi.
Näide B: sama ettevõte osutab 1000 euro eest üldreegli alla kuuluvat B2B-teenust Saksamaa ettevõtjale, kelle KMKR-number on kehtiv. Kui käibe koht ei ole Eesti, ei lisata Eesti käibemaksu; arvel on ostja KMKR-number ja viide „Reverse charge”. EMTA juhend arvele lisatavate viidete kohta selgitab eriviidete nõuet. Enne selle käsitluse kasutamist kontrolli nii klienti kui ka teenuse tegelikku liiki.
| 1000 euro teenus | Eesti klient | Saksamaa KMKR-kohustuslane |
|---|---|---|
| Netosumma | 1000 eurot | 1000 eurot |
| Eesti käibemaks | 240 eurot määraga 24% | 0 eurot |
| Arve kokku | 1240 eurot | 1000 eurot |
| Lisakinnitus | Teenuse kuupäev ja määr | Kehtiv KMKR-number ja pöördmaksustamise viide |
Seo arve kuupäev käibe, ettemaksu ja parandusega
Nagu selgitab EMTA arvete väljastamise juhend, tuleb käibemaksuarve väljastada üldjuhul seitsme kalendripäeva jooksul kauba lähetamisest või kättesaadavaks tegemisest, teenuse osutamisest või maksustatava ettemaksu laekumisest. Ühendusesisese kauba ja teatud ELi B2B-teenuste eritähtaeg on järgmise kuu 15. kuupäev.
Kui hind või tehing hiljem muutub, ära kirjuta väljastatud PDF-i märkamatult üle. Algsele arvele viitav kreeditarve või muu parandusdokument on samuti arve ja peab sisaldama nõutavaid andmeid. Säilita algne arve, parandus ja muudatuse äriline põhjus ühes ahelas, et KMD oleks hiljem kontrollitav.
Erista seaduse nõuded maksmiseks kasulikest andmetest
Allkiri ei ole käibemaksuarve kohustuslik tunnus. Maksetähtaeg, IBAN, ostutellimuse number ja kontakt on tavaliselt äriliselt vajalikud, kuid need ei asenda tehingupoolte, sisu, kuupäeva ja maksu andmeid. Hoia makseinfo teise kihina, mitte arve nõuetekohasuse tõendina.
Iga väikese summaga kassatšekk ei ole lihtsustatud arve. EMTA lihtsustatud arvete reeglid piiravad lihtsustatud arve kasutamise kindlate olukordadega, näiteks reisijateveo piletite, parkimisautomaatide või automaattanklate puhul, ning summaga kuni 160 eurot käibemaksuta. Tavalise teenindajaga poe tšekk ei kvalifitseeru ainult väikese summa tõttu.
- Kontrolli enne saatmist mõlema juriidilise isiku andmeid ja KMKR-numbreid.
- Kirjelda tehingut ja perioodi nii, et kõrvaline inimene saab sisust aru.
- Arvuta neto, käibemaks ja lõppsumma uuesti ning näita välisvaluuta arvel KM eurodes.
- Saada arve koos lepingu või tellimuse viitega raamatupidamisse samal aruandeperioodil.
Kontrollin arvet samas järjekorras, milles töötab maksuloogika: pooled, tehing, kuupäev, määr ja summa. Kui alustada kujundusest või pangakontost, jääb kergesti märkamata väli, mis muudab käibemaksukäsitlust. Vaata ka: e-arve Eestis.
Nõuetekohane arve algab tehingust, mitte mallist. Tuvasta pooled ja käibe koht, kirjelda kaup või teenus koos kuupäevaga, arvuta määrad eraldi ning lisa nõutav viide, kui maksu arvestab ostja. Vaata ka: kassapõhine käibemaks Eestis.
Kui ettevõttel on nii Eesti, ELi kui kolmandate riikide müük, kontrolli enne automatiseerimist igast arveliigist üks näidis. Võta AccResiga ühendust, et arve- ja raamatupidamisloogika üle vaadata.