Palga arvutus võib olla sentigi pealt õige, kuid makse ikkagi hilineda. Tüüpiline olukord on selline: lepingus on palgapäevaks 10. kuupäev, see satub laupäevale ja maksefail saadetakse panka esmaspäeval. Seaduse järgi ei ole esmaspäev uus tähtaeg. Palgapäev liigub varasemaks.
Üle 15 aasta Eesti raamatupidamises on mulle näidanud, et seda riski ei lahendata palgapäeva hommikul. Lahendus on aastakalender, milles liiguvad koos andmete sulgemine, juhi kinnitus ja panga tähtaeg. Allpool toon kaks kuupäevalist näidet ning seon maksepäeva TSD ja viivisega.
Lepi kokku üks selge palgapäev
töölepingu seaduse §-d 29 ja 33 järgi tuleb töötasu maksta vähemalt kord kuus, kui lühemat ajavahemikku ei ole kokku lepitud. Kirjalikes töötingimustes sobib näiteks „iga kuu 10. kuupäev“ või „iga kuu esimene tööpäev“. Mõlemal juhul on tähtaeg üheselt leitav.
Tööelu juhend töötasu, palgapäeva ja viivituse kohta selgitab, et vahemik „1.–10. kuupäev“ ei ole korrektne palgapäev. Töötaja ei saa selle põhjal aru, millal nõue sissenõutavaks muutub, ja raamatupidaja ei saa ehitada üht kontrollkuupäeva. Palgapäeva muutus tuleb töötajaga vormistada, mitte ainult pangamakse seadetes ümber tõsta.
| Kokkuleppe sõnastus | Töökorralduse tulemus | Hinnang |
|---|---|---|
| Iga kuu 10. kuupäev | Üks kontrollitav kuupäev | Selge |
| Iga kuu esimene tööpäev | Puhkepäevad on juba arvestatud | Selge |
| Iga kuu 1.–10. kuupäev | Üht tähtaega ei ole | Muuda |
| Kuu lõpus | Tähendus võib erineda | Täpsusta |
Liiguta makse varasemaks, mitte esmaspäevale
Kui kokkulepitud palgapäev satub riigipühale või puhkepäevale, loetakse palgapäevaks sellele eelnev tööpäev. Laupäeva, 10. oktoobri 2026 palgamakse tähtaeg on seega reede, 9. oktoober. Esmaspäeval, 12. oktoobril tehtud makse on juba hilinenud.
Pühade jada võib tuua tähtaja mitu päeva ettepoole. Kui kokkulepitud kuupäev on reede, 25. detsember 2026, on Eestis riigipühad nii 24. kui ka 25. detsember. Eelnev tööpäev on kolmapäev, 23. detsember. Sellest kuupäevast tuleb veel tagasi arvutada panga maksefaili tähtaeg.
| Kokkulepitud palgapäev | Kalendri olukord | Õige maksepäev |
|---|---|---|
| Laupäev, 10. oktoober 2026 | Nädalavahetus | Reede, 9. oktoober |
| Pühapäev | Nädalavahetus | Tavaliselt eelnev reede |
| Reede, 25. detsember 2026 | Järjestikused riigipühad | Kolmapäev, 23. detsember |
| Esimene tööpäev | Tööpäev on kokkuleppe osa | Sama esimene tööpäev |
Planeeri andmed ja kinnitus panga tähtajast tahapoole
Seaduslik kuupäev ei ole sobiv hetk palgaarvestuse kinnitamiseks. Pane eraldi paika töötundide, puudumiste, lisatasude ja hüvitiste sisendite tähtaeg, juhi kinnituse aeg ning maksefaili saatmine. Eesmärk on, et netosumma oleks töötaja käsutuses palgapäevaks, mitte et fail oleks selleks ajaks alles panka laaditud.
Ühe kuu tõendiahelasse kuuluvad kinnitatud palgaarvestus, bruto-neto arvestus, maksefail, panga kinnitus ja pearaamatu võrdlus. Väliskonto või koondmakse korral testi arveldusaega enne esimest pikka pühade perioodi. Ootel maksekorraldus ei tõenda veel töötasu õigeaegset maksmist.
- Märgi aastakalendrisse palgapäevad, mis satuvad puhkepäevale või riigipühale.
- Too sama arvu tööpäevade võrra ettepoole ka andmete ja kinnituse tähtajad.
- Saada makse teele nii vara, et raha oleks õigeks palgapäevaks kohal.
- Võrdle makstud netosummat kinnitatud palgalehega ja säilita pangatõend.
TSD-s kasuta tegelikku väljamaksekuud
TSD lähtub kalendrikuust, millal maksustatav väljamakse tehti. EMTA vormi TSD esitamise juhend järgi esitatakse deklaratsioon ja tasutakse maksud väljamaksekuule järgneva kuu 10. kuupäevaks. Kui septembri palk makstakse reedel, 9. oktoobril, kuulub see oktoobri TSD-sse ja tähtaeg on 10. november.
Sama kuu sees varasemaks toodud palgapäev TSD perioodi tavaliselt ei muuda. Kuu piiri ületav muudatus võib seda teha. Palgaarvestuses peavad seetõttu eraldi väljadena alles jääma teenimise periood ja tegelik väljamakse kuupäev. Tööõiguslik palgapäev ja maksudeklaratsiooni tähtaeg on kaks eri kontrolli.
| Palgaarvestuse fakt | Näide | TSD tulemus |
|---|---|---|
| Teenimise periood | September | Arvutuse alus |
| Tegelik väljamakse | 9. oktoober 2026 | Oktoobri TSD periood |
| TSD tähtaeg | 10. november 2026 | Deklaratsioon ja maksud |
| Pangatõend | Täidetud 9. oktoobril | Õigeaegse makse tõend |
Hilinenud palk ja eritähtajad vajavad eraldi käsitlust
Pärast õige palgapäeva möödumist saab töötaja nõuda saamata töötasu ning viivist netosummalt. Tööelu andmetel on seadusjärgne viivis alates 1. juulist 2026 10,4% aastas ehk ligikaudu 0,029% päevas ning töötasu nõude esitamise tähtaeg on üldjuhul kolm aastat. Kolm päeva hilinenud 1800 euro netopalga viivis on umbes 1,54 eurot.
Tavalise palgapäeva reeglit ei saa kopeerida kõigile väljamaksetele. Tööelu juhend puhkusetasu maksmise tähtaja kohta näeb puhkusetasule ette oma tähtaja ning töösuhte lõppemisel muutuvad töötasu ja kasutamata puhkuse hüvitis üldjuhul sissenõutavaks viimasel tööpäeval. Riigipühal töötamise lisatasu muudab palga suurust, mitte kokkulepitud palgapäeva.
- Tee hilinenud makse kohe ja anna töötajale kirjalik selgitus.
- Arvuta viivis netosummalt ning tegelike viivitatud päevade eest.
- Paranda kalendri või kinnituse kontroll, mis vea läbi lasi.
- Käsitle puhkusetasu, lõpparvet ja vaidlustatud kinnipidamisi eraldi juhtumitena.
Kontrollin enne üksikuid palgalehti alati palgakalendrit. Kui palgapäev liigub ettepoole, aga töötundide ja juhi kinnituse tähtajad jäävad samaks, on protsess juba ette hilinemisele häälestatud. Kõik tähtajad peavad liikuma koos.
Palgapäev nädalavahetusel on lihtne ainult siis, kui kokkulepe ja aastakalender on selged. Too koos maksepäevaga varasemaks andmete sulgemine ja kinnitus, kontrolli panga täitmist ning deklareeri väljamakse õiges TSD kuus. Vaata ka: palgaarvestusteenus.
Enne järgmist pühaderohket palgakuud saada raamatupidajale kokkulepitud palgapäevad, kinnitusring ja makseviis. Võta AccResiga ühendust, et palgatähtajad, pank ja TSD töötaksid ühe kalendri järgi.