Töötaja kulude hüvitamine tekib sageli siis, kui keegi ostab isikliku kaardiga kiirelt juhtme, kontoritarbe või tööks vajaliku sõidu. Töötajale tehtud ülekanne ei tõenda veel kulu sisu. Raamatupidamisest peab selguma, mida osteti, millal, kellelt, millise tööülesande jaoks ja kes hüvitise kinnitas.
Praktikas eristan kolm küsimust: kas kulu saab raamatupidamises kajastada, kas sisendkäibemaksu võib maha arvata ja kas mõni osa on eratarbimine. Vastused kasutavad samu dokumente, kuid ei ole identsed. Allpool on toimiv kuupõhine kontroll ja 124 euro näide. Lähetuse, kodukontori ja isikliku auto hüvitistel on erireeglid.
Koonda tehingu tõendid ühte toimikusse
Raamatupidamise seaduse §§ 6 ja 7 järgi peab iga kirjendi aluseks olema alg- või koonddokument. Dokumendist peab sõltumatule inimesele selguma tehingu aeg, majanduslik sisu ja arvnäitajad. Säilita müüja arve või kviitung; töötaja kuluaruanne lisab sisemise selgituse, koondamise ja kinnituse.
Hea kuluaruanne sisaldab kulu tegijat, maksekuupäeva, müüjat, tööalast eesmärki, projekti või kulukohta, summat, valuutat, hüvitatavat osa ja kinnitajat. Seo aruanne pangamaksega. E-poe ostu puhul säilita arve ja tarne tõend, mitte ainult kaardi teavitus. Algdokumente hoitakse üldjuhul seitse aastat vastava majandusaasta lõpust.
Eralda ettevõtlusega seotud osa enne hüvitamist
Tulumaksuseaduse § 12 lõige 3 jätab teise isiku kasuks tehtud dokumentaalselt tõendatud kulu hüvitise tulust välja, samal ajal maksustab § 51 nõuetekohase algdokumendita või ettevõtlusega mitteseotud kulud. Kirjuta eesmärk konkreetselt: „USB-C adapter kliendikohtumiste ruumi” ütleb rohkem kui „kontorikulu”. Kinnitus ei muuda eratarbimist ettevõtluskuluks.
Segakasutusega ostu puhul hüvita tõendatav ettevõtlusosa või põhjenda muu jaotus. Kui tööandja tasub teadlikult töötaja eraosa, kontrolli erisoodustust TSD lisal 4. Puuduv algdokument või ettevõtte tasandi ettevõtlusega mitteseotud kulu võib kuuluda lisale 6. Vali käsitlus asjaolude, mitte pangamakse kirjelduse järgi.
Kontrolli sisendkäibemaksu jaoks arvet eraldi
EMTA sisendkäibemaksu juhend nõuab käibemaksuseadusele vastavat arvet. Ostja peab üldjuhul olema ettevõte. Poe kassakviitung ei muutu automaatselt lihtsustatud arveks pelgalt seetõttu, et sellel on käibemaks. Küsi müüjalt nõuetekohane arve enne kuu sulgemist; kuluaruanne ei paranda müüja puudulikku dokumenti.
Näide: töötaja ostab ettevõttele klaviatuuri 124 euro eest, millest käibemaks on 24 eurot, ja arvele on märgitud ettevõte. Ettevõte hüvitab 124 eurot, kajastab 100 eurot kuluna ning võib maksustatava käibe tarbeks kasutamisel maha arvata 24 eurot. Kui ost on ettevõtlusega seotud, kuid dokument ei vasta käibemaksuarve nõuetele, kajasta kinnitatud brutokulu 124 eurot ilma käibemaksu mahaarvamiseta.
| 124 euro ost | Ettevõtte nõuetekohane arve | Kviitung ei sobi KM-arveks |
|---|---|---|
| Töötajale hüvitatakse | 124 eurot | 124 eurot |
| Kulu või vara alus | 100 eurot | 124 eurot |
| Võimalik sisendkäibemaks | 24 eurot | 0 eurot |
| Tõendid | Arve, eesmärk, kinnitus, makse | Kviitung, eesmärk, kinnitus, makse |
Sulge kuluaruanne enne KMD koostamist
Määra sisemine tähtaeg nii, et parandatud arved jõuaksid raamatupidamisse enne KMD-d. Võrdle kuluaruande summat hüvitisega, kontrolli duplikaate ja veendu, et firma kaardiga tasutud ostu ei taotleta ka isikliku kuluna. Välisvaluuta puhul dokumenteeri kurss ning erinevus arve ja kaardimakse vahel. Seotud teema: Mis kuulub osaühingu raamatupidamisteenusesse.
Kui tõendit ei saada või kulu jääb eraviisiliseks, ära hoia summat lõputult vahekontol. Olenevalt asjaoludest on vaja töötaja tagasimakset, erisoodustust või TSD lisa 6 kannet. Kõige lihtsam kontroll on see, et hüvitis läheb maksmisele alles siis, kui tõend, eesmärk, käibemaksuotsus ja kinnitus on samas toimikus.
Kontrollin dokumenti enne hüvitist, mitte pärast KMD esitamist. Kuluaruanne selgitab, kes maksis ja miks, kuid ei asenda müüja tõendit. Kui käibemaksuotsus on samas toimikus, ei muutu õige ettevõtluskulu ekslikuks sisendkäibemaksu nõudeks. Seotud teema: Mis kujundab raamatupidamisteenuse hinda Eestis.
Korrektne hüvitis seob müüja dokumendi, ettevõtluse eesmärgi, kulu tegija, kinnituse ja pangamakse. Seejärel kontrolli käibemaksuarvet eraldi ning eemalda eraosa enne kuu sulgemist. Seotud teema: krüptotehingud osaühingu raamatupidamises.
Kui kulud saabuvad e-posti, kaardirakenduse ja vestluse kaudu, kujunda üks dokumendivoog AccResi kontaktivormi kaudu enne järgmist KMD tähtaega.